Gastos com site em funcionamento: Ativo ou Despesa?

Nos dias de hoje, é imprescindível as empresas operarem com site para se comunicar com o ambiente externo. Essa é uma importante ferramenta. Tanto para divulgar sua marca, seu negócio, seus produtos ou serviços, quanto para fechar operações com seus parceiros. Entretanto, muitas empresas não sabem onde se enquadram os gastos com site.

Consequentemente, a pergunta que se faz é:

Uma companhia que possui um site em funcionamento e está tendo diversos gastos de manutenção e com novas funcionalidades do mesmo, deve alocar esses gastos em despesa ou no ativo intangível (ativo não monetário identificável sem substância física)?

Resposta:

Existem dois consensos para os gastos com site:

1º consenso:

Os seguintes itens devem ser reconhecidos como despesas, quando incorridos:

• Gastos com publicidade e atividades promocionais (incluindo envio de catálogos);
• Gastos com treinamento de pessoal para operar o ativo;
• Gastos com vendas, administrativos e outros gastos indiretos. Exceto se tais gastos puderem ser atribuídos diretamente à preparação do ativo para uso;
• Ineficiências identificadas e prejuízos operacionais iniciais incorridos antes do ativo atingir o desempenho planejado;
• Gastos com remanejamento ou reorganização, total ou parcial, da companhia.

2º consenso:

• Os gastos efetuados na fase de pesquisa são alocados para o resultado da companhia (despesa).

Desta forma, antes de concluirmos se os gastos com site em funcionamento são despesas ou alocados no ativo intangível, devemos analisar quatro passos.

Passos para definição dos gastos com site

• Primeiro passo: Para um ativo se “enquadrar na definição de ativo intangível” deve atender simultaneamente três características: ser identificável, controlado e gerador de benefícios econômicos futuros.

Caso um item não atenda à definição de ativo intangível, o gasto incorrido na sua aquisição ou geração interna deve ser reconhecido como despesa quando incorrido.

• Segundo passo: O reconhecimento do ativo intangível deve ser efetuado apenas se “o custo do ativo possa ser mensurado com confiabilidade”.

• Terceiro passo: Simultaneamente com o primeiro e segundo passo, a companhia deve classificar a geração do ativo em duas fases (fase de pesquisa e fase de desenvolvimento). A fim de avaliar se um ativo intangível gerado internamente atende aos critérios de reconhecimento.

• Quarto passo:  Refere-se à “fase de funcionamento” do site. Inicia-se quando o mesmo estiver concluído e em condições operacionais pretendida pela administração.

O gasto incorrido nessa fase deve ser reconhecido como despesa quando incorrido. A menos que cumpra os critérios de reconhecimento enunciados nos passos 1, 2 e 3 acima.

Conclusão

Para ativar um gasto com um site, nas fases de “desenvolvimento” e “funcionamento”, a companhia deve obrigatoriamente responder “sim” para todas as perguntas abaixo:

• O ativo intangível atende simultaneamente as três características do “passo 1”, ou seja, são identificáveis, controlados e geradores de benefícios econômicos futuros?
• O custo do ativo pode ser mensurado com confiabilidade, conforme definido no “passo 2”?
• A companhia consegue demostrar todos os aspectos numerados no “passo 3” da fase de desenvolvimento?

É bom frisar:

1. Que as ativações dos gastos na fase de funcionamento são atípicas, pois os ativos embora estejam em funcionamento não estão nas condições operacionais pretendidas pela administração.
2. Que os gastos efetuados para manter a expectativa de benefícios econômicos futuros incorporados ao ativo intangível existente não atendem à definição e tampouco aos critérios de reconhecimento de ativo intangível.

Por exemplo: Se a companhia está tendo gastos com site para manter as receitas atuais, esse gasto é uma despesa. Em outras palavras, se a companhia não fizer esse gasto, a mesma deixa de obter receita.

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Remerson Galindo de Souza
Sócio-gerente de Auditoria