Por que contabilidade e gestão devem andar juntas?

Para que um negócio tenha uma gestão eficiente, todos seus processos devem estar integrados com a contabilidade de alguma forma. Essa sincronia permitirá uma troca de informações mais eficaz e a geração de informações úteis para um processo de decisão mais rápido. Mas por que contabilidade e gestão devem andar juntas? Veja agora alguns pontos importantes!

Elaboração de demonstrações contábeis

O Balanço Patrimonial, por exemplo, congrega não apenas informações contábeis, mas também dados sobre os ativos fixos de uma empresa e os desgastes sofridos por cada um deles.

As obrigações também são apresentadas nessa demonstração, devendo ser certificadas com base em documentos firmados com terceiros e precisam possuir uma sincronia muito grande entre contabilidade e contas a pagar.

O mesmo acontece com os recebíveis, pois de uma venda a prazo, se o mesmo valor não for lançado como um direito, normalmente de curto prazo, as demonstrações contábeis ficarão fora de enquadramento com a realidade. Mas qual a importância que isso tudo tem quando o assunto é a gestão da sua empresa?

Pense na seguinte situação: todas as decisões estratégicas de curto e de longo prazo são tomadas com base nos números de uma empresa, que estão contidos nas demonstrações contábeis. Se uma decisão for tomada com base em números que foram gerados com erros, as decisões já refletirão a análise de dados incorretos.

Consequentemente, podem ser atribuídos valores equivocados de vendas porque os valores de custos estavam errados. Esses erros podem ser tanto para mais quanto para menos. Um negócio pode ser seriamente prejudicado com esse tipo de decisão, pois dá aos concorrentes vantagens que eles sequer esperavam que sua empresa oferecesse.

Para evitar possíveis riscos, contabilidade e gestão devem estabelecer proximidade.

O papel do orçamento na gestão empresarial

Quando se pensa nos planos futuros de uma empresa, uma ferramenta muito eficiente é o orçamento empresarial, que tem papel decisivo para os investimentos de capital de um negócio.

Como saber se é a hora de investir em uma nova unidade operacional ou em uma planta produtiva? Esses parâmetros certamente estarão implícitos nas demonstrações e serão transportados para um orçamento empresarial.

Ainda, como descobrir se é o momento de investir mais e tentar exportar seus produtos ou serviços para um país estrangeiro? O orçamento normalmente indica informações valiosas a esse respeito, apresentando aos gestores opções de caminhos a serem seguidos tanto em curto quanto em longo prazo.

Novamente, se a contabilidade gerar informações equivocadas, que não representem a realidade financeira e econômica de uma empresa, o orçamento empresarial também será projetado com base em dados que não condizem com a verdade.

Integração dos setores

Todos os setores devem saber da importância e da ligação que possuem com a contabilidade. O setor produtivo, por exemplo, deve saber que as informações de estoques e custos são importantíssimas para a correta precificação e para o relacionamento com fornecedores e clientes.

Com base nessas informações, programações de compras de matéria-prima e de prazos trabalhados com os clientes poderão ser realizadas, apresentando bons resultados em longo prazo, quando bem elaboradas.

Caso contrário, poderão apresentar ineficácia empresarial já nas primeiras atividades, fazendo com que a empresa necessite de endividamento para aquisição de matéria-prima ou que produza mais do que o necessário, ficando com estoque parado e dinheiro empatado nas mercadorias aguardando os clientes.

O sistema de comunicação da sua empresa

Para garantir que contabilidade e gestão andem juntas em sua empresa, melhore ou crie um sistema de comunicação interna. Se ele já existir, faça com que ganhe uma nova roupagem, dando prioridade ao envio de informações para o setor da contabilidade. Somente a ligação da contabilidade com o processo de gestão não será suficiente se os dados não forem corretos.

Por menores que sejam, todos os departamentos devem enviar de maneira periódica informações ou relatórios para o setor de contabilidade, o que fará com que as informações geradas possam ser controladas e conferidas antes de figurarem nas demonstrações contábeis.

A atribuição de responsabilidades é um bom caminho

Para cada setor, há uma carga de responsabilidade que pode ser atribuída pelos gestores aos respectivos chefes. É importante que esses chefes de setor saibam a quantidade e a qualidade das informações que devem ser enviadas para o setor de contabilidade, o que fará com que a qualidade das demonstrações contábeis cresça com o passar do tempo.

Essas rotinas devem ter não somente o comprometimento dos chefes dos departamentos, mas também de todos os funcionários que estejam subordinados a eles. Isso garantirá um bom andamento dos processos em longo prazo.

Empresas que utilizam esse processo normalmente realizam reuniões quinzenais ou mensais para avaliação de fluxos informacionais que são realizados diretamente para a contabilidade.

Serviços de contabilidade podem ser uma solução para o seu negócio

Quando se fala de uma ligação eficiente entre contabilidade e gestão empresarial, o foco principal é o fluxo de informações. Mas e se esse fluxo for gerenciado por uma estrutura externa à empresa? É o caso dos serviços de contabilidade ou de consultoria, os quais auxiliam os diretores no processo de gestão empresarial, pois definem uma estrutura de fluxo de informações, além de garantirem o correto suprimento de informações contábeis para a tomada de decisões.

Os investimentos realizados para colocar em prática um serviço de contabilidade terceirizado podem ser facilmente compensados com uma geração de informações mais eficiente, pois os funcionários externos terão o comprometimento de gerarem informações apropriadas para os gestores, o que faz com que o processo de tomada de decisões fique mais rápido e eficaz.

Essa empresa será capaz de corrigir os erros cometidos no passado, identificar processos que precisam ser revistos e sugerir tais alterações, além de incluir alguns procedimentos faltantes para que a gestão empresarial seja beneficiada, como um controle adicional ou até mesmo a criação ou extinção de uma área da empresa.

Para que a gestão de uma empresa seja bem-sucedida, é importante que a contabilidade receba e repasse informações de qualidade. Esse é um processo contínuo e que precisa de constante revisão, por mais que se contrate um serviço externo de contabilidade.