No post de hoje, vamos falar sobre a importância de montar processos de auditoria na sua empresa, bem como a maneira ideal de realizá-los!
Uma organização, seja de pequeno ou grande porte, precisa saber como estão sendo realizados seus processos internos.
Contudo, muitas empresas não conseguem afirmar se todo o processo do modelo de negócio é realizado conforme os parâmetros definidos pela gerência e pela diretoria.
Tendo em vista que o volume de trabalho na maioria dos casos é alto, a administração não consegue monitorar os detalhes e, muitas vezes, um determinado prejuízo (consequência de detalhes) não é percebido. Entretanto, é importante que seja avaliado.
A auditoria é um procedimento que deve ser levado em conta em qualquer organização, pois permite verificar a eficácia e a eficiência no desempenho das atividades da empresa.
Continue a leitura!
1. Qual é o objetivo da auditoria?
De forma simples, o objetivo da auditoria é conseguir aperfeiçoar e garantir a credibilidade das informações geradas e dos procedimentos realizados dentro da empresa.
O processo de auditoria faz parte de um procedimento que tem como objetivo buscar a eficiência das operações, além da comprovação dos registros contábeis e da observância dos processos, garantindo a credibilidade dos valores implementados na empresa.
Além da credibilidade, é possível verificar as deficiências e a eficácia de todos os processos realizados dentro da organização. Apesar de não ser uma prática utilizada na maioria das empresas, é de extrema importância que seja adotada.
2. Quais são os tipos de auditoria?
Para montar processos de auditoria, é importante saber as classificações possíveis. Hoje, elas são comumente conhecidas como auditoria interna e auditoria externa.
A auditoria interna é realizada por um funcionário da empresa que conhece todos os processos estabelecidos por ela. Recomenda-se que esse colaborador tenha autonomia sobre o seu trabalho, para não haver influências na apresentação do seu relatório.
Sendo assim, o funcionário deve responder à direção, que é a parte interessada na demonstração dos resultados. Seu papel é o de verificar se as políticas internas da empresa estão sendo cumpridas, bem como as normas definidas por ela e por lei.
O trabalho é realizado de forma detalhada, de maneira que permita analisar toda a operação da empresa, desde o processo inicial até a finalização. Somente assim será possível identificar prováveis deficiências.
Já a auditoria externa é realizada por um terceiro independente — empresas especializadas ou auditores independentes — que vai avaliar também a eficiência, a credibilidade, o processo, os resultados e as deficiências de determinada empresa.
Normalmente, a auditoria externa é requisito de clientes que queiram contratar um determinado serviço oferecido por uma empresa. O processo de auditoria traz a segurança necessária para a contratação de um produto e/ou serviço.
É importante frisar que para ser um auditor independente é preciso o título de bacharel em Ciências Contábeis, possuir o registro no Conselho Regional de Contabilidade (CRC) e ser aprovado no Exame de Qualificação Técnica para registro no Cadastro Nacional de Auditores Independentes (CNAI).
O exame é aplicado uma vez por ano e é uma ótima opção para sua empresa de contabilidade ter um profissional habilitado para auditar, não é mesmo?
3. Como montar processos de auditoria?
Veja, a seguir, os principais pontos a serem observados na realização de uma auditoria externa:
3.1. Planejamento
O planejamento é um fator indispensável para qualquer trabalho. Apesar de não ser uma prática culturalmente observada pelos brasileiros, um gestor que queira a eficiência do seu negócio precisa planejar o gerenciamento do escopo.
Assim acontece com a auditoria, que, para ser eficaz, necessita de um bom planejamento. É importante, portanto, que seja elaborado um cronograma com todos os passos do processo.
3.2. Definição do objeto
A definição do objeto a ser auditado é de suma importância, pois é a partir daí que será possível entender a finalidade da auditoria, o histórico daquele objeto e o seu processo.
Não é necessário que seja somente um objeto (podem ser vários), mas é preciso uma definição clara.
3.3. Critérios da auditoria
Os critérios da auditoria serão definidos pela própria empresa nos casos de auditoria interna. Em se tratando de auditoria externa, esses quesitos partem de normas, procedimentos internos e legislação, dentre outros, para verificar se o objeto auditado está dentro dos padrões ora estabelecidos pela organização e/ou por demais regras específicas.
