Trabalhar com métodos é sempre mais vantajoso do que fazer uma tarefa sem critérios. Isso vale para qualquer tipo de atividade e precisa valer também para os estudos.
Você já parou para pensar na maneira como lida com essa parte da sua vida? Se o seu costume é de sentar e passar horas correndo atrás do prejuízo para colocar diferentes conteúdos em ordem, saiba que existem métodos que permitem uma maior produtividade.
Esses métodos precisam ser assimilados e desenvolvidos antes mesmo de você começar a estudar. Algumas técnicas conhecidas são a “Pomodoro” e a “Don’t Break The Chain”. Além disso, uma das mais populares e eficientes é o chamado método GTD, “Get Things Done” em inglês. É para falar sobre ele que preparamos este artigo. Quer saber como funciona? Então continue com a gente.
O que é o método GTD
Na prática, trata-se de um método de gerenciamento de tempo desenvolvido pelo norte-americano David Allen, que visa melhorar a organização a e produtividade pessoal.
Na proposta, seu foco principal é fazer uma espécie de esvaziamento da mente, de modo que o excesso de informações não prejudique o desempenho de quem pratica a metodologia. Assim, a pessoa teria como ser mais eficaz diante de suas tarefas por não estar pressionada para lidar com elas.
Suas ideias são apresentadas no livro “Getting Things Done”, em português “A Arte de Fazer Acontecer”, um best-seller internacional.
Os cinco passos do modelo
Para tornar mais didático o método GTD, Allen dividiu o processo em cinco passos, que consideram planejamento e execução. Perceba que na maior parte do tempo, a atenção é dedicada ao planejamento, ou seja, a criar formas para que o praticante esteja devidamente preparado para agir.
Passo 1: capturar
É o momento em que você tira as ideias da cabeça e as anota, seja em um papel, seja em um aplicativo.
Passo 2: esclarecer
É quando você analisa cada uma das suas anotações e determina o que demanda maior ação e menor atenção.
Passo 3: organizar
Etapa em que você cria uma ordem para suas tarefas e dá prioridade aos compromissos.
Passo 4: refletir
Oportunidade de pensar a respeito do sistema criado de modo que você tenha como atualizar as informações e repensar as ações.
Passo 5: engajar
O momento de executar sem que existam distrações ou preocupações, como consequência dos procedimentos realizados nas etapas anteriores.
Os 5 passos, uma vez assimilados, permitem que você construa uma rotina eficiente e que valorize a organização na realização dos estudos.
Como o método GTD pode ser aplicado
De acordo com Allen, para que o GTD seja aplicado corretamente, a pessoa precisa analisar três aspectos:
- o contexto em que está inserida;
- o tempo que tem disponível;
- a energia e o nível de atenção que possui.
Assim, caso uma pessoa esteja fora de seu local de trabalho e tenha, por exemplo, 15 minutos disponíveis para resolver um problema relativo a ele, ela precisa analisar o contexto em que se encontra, o tempo disponível e seu nível de energia para direcionar melhor a sua execução.
Nesse caso, não é interessante executar ações que levem mais de 15 minutos para serem realizadas, pois elas serão interrompidas antes da conclusão. Da mesma forma, é melhor evitar uma atividade que exija foco se emocionalmente a pessoa não se sente bem e fora do ambiente tido como ideal para lidar com a questão.
É bom destacar também que, para Allen, existem três tipos de atividades, as não planejadas, as predefinidas e as que estão para serem definidas, ou seja, quanto mais tarefas estiverem na categoria de pré-definidas, maior tende a ser a sua produtividade e é nesse ponto que o sistema busca atuar.
O GTD nos estudos
O processo é relativamente simples de ser assimilado e, uma vez que você adquire o devido entendimento sobre como aplicar o método GTD na sua vida, fica mais fácil adaptá-lo ao seu estilo pessoal e assim aumentar a sua produtividade.
Comece usando os cinco passos anteriormente citados como referência. A primeira etapa, “capturar”, é quando você considera todas as tarefas que precisa realizar. Assim, crie um apanhado geral em formato de lista para que você possa determinar ações, como escrever, corrigir, revisar, entre outras.
A etapa seguinte é “esclarecer”, em que é preciso dividir cada tarefa em subtarefas ou etapas, dependendo do projeto em questão. Por exemplo: de que forma pode ser feita a revisão de determinado assunto? Pesquisando a respeito das dúvidas e relendo as anotações feitas anteriormente. O ideal é que você divida suas tarefas detalhadamente para que isso simplifique a realização delas e o processo se torne mais fácil.
