O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) acarretou mudanças radicais para a rotina contábil das empresas brasileiras. Instituído em janeiro de 2007, trouxe como objetivos a promoção da integração entre os Fiscos. Além da racionalização e uniformização das obrigações acessórias para os contribuintes e o ganho de celeridade na identificação de ilícitos tributários.
O SPED surgiu a partir de três grandes projetos. São eles: a Escrituração Contábil Digital (ECD), a Escrituração Fiscal Digital (EFD) e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Esses três projetos estabeleceram um novo nível de relacionamento entre o Fisco e os contribuintes, trazendo reflexos positivos para toda a sociedade.
Neste artigo, vamos ressaltar as vantagens e benefícios de um destes projetos: a Nota Fiscal Eletrônica. Acompanhe!
Qual o objetivo da NF-e?
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um projeto desenvolvido em conjunto entre as Secretarias de Fazenda estaduais e a Secretaria da Receita Federal (SRF). Seu objetivo é a implantação de um modelo de documento fiscal eletrônico para a substituição, em âmbito nacional, dos documentos fiscais emitidos em papel.
O que é a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?
A nota fiscal é um documento que comprova a realização de transações de diversas naturezas envolvendo mercadorias e produtos ou prestação de serviços.
A NF-e é a nota fiscal em formato eletrônico. É conceituada pelo próprio Fisco como “um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes”.
Muita gente pensa que o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) e a NF-e são a mesma coisa. Porém, o conceito acima ajuda a esclarecer esse erro comum, mostrando que a NF-e é um documento de existência apenas digital, enquanto o DANFE é a representação física da NF-e.
Para que o documento eletrônico tenha validade jurídica, é necessário contar com a assinatura digital do remetente e com a autorização e recepção da NF-e pela respectiva fazenda estadual antes da saída da mercadoria do estabelecimento.
Quais os benefícios obtidos com a Nota Fiscal Eletrônica?
Dentre os principais benefícios e vantagens trazidos pela implantação da NF-e, o Portal da NF-e cita:
Benefícios para o Contribuinte:
- Redução de custos de impressão;
- Redução de custos de aquisição de papel;
- Redução de custos de envio do documento fiscal;
- Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais;
- Simplificação de obrigações acessórias, como dispensa de AIDF;
- Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira;
- Incentivo ao uso de relacionamentos eletrônicos com clientes (B2B);
Benefícios para o Comprador:
- Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias;
- Planejamento de logística de entrega pela recepção antecipada da informação da NF-e;
- Redução de erros de escrituração devido a erros de digitação de notas fiscais;
- Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores (B2B);
Benefícios para a Sociedade:
- Redução do consumo de papel, com impacto em termos ecológicos;
- Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;
- Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas;
- Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados à Nota Fiscal Eletrônica.
Benefícios para as Administrações Tributárias:
- Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal;
- Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os Fiscos;
- Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito;
- Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação;
- Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da SRF (Sistema Público de Escrituração Digital – SPED).
Quais os impactos para a rotina do contador?
A obrigatoriedade da NF-e teve impactos diversos para a rotina do contador e dos responsáveis pelas rotinas fiscais das empresas.
Como a NF-e é transmitida em tempo real para o Fisco, houve o aumento na responsabilidade de emitir os documentos fiscais de forma correta. Um erro de preenchimento ou de transmissão pode atrasar ou inviabilizar uma operação de venda e transporte de mercadorias e produtos. Com isso, a responsabilidade do contador frente aos resultados da empresa aumentou significativamente.
Por outro lado, a implantação da NF-e trouxe oportunidades de ganhos com a adequação tecnológica das empresas para atender ao processo de emissão e armazenamento dos documentos fiscais. Com a adoção de sistemas automatizados para emissão das notas fiscais pelas empresas, o contador ganha um recurso a mais para aumentar sua produtividade e efetividade.
Quais as mudanças nas rotinas das empresas?
A implantação da nota fiscal eletrônica trouxe mudanças para a rotina de gestores e administradores das empresas. Uma das principais mudanças está relacionada à estrutura necessária para emitir e arquivar os documentos eletrônicos. Empresas que contavam com processos manuais se viram obrigadas a informatizar seus processos de vendas e emissão de notas fiscais.
Para essa informatização, as empresas passaram a ter maior contato com profissionais especializados e com softwares de gestão para automatizar suas rotinas e processos. Os gestores que entenderam a importância e os benefícios trazidos por essas soluções, acabaram por informatizar não somente as rotinas relacionadas às notas fiscais eletrônicas, mas todos os processos da empresa.
Assim, a adoção da NF-e foi um passo importante para uma grande mudança na estrutura tecnológica, principalmente nas pequenas e médias empresas brasileiras.
Quais os impactos para as pequenas e médias empresas?
A única categoria desobrigada à emissão da NF-e é a do Microempreendedor Individual. Já as demais pequenas e médias empresas brasileiras que são, na maioria, optantes do Simples Nacional, não estão isentas dessa obrigação.
Com isso, essa categoria de empresas passou a contar com benefícios como o incentivo ao uso de relacionamentos eletrônicos com clientes e fornecedores. Essas soluções, conhecidas como B2B (business-to-business) já eram amplamente utilizadas por grandes empresas, geralmente com maiores recursos para implantação de sistemas de softwares de gestão.
Com o advento da NF-e, espera-se que o nível de utilização de recursos tecnológicos seja efetivamente impulsionado pelo uso de padrões abertos de comunicação pela Internet. Também pela segurança trazida pela certificação digital e pela ampliação da oferta de soluções tecnológicas que integrem obrigações fiscais e facilidades de gestão à custos acessíveis.
Com todo esse impacto da adoção da Nota Fiscal Eletrônica, profissionais das mais diversas áreas precisam de profissionalização e atualizações constantes para estarem à frente em seus mercados e garantirem condições de buscar o sucesso.
Siga nossos perfis no Facebook e LinkedIn para estar sempre atualizado sobre oportunidades de adquirir conhecimento nas áreas de Contabilidade, Tributos, Finanças, Gestão e Liderança. Impulsione sua carreira!