3.4. Definição do grupo auditor
Para a realização da auditoria, deve ser criado um grupo que vai se dedicar ao trabalho. Além disso, é preciso definir quem vai liderar a equipe e ocupar o posto de auditor líder, responsável pelo gerenciamento de todo o processo de auditoria.
3.5. Definição das atividades
Esse item corresponde a nada mais do que especificar as atividades já inseridas no cronograma.
Quais são os documentos necessários para realizar aquela auditoria, como será feita a distribuição de tarefas ou se terá necessidade de visitas físicas nas instalações, no caso das auditorias externas, são alguns dos exemplos.
3.6. As etapas da auditoria
Toda auditoria é realizada por etapas. É preciso ter isso em mente para que o trabalho seja transparente e bem claro para todas as partes envolvidas.
3.6.1. Reunião de abertura
A reunião de abertura é feita para repassar aos envolvidos todo o processo já definido, tais como: escopo, objeto e critérios. Serão confirmadas, ainda, as datas para cada etapa, para que não haja contratempos.
3.6.2. Visita às instalações
Normalmente, essa visita é indicada para auditorias específicas, nas quais é necessário realizar algumas entrevistas, observar as atividades desenvolvidas na empresa, verificar as condições de trabalho etc.
Essa nem sempre será uma etapa obrigatoriamente realizada em todas as auditorias: dependerá da especificidade do objeto.
3.6.3. Condução da auditoria
O auditor precisa observar e realizar os apontamentos necessários. Em auditorias externas, principalmente, é importante evitar interferências e sempre solicitar permissão para fazer algo.
É importante, ainda, que o auditor gerencie o tempo para a realização de cada atividade, não desrespeitando o cronograma já definido.
3.6.4. Reuniões periódicas
Tanto na auditoria interna quanto na externa é necessário realizar reuniões periódicas para apresentação de resultados parciais. Assim, será possível deixar a direção e o cliente a par das não conformidades encontradas.
Realizar esses apontamentos é importante para facilitar a consolidação das informações na reunião de encerramento. Afinal, entregar um aglomerado de informações em um único momento é muito mais complexo do que fazer esse reporte por etapas.
3.6.5. Reunião de encerramento
A reunião será coordenada pelo auditor líder. Esse é o momento em que serão apresentados os relatórios de não conformidade, bem como esclarecidas as dúvidas.
Na reunião de encerramento, todos os parâmetros que foram utilizados para alcançar aquele resultado são repassados.
3.6.6. Entrega do relatório
O relatório vai conter todo o processo realizado na auditoria, apresentando as não conformidades encontradas no procedimento.
A partir das irregularidades identificadas o auditor deve propor ações corretivas ou preventivas, respectivamente, a serem adotadas.
A partir desse relatório, a empresa auditada pode identificar a causa daquelas não conformidades, elaborar e/ou propor soluções e corrigir os problemas levantados.
3.6.7. Avaliação da efetividade
O processo de auditoria não termina na entrega do relatório, afinal, ela é realizada por um motivo: maximizar a eficiência dos processos e minimizar/corrigir as falhas.
Após a identificação das ações corretivas e preventivas e a implementação das soluções encontradas, é necessário que seja realizada a avaliação de efetividade. Essa análise é feita com uma nova auditoria, na qual será extraído um relatório gerencial com todas as conclusões.
Além disso, é essencial, em qualquer processo de auditoria, que o gestor e os colaboradores estejam alinhados com todas as atualizações da contabilidade (como normas fiscais e tributárias, que sofrem mudanças constantemente).
Hoje em dia, ter profissionais capacitados para as mais diversas demandas é um diferencial de uma empresa. Por isso, é importante investir nas especializações concernentes à área de atuação do seu negócio.
Para o exercício da contabilidade, é de suma importância se certificar da eficiência do serviço que é prestado, tendo em vista que se está lidando com a saúde financeira das empresas e informações sigilosas.
Para a montagem de um processo de auditoria, é necessário que se tenha um conhecimento aprofundado e total domínio do que se está lidando.
Agora que ficou mais clara a importância de um processo de auditoria, seja ela interna ou externa, e quais são as etapas para uma implementação eficiente (desde o planejamento até a entrega do relatório), que tal ajudar seus colegas também?
