Se você sente que sua produtividade no trabalho está aquém do desejado, saiba que esse quadro pode ser revertido. Melhorando a maneira de agir no dia a dia, é possível concluir mais tarefas em menos tempo e com maior qualidade.
Para isso, basta considerar algumas medidas que costumam dar certo e inseri-las na sua rotina. Quer saber quais são elas? Continue a leitura!
1. Organize suas tarefas
Ser organizado é um pressuposto básico para fazer as atividades da maneira mais adequada, ainda mais em tempos modernos, nos quais tudo parece disponível com apenas um clique. Para que você consiga dar conta de suas tarefas diárias, deve começar a se organizar e, para isso, é preciso disciplina.
É nesse ponto que você pode usar a modernidade a seu favor, investindo em ferramentas que sejam capazes de facilitar sua vida. É importante começar a enxergar a tecnologia e os recursos que a internet oferece não somente como entretenimento, mas sim como ferramentas úteis para melhorar seu desempenho no ambiente profissional.
Quer dicas práticas? Algumas delas são:
- Trello: um organizador de tarefas que permite a você visualizar cada obrigação e manter seus compromissos atualizados;
- Evernote: ferramenta que possibilita fazer lembretes, criar anotações e encontrar tudo rapidamente, pois é acessível em todos os dispositivos, seja PC, notebook ou smartphone;
- SplenDO: um app capaz de criar tarefas para lembrar você de seus compromissos na data e no horário necessários. Ideal para quem não quer perder tempo se lembrando de atividades menos importantes.
Organize-se em função de prazos, rotinas, horários e níveis de urgência. Estabelecendo critérios, você verá que seu trabalho trará resultados melhores em pouco tempo.
2. Estabeleça prioridades
Evite a correria. Se pretende aumentar a produtividade, procure se concentrar em uma atividade por vez, dando prioridade àquelas que são mais importantes — assim, você garantirá que o seu cérebro dedique 100% da atenção ao que realmente é primordial.
Tome cuidado. As empresas, muitas vezes, valorizam o chamado profissional multitarefas, com o objetivo de reduzir seus custos com a equipe. Contratando pessoas capazes de executar mais de uma função, os gestores entendem que estão ganhando (quando, na verdade, é o contrário que acontece).
O chamado trabalhador multitarefas só consegue fazer com que as coisas funcionem bem quando todos os procedimentos são amplamente dominados. E, ainda assim, existe o risco de uma distração ocasionar erros.
Segundo Earl Miller, famoso neurocientista do Instituto de Tecnologia de Massachusetts, nosso cérebro não é multitarefa, o que faz com que o bombardeamento de informações somente diminua seu desempenho. Segundo esse raciocínio, alguém que se acha capaz de fazer muitas coisas ao mesmo tempo está, na verdade, mudando de uma tarefa para outra muito rapidamente, o que tem um custo cognitivo.
Portanto, acostume-se a finalizar uma atividade por vez. Assim, você presta toda a atenção possível no que está fazendo, além de preservar seu cérebro de qualquer dano futuro.
3. Trabalhe, mas também descanse
Não pense que, para ser produtivo, você tenha que trabalhar por mais tempo. Esse é um grave erro. Na verdade, a produtividade tem muito a ver com o descanso e com o uso inteligente do tempo disponível.
Pense na seguinte situação: você trabalha por 8 horas seguidas e, então, vai para casa descansar para que no outro dia possa fazer tudo de novo. Isso parece desgastante, não? Agora, imagine que a cada hora de serviço você tire 10 minutos para relaxar.
Isso pode parecer algo insignificante, mas certamente faz a diferença. Ao passar horas a fio concentrado no seu trabalho, é natural que você acabe se desgastando mais do que o necessário. Por isso, uma pausa, ainda que pequena, pode ser o suficiente para recarregar as energias e, assim, chegar ao fim do dia mais disposto.
Já aconteceu de você estar tão envolvido com alguma atividade que foi só deixá-la um pouco de lado para encontrar a solução que procurava? Pois então. Isso acontece o tempo todo com as pessoas. Às vezes, parar de pensar em um problema permite ao cérebro criar conexões e, consequentemente, encontrar soluções.
O fato é que esquecer e relaxar são ações tão importantes quanto mergulhar de cabeça no trabalho. Saiba dosar as coisas e obtenha benefícios sendo mais produtivo.
4. Tenha um hobby
Se o ato de esquecer é fundamental, nada de ficar levando demandas para casa e misturar sua vida pessoal com a profissional. Faça isso somente quando for inevitável, como em situações em que uma tarefa esteja no limite do prazo ou quando você precisar suprir a ausência de um colega de profissão.
