Dentro da gestão de uma empresa, o aspecto financeiro é um dos que mais se destaca para garantir a sobrevivência do negócio. Nesse contexto, a conciliação bancária é uma aliada para que sua empresa entenda a própria movimentação financeira e para que seja possível saber, em detalhes, sobre recebimentos, pagamentos, depósitos e outras operações que fazem parte de suas finanças.
Neste post você vai conhecer melhor a conciliação bancária e os motivos e benefícios de fazê-la em sua empresa. Acompanhe:
O que é a conciliação bancária?
A conciliação bancária é um processo utilizado para garantir que todas as operações financeiras que foram devidamente realizadas estejam reconhecidas nos extratos bancários e na movimentação contábil de uma determinada empresa.
Esse procedimento pode ser considerado uma ferramenta de controle interno e é essencial para prevenir erros e fraudes, além de possibilitar o conhecimento das finanças de sua organização. Em alguns casos, a conciliação bancária é requisitada pela auditoria para comprovar alguns aspectos da movimentação financeira de uma empresa.
Nesse relatório é possível apontar e entender eventuais diferenças entre o que está registrado no sistema contábil e o que está apresentado no extrato bancário, já que é comum que existam cheques não compensados, além de depósitos bloqueados que geram a necessidade de conciliação.
Por que fazer a conciliação bancária?
Assim como outras ferramentas financeiras, como é o caso do fluxo de caixa, a conciliação bancária pode ser utilizada como fonte de detalhamento de entradas e saídas de recursos. Para empresas que têm uma movimentação muito grande de cheques, a conciliação permite acompanhar aqueles que já foram descontados e os que ainda estão a compensar.
A conciliação também se destaca para aquelas empresas que fazem vendas com a utilização de cartões, já que é necessário cruzar as informações dos relatórios de recebimentos enviados pelas operadoras com o que efetivamente fez parte da sua movimentação bancária em determinado período.
Essa técnica ainda permite que sejam conciliados valores de clientes e de pagamentos efetuados, já que em muitas empresas esse processo é feito quase que totalmente pelo banco, o que demanda uma conferência dos números apresentados.
Como fazer a conciliação bancária de sua empresa?
A elaboração da conciliação bancária deverá ser baseada no reconhecimento de todas as entradas e saídas, observando particularidades, como o registro em fichas separadas de controle de cheques pré-datados emitidos, bem como aqueles que foram recebidos com essa mesma condição. Vale lembrar que, em algumas instituições bancárias, existe um tempo de compensação dos depósitos recebidos, o que pode gerar algumas diferenças entre o que está registrado e o extrato bancário, já que esses não fazem parte do saldo apresentado.
Após essas considerações, é preciso comparar o saldo contábil com o saldo do extrato bancário e, caso existam diferenças, elas deverão estar representadas pelas particularidades apresentadas na conciliação bancária, ou seja, pelos cheques ainda não compensados e depósitos bloqueados.
Caso ainda existam diferenças, é preciso conferir a movimentação atentamente e verificar se não foram feitos lançamentos em duplicidade ou se não foram esquecidos registros ou controles de valores ainda não recebidos ou pagos.
Para que você elabore a sua própria conciliação, é preciso separar os saldos iniciais de todas suas contas bancárias e, com esses valores, controlar todas as entradas e saídas em uma planilha, bem como aqueles valores que ainda não entraram de forma efetiva em sua movimentação. Em alguns casos, o próprio sistema de gestão da empresa oferece uma opção de conciliação com integração entre os diferentes departamentos, além de outras funcionalidades que poderão lhe ajudar nesse processo.
Cuidados com sua conciliação bancária
Para que a conciliação bancária seja efetiva, é preciso que ela seja tempestiva, ou seja, deverá ser lançada e atualizada, de preferência, diariamente.
No caso de diferenças entre o extrato e o que está registrado na contabilidade, esses valores deverão estar explicados e detalhados na conciliação, permitindo que sejam entendidos todos os lançamentos e, no caso de diferenças ainda não explicadas, esses valores devem estar evidenciados para que possam ser resolvidos futuramente.
A conciliação bancária que é feita, normalmente, dentro da tesouraria da empresa, deverá observar a segregação de funções. Para evitar erros ou fraudes no processo, ela deverá ser realizada por uma pessoa diferente da que faz os depósitos ou até mesmo daquela que faz a emissão dos extratos.
É preciso também que sejam tomados cuidados em relação ao arquivamento e à utilização de documentos contábeis que possam comprovar a transação — podem ser notas fiscais, boletos, contratos e outros que sejam aceitos pela contabilidade como comprobatórios.
Vantagens de utilizar a conciliação bancária
Além da prevenção de erros e fraudes, que permite um maior controle financeiro do seu negócio, a conciliação bancária dá suporte a outra importante ferramenta: o fluxo de caixa. Isso porque que ele conta com os saldos bancários que representam os equivalentes de caixa. Além disso, quando elaborado corretamente e de forma atualizada, faz com que sejam conhecidos os valores disponíveis para as necessidades da empresa.
Entre outras funções, a conciliação também se destaca junto à elaboração do planejamento e do orçamento empresarial, permitindo também análises de tendências e projeções para o futuro de sua empresa. Nas análises da conciliação, torna-se possível entender a evolução de sua cesta de serviços e tarifas, e que, dependendo de sua movimentação e tempo de relacionamento com o banco, poderá ser utilizada para negociar melhores condições e taxas.
Neste post você viu que a conciliação bancária é um elemento essencial da gestão financeira de sua empresa. Ela se destaca não só como ferramenta financeira, mas como instrumento de controle e até mesmo de planejamento, uma vez que pode ser utilizada junto à elaboração do orçamento e para conhecer melhor os recebimentos e pagamentos de seu negócio. Foram vistos os cuidados e observações que devem ser tomados para um melhor detalhamento e otimização de sua conciliação e da importância para a elaboração do fluxo de caixa, que é essencial na gestão empresarial.
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