Seja para o lazer ou para o trabalho, a tecnologia está mais do que consolidada na rotina das pessoas – o computador e o smartphone são os grandes protagonistas. Por isso, um contador que quer sobreviver ao mercado no século XXI precisa conhecer as tendências de tecnologias contábeis que estão revolucionando esse setor.
Softwares, aplicativos, redes sociais, assinatura digital, livros eletrônicos, atendimentos e cursos on-line… conhecer e saber usar essas ferramentas ajuda no planejamento e na execução de várias atividades da rotina corporativa, além de facilitar o relacionamento, a prospecção de clientes e até a divulgação dos serviços de um contador ou escritório.
Quer entender melhor como fazer uso de tudo isso? Então acompanhe o post de hoje!
Principais tendências de tecnologia para a área contábil
1. Softwares de gestão contábil
Uma das maiores vantagens de usar a tecnologia no trabalho é poder otimizar certos processos e facilitar a execução de tarefas com auxílio das ferramentas tecnológicas.
Por isso, logo que os computadores e a internet se popularizaram, muitas empresas começaram a usar toda essa inteligência a favor dos negócios.
Com isso, surgiram diversos programas de computador – também conhecidos como “softwares” –, que passaram a ajudar com o planejamento e a execução das atividades profissionais.
É claro que a contabilidade, que conta com diversos processos complexos e burocráticos, não ficou de fora e foi contemplada com vários softwares de gestão que possibilitam o controle de atividades inerentes a essa área – como organização de folha de pagamento, balancetes dinâmicos, geração de relatórios e emissão de notas fiscais.
Alguns softwares são amplos e dão conta das mais variadas atividades com as quais o setor contábil precisa lidar. Por outro lado, também existem programas focados em determinadas atividades específicas.
Assim, no mercado, é possível encontrar softwares de contabilidade comercial, custos, fiscais, administração de pessoal, faturamento, controle de estoque, gerencial, entre vários outros.
2. Aplicativos
Com o desenvolvimento da tecnologia apareceram os smartphones, e rapidamente esses aparelhos de telefonia móvel também se tornaram aliados dos profissionais em seus trabalhos.
Afinal, eles contam com aplicativos – “apps” –, que estão ao alcance de praticamente qualquer pessoa que tenha um celular. Até mesmo quem é leigo em certos assuntos se arrisca em alguns programas.
Portanto, é uma boa ideia que os contadores conheçam aplicativos pensados para facilitar questões contábeis, pois certamente seus clientes terão curiosidade em usá-los e nem sempre saberão fazer isso apropriadamente.
Logo, essa é uma oportunidade para assessorar essas pessoas e mostrar a elas que, embora a tecnologia facilite os procedimentos, é importante não abrir mão dos conhecimentos de um contador.
Além disso, os aplicativos podem ser de grande ajuda para o profissional contábil, já que muitos auxiliam na hora de fazer cálculos, organizar notas fiscais e emitir boletos.
Além da vantagem do fácil acesso a esses programas via celular, há diversos apps que são gratuitos. Isso significa adquirir uma ferramenta a mais de trabalho sem que seja preciso investir dinheiro.
Você ainda não conhece apps contábeis? Então confira algumas sugestões abaixo:
- Expensify: aplicativo gratuito para gerar relatórios de gastos;
- Zero Paper: com versão gratuita e paga, esse app serve para controlar contas a pagar e a receber e para gerar relatórios;
- Contabilizei: app grátis que permite a realização de diversas atividades, como geração e pagamentos de guias de impostos, balanço patrimonial ou importação e exportação de nota fiscal.
3. Marketing digital
A fim de promover seus serviços e conseguir atrair clientes, muitas empresas têm apostado no marketing em meios digitais – ou seja, em páginas nas redes sociais e na construção de sites ou blogs.
Como a internet tornou-se a principal ferramenta usada pelas pessoas para procurar por empresas, serviços ou produtos, é imprescindível conseguir ser visto pelos potenciais clientes dos seus serviços contábeis.
É importante começar marcando a presença do escritório de contabilidade na internet por meio de um site ou blog corporativo. Este deve informar os serviços oferecidos por você, as formas de contato e a localização da empresa.
Outra tática é criar conteúdo relevante para educar o público e guiá-lo pela jornada de compra. Isso significa oferecer textos que sejam interessantes, que ajudem a sanar dúvidas costumeiras e que demonstrem que o contador é um profissional com conhecimentos sólidos, no qual os clientes podem confiar.
