Após anos de experiência e muitos contatos estabelecidos, chega o momento em que o profissional da contabilidade se sente preparado para alçar novos voos, e a ideia de abrir o próprio escritório contábil é um passo natural. No entanto, essa nova etapa precisa ser bem planejada. Embora os contadores sejam reconhecidos por fazerem parte de uma classe organizada e preparada para os negócios, a realidade no mercado pode ser bem diferente.
Prova disso é uma pesquisa divulgada em 2015 pelo Instituto Brasileiro de Estatística e Geografia (IBGE), que descobriu que metade das empresas brasileiras fecham as portas antes mesmo de completar três anos de existência. O motivo, de acordo com o diagnóstico da própria instituição, é a falta de planejamento e a inexperiência do gestor. Muitas vezes, os erros cometidos envolvem as questões burocráticas, as estratégias de inauguração e até mesmo a localização da empresa.
Para passar bem longe dessa realidade, portanto, você não deve olhar para seu escritório contábil somente como um contador, mas como um verdadeiro empreendedor! Que tal começar com as dicas que vamos passar? Confira nosso guia e veja como abrir um escritório contábil:
Plano de negócios
Toda empresa deve começar com um plano de negócios bem constituído. Como contador, você deve estar preocupado com o planejamento tributário da sua empresa, não é verdade? Provavelmente já está pensando no tipo da empresa, regime tributário ou procurando se informar sobre possíveis isenções. É claro que tudo isso é fundamental nessa etapa, no entanto, como vimos no início do post, você não pode parar por aí.
O plano de negócios também é o momento de definir uma série de outros pontos fundamentais para o empreendimento. Dentre eles, a estruturação do marketing de inauguração, a definição da localização do escritório, as projeções de receitas e despesas da empresa, as metas e os objetivos e o pró-labore dos sócios — afinal, normalmente são eles que começam trabalhando. Além disso, esse também é o momento apropriado para estipular a missão, os valores e a visão da organização.
Localização do escritório contábil
Apesar de ser muito importante, esse talvez seja um ponto pouco discutido durante o surgimento de uma empresa. No início das operações, normalmente apenas os sócios trabalham em conjunto, por isso, é completamente desnecessário alugar escritórios grandes e luxuosos. Mas uma vez que ganha corpo, sua empresa precisa de um lugar para operar.
Atualmente, existem opções extremamente viáveis para o seu negócio nascer, como os escritórios compartilhados (coworking). Neles, o gestor divide uma sala com outras empresas, pagando um valor muito abaixo do que um aluguel comercial — normalmente, os preços variam entre R$ 250 a R$ 900 por mês nas grandes capitais. Essa é uma oportunidade, inclusive, para você conhecer clientes em potencial, já que eles podem estar na porta ao lado!
Outro ponto importante, especialmente para os escritórios de contabilidade, diz respeito à proximidade com órgãos da fazenda, como a Secretaria de Fazenda Estadual, a Secretaria da Receita Federal entre outros. É claro que, sempre que possível, seu escritório deve se localizar próximo a esses pontos, pois pode facilitar muito a logística operacional.
Questões burocráticas
De acordo com uma pesquisa realizada pela Federação das Indústrias do Estado do Rio de Janeiro (Firjan), atualmente o custo médio para a criação de um empreendimento, somando nisso o Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ), os tributos e demais encargos, chega a uma média de R$ 2.038,00. No entanto, é importante ressaltar que esse valor pode variar até 274% entre os estados, afinal, cada um deles possui legislações diferentes, tanto do ponto de vista administrativo quanto fiscal.
Para começar, você deve elaborar o Contrato Social, que definirá uma série de questões, como as atividades da empresa, o modelo tributário e a participação dos sócios. Além disso, é preciso verificar se o nome e o objeto social da empresa não são utilizados por terceiros. Com o documento elaborado, você deverá registrá-lo no cartório de pessoa jurídica ou na Junta Comercial — lembrando que precisa da assinatura de um advogado!
Após esse momento, é chegada a hora de conseguir o alvará de funcionamento na prefeitura e realizar a inscrição estadual na Secretaria Estadual de Fazenda. Sobre a inscrição, é importante lembrar que muitos estados têm convênios com a Receita Federal, possibilitando sua realização junto com o CNPJ na internet, por meio de um cadastro único. A última parte é tirar o seu CNPJ! No site da Receita Federal você consegue um passo a passo para formalizar o negócio.
Acabou? Infelizmente, não. Você ainda precisa de se cadastrar junto à Caixa Econômica Federal, no Corpo de Bombeiros Militar e registrar seu escritório junto ao Conselho Regional de Contabilidade!
Investimento e capital de giro
O investimento básico, evidentemente, pode variar muito de acordo com a visão do empreendedor. Claro que um escritório pequeno, em que apenas os sócios trabalham, precisará de muito menos recursos para funcionar do que um escritório mais ambicioso, que já comece com clientes de peso. O ideal é que você mesmo calcule tudo aquilo que precisará, contando desde os grampeadores até os softwares de gestão contábil.
Apesar de o investimento ser muito variável, o capital de giro do negócio, por outro lado, é mais estável. De acordo com o Sebrae, escritórios contábeis devem estabelecer como capital de giro algo em torno de 25% a 55% do investimento total. Isso porque nesse mercado o retorno do investimento normalmente é atingido no médio prazo, já que, ao contrário de um comércio, por exemplo, é o próprio gestor que busca os seus clientes de forma direta e pessoal!
Recursos humanos
Por fim, temos a questão da contratação de pessoal. O normal é que seu escritório contábil comece apenas com a participação dos sócios, no entanto, é bom se preparar desde já para contratar todos os profissionais necessários para o crescimento da empresa. Além de pessoas para a secretaria e auxílio com serviços internos e externos, você deve ter em mente que precisará de um contador ou técnico contábil no futuro e um encarregado de escrita fiscal.
No início de seu escritório de contabilidade, você deve terceirizar o máximo de “departamentos” possíveis, dentre eles, destacamos o marketing, o jurídico e o departamento de pessoal. Muitas empresas fornecem esse tipo de serviço, portanto, evite ao máximo contar com essa despesa internamente.