Do contrário, procure levar uma vida confortável fora do expediente, tendo ao seu lado pessoas que lhe façam bem e realizando atividades aprazíveis. Nesse sentido, a prática de atividades físicas é altamente recomendada.
Quando você se exercita, seu corpo libera endorfinas, hormônios associados ao bem-estar. Além disso, atividades com amigos e familiares também são importantes. A escolha do hobby, porém, é muito individual.
Há pessoas que se energizam ao passar horas lendo livros ou revistas, assistindo filmes, ouvindo ou tocando músicas e até mesmo organizando suas coleções antigas. O que você gosta de fazer fica ao seu critério, mas é importante que, mesmo que você ame a sua profissão, busque por uma atividade diferente na hora de se distrair.
A ideia é ter algo para se dedicar após o trabalho e esquecer as atividades de rotina. Dessa forma, nos fins da semana, você estará menos cansado e sua qualidade de vida será melhor. Separe ao menos dois dias da semana para isso. Em pouco tempo, seu desempenho será outro.
5. Tome cuidado com o uso abusivo das tecnologias
A tecnologia trouxe inúmeros benefícios para a sociedade de nossa época. Como dito anteriormente, ela não se resume ao entretenimento, oferecendo também importantes soluções para inúmeros problemas do dia a dia.
Hoje, com os avanços da área, podemos resolver pendências financeiras, agendar reuniões, estabelecer contato com pessoas distantes e muito mais. Tudo isso é feito a partir de, no máximo, um notebook ou smartphone.
Entretanto, é preciso cuidado. Quando o uso se torna mais constante do que o necessário, a produtividade pode ser prejudicada. As redes sociais, embora facilitem a dinâmica de relacionamento, podem interferir na sua concentração se forem usadas durante o expediente.
Lembre-se sempre de que elas são desenvolvidas para melhorar a sua vida — e não para atrapalhar. Por isso, procure colocar algo bem claro em sua mente: entretenimento não pode ser confundido com trabalho.
Sendo assim, reserve períodos de descanso para acessar o Twitter, conversar com as pessoas no Facebook e assistir vídeos no Youtube. Isso pode ser feito no horário de almoço, por exemplo, quando você estiver precisando de distrações antes de retomar suas demandas.
Procure favorecer o seu foco diante das tarefas do dia a dia. Os smartphones já oferecem soluções, como as notificações a cada nova mensagem. Por isso, é importante desativá-las durante o trabalho, para que elas não atrapalhem a sua concentração.
6. Utilize métodos para aumentar a produtividade no trabalho
Trabalhar com metodologias oferece a você o benefício de colocar em prática algo que já foi testado e aprovado anteriormente por alguém. Um exemplo é o conhecido método Pomodoro.
De acordo com ele, a pessoa estabelece um período de 25 minutos para trabalhar ininterruptamente. Após isso, ela para por entre 5 e 15 minutos para descansar, dependendo da necessidade de recuperação.
Trata-se de um método interessante, pois, ainda que o intervalo de 25 minutos pareça curto, quando você considera o dia todo, percebe que o total de horas gastas com atenção total às atividades foi significativo.
Outra metodologia útil é a de dar prioridade às piores demandas do dia. Essa técnica é bastante simples, pois permite que, mesmo que você tenha facilidade para procrastinar caso deixe de lado uma ou outra tarefa, elas não sejam as mais complicadas. Sendo assim, ao lidar com o atraso, você não ficará tão encrencado assim.
Procure conhecer outros métodos, como o Seinfeld e o Getting Things Done (GTD). Essa é uma estratégia que pode ajudar você a melhorar o desempenho do dia a dia.
7. Não seja perfeccionista demais
Talvez o seu problema com o que acredita ser a falta de produtividade seja exatamente a maneira como define suas metas. Tentar fazer sempre o melhor e atingir resultados significativos é algo saudável, mas, como tudo na vida, é preciso estar dentro do limite do possível.
Quando isso não acontece, você se cobra além do necessário e, consequentemente, suas tarefas nunca se tornam atingíveis. Portanto, tenha metas possíveis de serem alcançadas.
Um dos segredos do sucesso é saber lidar com elas. Quando você enxerga somente a perfeição como objetivo, a tendência é que, uma hora ou outra, ela não apareça e você se sinta frustrado por isso.
Buscar a perfeição não é um erro, mas ela não pode estar em todos os lugares. Isso não significa que você deva abrir mão da qualidade naquilo que faz, mas sim que precisa ter bom senso para estabelecer metas realistas.
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