Todo o conteúdo da página na internet ganhará ainda mais alcance caso seja divulgado, também, em redes sociais – como Facebook ou LinkedIn. Investir no marketing digital é uma forma de mostrar ao mundo que o escritório ou o profissional autônomo existe e está preparado para fornecer as soluções que os potenciais clientes procuram.
4. Atendimento on-line
Além de facilitar a execução e a divulgação do trabalho do contador ou da empresa, a internet e a tecnologia trazem soluções que dinamizam o atendimento oferecido às pessoas.
Antes, os clientes de um contador tinham opções restritas para comunicar-se com ele: presencialmente, por telefone ou fax. Era necessário comparecer ao escritório sempre que fosse necessário apresentar documentos, combinar detalhes dos serviços ou reunir-se com o contador por qualquer motivo.
No presente, já é possível evitar deslocamentos e otimizar o tempo com a ajuda de ferramentas de contato – como e-mails, chats no site da empresa, formulários on-line e até comunicadores instantâneos como o WhatsApp.
Assim, é importante abrir diversos canais de atendimento ao cliente, de forma que ele consiga enviar mensagens, remeter documentos, sanar dúvidas e solicitar orçamentos de forma rápida e segura.
O mais importante nessa estratégia é que a comunicação seja eficiente: o cliente precisa receber uma resposta e, de preferência, rápida, cordial e que atenda às necessidades dele.
Em escritórios menores – ou no caso de profissionais autônomos –, o próprio contador pode ficar responsável por monitorar os canais de comunicação. Empresas maiores de contabilidade, por sua vez, podem treinar uma equipe interna de atendimento ou terceirizar esse trabalho.
5. e-LALUR
Há alguns anos foi implementado no Brasil o Livro de Apuração do Lucro Real em formato eletrônico para as empresas que optam pelo Lucro Real como sistema de apuração do Imposto de Renda (IR).
O uso desse livro digital passou a ser obrigatório, uma vez que o antigo material, em formato físico, foi dispensado. É essencial, portanto, que o contador conheça esse livro de escrituração em formato digital.
Além disso, é imprescindível a análise da opção feita por cada empresa quanto ao regime de tributação, já que detalhes – como tempo de apuração (trimestral ou anual), operações diretas ou indiretas, imediatas ou futuras – influenciam o preenchimento dos dados para o cálculo do IR e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).
6. Assinatura eletrônica
Assinar cada documento de uma empresa é uma tarefa que demanda tempo, principalmente se o negócio for de grande porte. Afinal, a todo momento são emitidas diversas documentações que precisam da firma de um responsável.
A assinatura digital surgiu para otimizar esse processo. Trata-se de um código exclusivo atrelado a uma pessoa ou empresa para informar que documentos como contratos ou notas foram assinados eletronicamente e que, portanto, são válidos.
Com seu uso também economiza-se tempo, pois não é preciso reconhecer firma em cartório de documentos que são assinados eletronicamente. A assinatura eletrônica pode ser adquirida junto a alguma Autoridade Certificadora autorizada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.
7. Formação on-line
A carreira em contabilidade é uma das mais tradicionais do nosso país. Isso significa que há um grande número de contadores mais experientes, que iniciaram suas atividades profissionais muito antes de que todas essas tecnologias fossem imagináveis.
Assim, a imersão no mundo digital é a melhor forma para que esses profissionais não percam espaço de atuação e consigam conhecer e entender todas essas tecnologias que vêm sendo usadas na área contábil. Com isso, inscrever-se em cursos on-line que ensinam a usar a tecnologia é de extrema ajuda.
Muitos cursos são justamente focados nas novas ferramentas tecnológicas contábeis – sejam elas obrigatórias ou não. Isso significa aprender com a prática, pois para entender os sistemas será necessário acessá-los.
A geração mais nova de contadores, mais familiarizada com a internet e as novas tecnologias, também se beneficia da possibilidade de estudar virtualmente, pois encontra nos cursos on-line uma ótima oportunidade de manter-se em constante evolução.
É interessante ressaltar que muitas das ferramentas tecnológicas citadas neste texto costumam oferecer treinamento e materiais informativos para que o contador e sua equipe aprendam a usá-las, conheçam suas funcionalidades e, assim, possam tirar o máximo proveito de tudo o que elas têm a oferecer.
Até mesmo o governo já se rendeu ao uso da tecnologia para facilitar os procedimentos contábeis oficiais, abrindo espaço para ferramentas eletrônicas como o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) ou os certificados digitais.
Essa é mais uma prova da importância de estar sempre a par das tendências de tecnologias contábeis para executar com eficiência o papel de contador.
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