Entenda a importância das demonstrações contábeis

De acordo com o cenário econômico, muitas vezes os gestores empresariais são obrigados a tomar decisões para que os negócios não sigam um rumo negativo. As demonstrações contábeis, acompanhadas da capacidade de interpretar os números por trás delas, são essenciais para essas deliberações.

Relatórios financeiros pobres podem se tornar a ruína de muitas empresas desprovidas de departamentos de contabilidade experientes. Por isso, demonstrações contábeis são ferramentas que, nas mãos de gestores que tenham uma boa compreensão da posição financeira da empresa, ajudam no alcance de metas.

Neste post, você entenderá como esse recurso pode ajudar os gestores e por que ele é tão importante, além de conhecer cada uma das demonstrações contábeis. Veja a seguir!

O que são as demonstrações contábeis?

Já ouviu falar delas? Não? Então vamos apresentá-las a você.

Também chamadas de demonstrações financeiras, trata-se de um grupo de relatórios que fornecem informações valiosas sobre o status financeiro de uma empresa em um determinado momento.

Dos proprietários do negócio aos potenciais investidores e demais pessoas do meio, todo mundo está interessado nelas.

Podemos dizer que as demonstrações contábeis são grandes jogadoras no mundo da contabilidade! São relatórios que refletem os efeitos financeiros das transações e dos eventos comerciais na entidade.

Qual a importância das demonstrações contábeis?

As demonstrações contábeis são, hoje, a faixa número 1 da contabilidade e podem ajudar uma empresa de várias formas. Veja algumas delas:

Melhor tomada de decisões

Os relatórios de demonstração contábil são vitais para se tomar decisões cruciais nos negócios. Você deve rever mais do que apenas seus extratos bancários quando for considerar se pode (ou não) se dar ao luxo de reinvestir em seu empreendimento.

Com esse recurso, você terá uma visão mais clara e precisa da atual performance da empresa. Assim, haverá um meio de monitorar seu progresso e identificar oportunidades de crescimento.

Maior pontualidade nos pagamentos

Relatórios financeiros — como contas a receber — são essenciais para garantir que os clientes paguem a tempo. E relatórios de contas a pagar certificarão que seus fornecedores sejam remunerados a tempo. Eles também lhe darão um ponto de referência para prever seu fluxo de caixa futuro.

Preparação para o Imposto de Renda

As demonstrações financeiras atualizadas regularmente vão manter suas informações organizadas para quando chegar a época da declaração do IR. Você não quer chegar no dia de declarar e perceber que tudo o que tem é uma caixa de sapatos cheia de recibos, não é mesmo?

Fazer relatórios contábeis regulares significa que seu software de contabilidade também está sendo atualizado.

Fornecimento da prova do seu sucesso

Relatórios financeiros atuam como um registro histórico do sucesso global de uma empresa caso haja a decisão de vender o negócio ou conseguir novos investidores.

Clientes e fornecedores recentes também podem solicitar demonstrações financeiras ao tentar determinar se devem conduzir acordos ou parcerias com seu empreendimento.

Quando você desenvolve um plano de negócios, as projeções financeiras e a análise de fluxo de caixa estão entre os elementos mais críticos. Companhias novas e já existentes que precisam de financiamento terão de demonstrar seu potencial de lucro, a fim de convencer um credor a fornecer financiamento.

Prevenção de erros graves

Um cronograma definido para revisar suas demonstrações ajuda a detectar mais cedo alguns possíveis erros. Elas também podem auxiliar um proprietário a identificar roubo, fraude ou atividades ilegais e quaisquer discrepâncias dentro de seu negócio.

Quais são as principais demonstrações contábeis?

Embora existam algumas diferenças entre entidades sem e com fins lucrativos, todas as empresas normalmente preparam 3 demonstrações contábeis básicas: balanço patrimonial, demonstração de resultados e demonstração de fluxo de caixa.

Esses documentos são elaborados de acordo com os princípios contábeis geralmente aceitos e apresentados, em um formato padronizado.

Tais relatórios são neutros e apresentam uma imagem precisa das atividades do empreendimento durante um período definido. O gestor financeiro, então, avalia os dados para tomar decisões operacionais, como, por exemplo, se está em posição de liberar o dinheiro existente para despesas operacionais, ou se precisa buscar crédito adicional.

Balanço Patrimonial

As informações contidas no balanço conduzem muitas decisões empresariais. Suponhamos que você trabalhe para uma companhia com R$ 25 milhões em vendas anuais. Examinando o balanço, você descobre que há 6 semanas de vendas estacionadas em contas a receber.

Apenas mudando as políticas de crédito dentro da instituição e concentrando-se em agilizar coletas — para que a maioria dos recebíveis seja resolvida dentro de 30 dias — 1 milhão de reais pode ficar disponível para capital operacional. Tudo sem aumentar as vendas ou alavancar uma linha de crédito.

