Agir em sintonia com as regras e normas legais e adotar rotinas para evitar e até tratar qualquer inconformidade que possa ocorrer. Chamada de compliance, essa palavra já aportuguesada tem que fazer parte da rotina das empresas que querem evitar problemas e prejuízos.
Basta um erro, uma pequena falha que seja, para que recaiam sobre a empresa restrições legais, multas pesadas, processos e, o que pode ser ainda pior, uma mancha na reputação e no nome solidificado na base do trabalho de gerações.
Como isso funciona na prática e como evitar tal peso? A resposta é simples: auditoria. Em resumo, prevenir para não ter que remediar. Ficou complicado? Calma, pois vamos explicar tudo certinho, começando pela Auditoria Trabalhista.
Mas vamos partir do início. Fazer uma Auditoria significa realizar um exame analítico sobre determinada área dentro da organização. É um processo focado no auxílio da gestão para um parecer técnico das diversas nuances de um negócio, uma delas a trabalhista, e, diante disso, traçar ações para evitar que o problema chegue a acontecer ou, pelo menos, se agravar.
O Brasil é um dos países com o maior número de ações trabalhistas no mundo, com, pelo menos, três milhões de novos processos por ano, segundo estatísticas do Tribunal Superior do Trabalho (TST).
Entenda como são elaborados os processos de auditoria aqui.
A importância da Auditoria Trabalhista
Não é necessário, portanto, se deter muito na explicação da importância da Auditoria Trabalhista, que, em resumo, realiza um trabalho preventivo que ajuda a área de Recursos Humanos na busca pela excelência na execução das obrigações e processos organizacionais na área trabalhista, detectar e sugerir alterações quando necessário.
O trabalho dos auditores tem como objetivo verificar o grau de confiabilidade, segurança e conformidade das informações produzidas e geradas pelo departamento pessoal, considerando os processos de:
- Pré-admissão e Admissão;
- Folha de pagamento;
- Jornada de trabalho;
- Processos de Demissão;
- Reclamatórias Trabalhistas;
- Gestão do Risco Trabalhista/Previdenciário;
- Benefícios;
- Adequação do Contrato de Trabalho;
- Terceirizações;
- Cálculo dos encargos sociais e previdenciários, incluindo a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB); e
- Segurança e medicina do trabalho.
O objetivo dessa auditoria não é investigar, como muitos profissionais erroneamente pensam, mas prevenir e se sobrepor a obstáculos existentes dentro de uma empresa, como a insatisfação dos colaboradores em determinada área e a consequente realização de um trabalho não satisfatório, e a baixa qualidade em serviços de gestão de pessoas, citando apenas alguns poucos exemplos.
Engana-se quem pensa que a auditoria trabalhista visa apenas ao lado da empresa. Ela defende ambos os lados da organização: empregado e empregador. Para o primeiro, a auditoria trabalhista é uma maneira de evitar que o colaborador seja prejudicado por falhas nos processos internos, defendendo direitos e afiançando por meio de análise a execução das rotinas de labor.
Para o empregador tem papel de extremo valor também, financeiro, inclusive. O auditor, profissional especializado e profundo conhecedor da legislação em questão, a trabalhista, identifica de forma preventiva falhas que podem gerar graves problemas com os órgãos competentes, tais como a Justiça do Trabalho e o Ministério do Trabalho, evitando assim a propagação de erros que podem ter como consequência autuações fiscais ou, em casos mais graves, processos trabalhistas.
Mergulhando nos processos, o auditor tem capacidade de fornecer para a administração de Recursos Humanos uma visão panorâmica dos procedimentos de gestão e operacionais para nortear ações corretivas e de melhoria por parte da empresa.
Em resumo, a Auditoria Trabalhista tem como objetivo a conexão entre os diferentes departamentos de uma empresa e o melhor cumprimento de todos os processos que envolvem a gestão de pessoas para garantir a qualidade na administração desse recurso.
Auditoria Preventiva Trabalhista
A guerra contra ações danosas e lesivas dentro da companhia deve ser prioridade, e quem aplica o compliance trabalhista atua diretamente para esse fim.
A lei anticorrupção empresarial (Lei 12.846/13), mudou o dia a dia corporativo, pois, com ela, as empresas passaram a ser responsabilizadas diretamente, ou seja, independentemente do nível de envolvimento no ato realizado. Na prática isso quer dizer que aquele papo de “eu não sabia” ou de que “foi o executivo X ou Y” não funciona.
Se houve lesão cometida por um colaborador ou outro a responsabilidade é da corporação. E a pena é alta: vai desde o veto ao acesso a incentivos fiscais, doações e subsídios até o bloqueio e confisco dos bens relacionados ao ato, além de multa de até 20% de faturamento bruto.
Ainda há mais: a fiscalização realizada pelo Ministério do Trabalho acontece de forma cada vez mais intensa sobre relações trabalhistas. O cenário empresarial está cada vez mais complexo e exigente e nem sempre o público interno, ou seja, os funcionários que têm essa responsabilidade, estão atualizados quanto às novas leis trabalhistas e a consequente necessidade de atualizar as políticas da empresa.
Diante disso, por que não evitar o problema e se prevenir de reclamações e ações trabalhistas que podem se transformar em grandes riscos? Está justamente aqui o trabalho do profissional de Auditoria Preventiva Trabalhista, e o Grupo BLB Brasil possui auditores especializados que podem auxiliar você e sua empresa nessa questão.
Saiba como podemos ajudá-lo através do serviço de auditoria trabalhista preventiva, entre em contato conosco.
Implicações do eSocial
Com a implantação do eSocial, o Ministério do Trabalho aumentou visivelmente sua fiscalização às empresas sujeitas à modalidade. Com informações tais como folha de pagamento e encargos trabalhistas transmitidas em tempo real, não é mais necessário que os fiscais estejam fisicamente na empresa, basta verificar os dados online. Por isso que, mais do que nunca, é preciso transparência e expertise na transmissão desses dados. Detectar fraudes nunca esteve tão fácil.
Todas essas mudanças exigem da empresa planejamento e atenção. Caso contrário, os resultados certamente serão processos muito mais rígidos de fiscalização e, claro, aplicação de multas pesadas.
A auditoria pode ajudar na preparação das informações a serem enviadas para o Governo Federal, tais como:
- Coordenando projeto de implantação do eSocial;
- Revisando os dados da folha de pagamento, tendo em vista o novo ambiente cadastral do eSocial;
- Fazendo a análise do cadastro de tabelas da folha de pagamento, tais como cargos, funções, horários de trabalho, ambiente de trabalho, lotações tributárias, entre outros;
- Revendo a compatibilidade dos grupos e contas contábeis com os proventos (eventos) da folha de pagamento com as tabelas de rubricas do eSocial;
- Capacitando os profissionais das áreas relacionadas ao eSocial, tais como departamento pessoal, medicina e segurança do trabalho, contabilidade, fiscal e controladoria.
Não há outra maneira de conquistar a situação plena de segurança no trabalho sem o compliance de suas regras específicas e a parceria com auditores experientes nessa matéria. Entre em contato conosco para saber como podemos auxiliar.