O próximo passo é “organizar”. Determine qual é a prioridade de cada tarefa, bem como o seu grau de urgência. Dessa forma você tem como executar as ações de acordo com a prioridade. Assim, por exemplo, se você tem um trabalho para ser entregue em uma semana, deve colocá-lo no topo da lista e deixar as outras tarefas com maiores prazos em segundo plano.
O passo seguinte é “refletir”. À medida que o processo vai se desenvolvendo, novas tarefas vão surgindo e cabe a você ir adicionando novas necessidades sem desconsiderar seu grau de importância, pois é comum que novas exigências apareçam de repente e precisem ter prioridade em relação às anteriores.
Essa fase serve justamente para que você mantenha o processo atualizado e evite erros. Essa também é uma maneira de conferir se está havendo progresso ou não.
O último passo, “engajar”, é quando, de fato, as tarefas são executadas. Lembrando que até então todo o processo foi de planejamento, visando facilitar suas ações. Agora é a hora de colocar a mão na massa. Trabalhe com anotações ou lembretes registrando o prazo de cada tarefa para agilizar o processo.
A complexidade do sistema
As dicas aqui apresentadas têm o intuito de fazer com que você assimile da melhor maneira possível os conceitos básicos do método GTD. É evidente que, de acordo com suas necessidades será preciso sofisticar mais o sistema para que o aprendizado dê conta de tarefas mais complexas.
Nesse caso, o ideal é que você compreenda o funcionamento da metodologia para que tenha como criar, por conta própria, sua maneira de lidar com ela a ponto de contemplar todas as suas necessidades.
É bom lembrar que o trabalho de David Allen compreendeu mais de 30 anos de estudos e pesquisas até que ele chegasse a uma fórmula que fosse útil para o maior número possível de pessoas. Por isso, fique à vontade para adaptar o recurso aos seus interesses e assim atingir os resultados esperados nos seus estudos, mas não fuja dos cinco passos básicos.
Ferramentas que podem ser úteis no processo
Você pode trabalhar com o GTD usando somente um lápis e um caderno. Com disciplina e foco, em pouco tempo, seus resultados começarão a aparecer. A ideia é dar à sua mente condições para agir com clareza diante dos estudos e assim facilitar a assimilação de conceitos.
Ainda assim, é possível contar com ferramentas que podem ajudar você a simplificar o processo, auxiliando na organização e gerando maior produtividade. Conheça algumas dessas ferramentas.
Google Keep
Para a coleta de informações, conte com o Google Keep, uma solução do Google para facilitar o trabalho com listas e anotações. Com ele, é possível organizar as tarefas de maneira simplificada e tornar mais visual o processo, já que ele é totalmente customizável e permite que cada obrigação seja marcada com uma cor diferente. Isso ajuda muito quando você precisa aperfeiçoar o GTD e lidar com uma rotina mais complexa.
Evernote
Um aplicativo bastante popular que permite que você faça anotações no seu smartphone e depois as confira no computador, bastando acessar o site ou o programa baixado.
Funciona de maneira semelhante ao Google Keep, ou seja, com ele, as anotações podem ser feitas de maneira bastante intuitiva, permitindo o armazenamento de conteúdos como desenhos, fotos, áudios e vídeos. Um diferencial é que o Evernote utiliza o conceito de mapas mentais, o que é muito proveitoso na fase de esclarecimento.
SimpleMind
E por falar em mapas mentais, a ferramenta que não pode ser ignorada é o SimpleMind, pois apresenta ao usuário os recursos que ele precisa para criar mapas mentais com facilidade. O SimpleMind permite a estruturação de ideias de maneira que tudo o que as envolvam esteja interligado de alguma forma. Muito simples de utilizar, essa é uma ferramenta que pode otimizar o GTD para os estudos significativamente.
Asana
Para colocar a mão na massa, nossa indicação é o Asana, um gerenciador de projetos que tem feito sucesso no mundo inteiro. Com ele, você pode contar com recursos para trabalhar com tarefas compartilhadas e incluir outros participantes no projeto.
Fácil de ser utilizado, ele permite que você tenha a devida noção a respeito daquilo que está sendo feito, do que já foi concluído e suas tarefas pendentes. O nível de detalhes que o aplicativo oferece para facilitar a realização dos projetos é um de seus diferenciais.
Enfim, o GTD é uma técnica que permite a você se concentrar melhor e aumentar sua produtividade diante dos estudos. Conte com ela e passe a render mais no seu dia a dia.
Gostou de saber sobre o método GTD? Então não deixe de compartilhar o texto nas redes sociais e ajude outras pessoas a aperfeiçoar seus estudos também.