Um bom gestor financeiro pode ver as possibilidades de crescimento e eficiência por trás dos números no balanço.

Demonstração de fluxo de caixa

A demonstração de fluxo de caixa é um dos documentos mais importantes para a tomada de decisões da gestão. Enquanto a empresa pode parecer rentável com base em métodos de contabilidade padrão, a declaração de fluxo de caixa diz aos gestores se há dinheiro para pagar suas contas a curto prazo.

Lucro líquido e ganhos podem ser manipulados para pintar um quadro financeiro saudável, mas a demonstração de fluxo de caixa apresenta a real capacidade da empresa de manter as operações.

Uma queda no índice de fluxo de caixa operacional da empresa deve desencadear uma bandeira vermelha, indicando que os gerentes de negócios precisam reavaliar os preços, o inventário, as despesas gerais, as dívidas e outras decisões de curto prazo para melhorar a posição de caixa do empreendimento.

Demonstração de resultados

A demonstração de resultados se difere do fluxo de caixa de forma significativa: inclui intangíveis como depreciação, mas não mostra quando a receita é realmente recebida e as contas a pagar são, de fato, pagas.

Ela mostra a rentabilidade projetada ao longo de um período. É também uma ferramenta útil para comparar o desempenho de uma empresa com outras de tamanho semelhante, em indústrias do mesmo setor.

Os dados na declaração de renda ajudam a informar as decisões que controlam as despesas operacionais e o custo dos produtos vendidos, para manter as margens de lucro intactas.

Profissionais de negócios com habilidades de analisar demonstrações financeiras, a fim de informar decisões que afetam as operações de uma companhia e sua rentabilidade, estão em alta demanda no atual mercado de trabalho.

Muitas instituições de ensino superior oferecem cursos de graduação e pós-graduação para que se domine essas habilidades financeiras, que conferem uma vantagem competitiva aos profissionais.

Qual a melhor forma de preparar as demonstrações contábeis?

Há uma série de maneiras de fazer a preparação e a apresentação de suas finanças, sempre buscando por melhorias e pela manutenção das demonstrações contábeis para trazer valor à sua organização. Veja, abaixo, uma pequena lista com as melhores práticas:

1. Revisar demonstrações de empresas do seu setor

Uma revisão das demonstrações financeiras de outras organizações é um ótimo ponto de partida para quando for preparar ou atualizar o seu documento.

Gaste algum tempo examinando os relatórios de seus pares no ramo e procure as melhores práticas para seguir, implementar e incorporar à sua companhia.

2. Ater-se ao formato

O formato de seus relatórios financeiros é fundamental para facilitar a análise. Algumas instituições usam uma declaração multicoluna da posição financeira (balanço), enquanto outros preferem uma única coluna.

Essa abordagem tem surgido, em grande parte, para servir às necessidades dos membros do conselho que comumente vêm as finanças de uma empresa comercial nesse formato.

3. Ter um software que faça suas demonstrações

Todas as principais demonstrações contábeis de uma empresa podem ser feitas por meio de softwares, os quais deixam tudo pronto para a análise de um profissional.

A Tecnologia da Informação vem inovando a cada dia para fornecer sistemas que possam ser utilizados na nuvem, facilitando a criação e a revisão de demonstrações financeiras.

Trata-se de sistemas que fornecem relatórios precisos e acessíveis de qualquer lugar, além de planos de uso gratuito ou com a alternativa de degustação. Basta encontrar o software certo.

4. Incluir uma apresentação operacional/não operacional

Outra área de flexibilidade é o uso de uma apresentação operacional/não operacional dentro de sua declaração de atividades. Muitas organizações já fazem isso e obtêm consideráveis resultados.

Campanhas de capital (receitas e despesas), itens não recorrentes, como ganhos ou perdas com vendas de ativos, e uma série de outros itens podem ser refletidos na seção não operacional.

Se a empresa optar por essa apresentação, deve divulgar nas notas de rodapé o que ela coloca nas seções operacionais/não operacionais. Um pequeno preço a pagar, se isso ajudar a criar transparência nas finanças.

5. Refazer suas notas de rodapé

As notas de rodapé nas demonstrações contábeis são um método que os contadores utilizam para contextualizar e explicar as informações ali contidas. Examinar essa parte do documento pode ser uma maneira simples de atualização, garantindo a legibilidade e a transparência.

Uma série de fatores dentro de suas notas deve ser examinada para melhorá-las, dentre eles a linguagem, o sequenciamento, a ordem, as duplicações, os investimentos e os ativos líquidos, etc.

Enfim, é importante ter demonstrações contábeis precisas e oportunas para compreender e gerir o seu negócio, pois, como você viu, elas podem ajudá-lo a fazer previsões financeiras e a agir da melhor forma em momentos precisos para mitigar possíveis impactos nas finanças de sua organização.