A gestão de uma empresa pode ser impulsionada quando realizada de forma organizada, racional e com controles que auxiliem o gestor no processo de tomada de decisão. Mas como isso pode ser feito da melhor forma em uma organização? Com a implementação da controladoria de contabilidade!
Com este post você vai entender como estruturar a controladoria contábil em uma organização, quais são os principais passos e como esse processo pode ser vantajoso para a sua organização.
Entendendo o papel da controladoria
Antes de implementar a controladoria contábil, é preciso compreender o papel desse órgão administrativo dentro da organização. Tendo isso em vista, a controladoria de contabilidade deve coordenar os demais setores da organização e, por isso, desempenha um papel tão importante em uma empresa.
Entre suas funções estão a harmonização, a avaliação e a melhoria de processos e colaboradores. Além disso, ela conta com o uso de ferramentas de gestão, técnicas de análise e outras formas de racionalização de recursos de uma organização.
Uma vez que a controladoria contábil deseja assegurar a saúde financeira da empresa e a perpetuidade dos negócios, ela deve suprir os gestores com as informações úteis ao processo decisório que visam à maximização dos resultados.
A controladoria atua com ações de curto, médio e longo prazo na organização, as quais devem ser coordenadas para que sejam corrigidos os desvios e para que a empresa possa buscar sempre o melhor caminho a seguir.
Implementando a controladoria contábil
A implementação da controladoria contábil pode variar de empresa para empresa. Isso ocorre porque empresas que possuem estrutura gerencial mais simplificada precisam começar de uma maneira mais simples, com menos detalhes, departamentos e ter consciência de que a evolução ocorrerá com o tempo.
Entender o que é a controladoria, o seu papel, quais são os recursos da organização e como ela deverá coordená-los é o primeiro passo nesse processo, mesmo para as estruturas um pouco mais simplificadas.
Caso a empresa tenha uma estrutura um pouco mais desenvolvida, o passo seguinte é definir o posicionamento hierárquico, ou seja, qual o grau de autoridade atribuído ao responsável por essa área. Isso vai depender das características da organização e também do profissional que vai comandar a controladoria, entre outros detalhes.
Apresentando a controladoria aos gestores e colaboradores
Após o entendimento do momento da empresa e da definição quanto à implementação da controladoria, é preciso apresentar sua proposta aos gestores. Esse processo deve ser cuidadoso, visando informar aos executivos como o novo departamento será operacionalizado.
Aqui, é importante explicar quais serão as novas divisões e subdivisões, quem serão as pessoas responsáveis e suas funções, e como funcionará a empresa com a controladoria, uma vez que ela não fazia parte da estrutura prévia do negócio.
Outro momento decisivo é o envolvimento dos colaboradores. Eles precisam compreender o que está ocorrendo, qual o papel deles e como ocorrerá essa transição. Nesse sentido, é normal que alguns fiquem apreensivos com as mudanças, mas assim que entendem o processo, ele será feito de uma forma organizada e tranquila.
Por isso, desenvolver uma comunicação corporativa efetiva e que demonstre com clareza todos os passos da organização é uma etapa importante na hora de implementar a controladoria. Todos os envolvidos devem ficar conscientes do que está ocorrendo e de seu papel nessa hora.
Definindo controles, relatórios e demonstrações
Como o próprio nome indica, a controladoria contábil trabalha com uma infinidade de controles. Assim, uma de suas etapas mais importantes está ligada à definição e à implementação de rotinas, processos e controles que vão delinear as atividades da empresa.
Nessa etapa, a organização precisará delimitar e reconhecer suas atividades e, desse modo, definir rotinas, manuais de procedimentos e processos, assim como os controles internos necessários para a segurança da organização.
Outro momento é a criação de métricas para a organização, baseadas comumente nas demonstrações contábeis. Entre as mais comuns, estão o Balanço Patrimonial, a Demonstração do Resultado do Exercício e a Demonstração dos Fluxos de Caixa.
Isso inclui ainda as métricas relacionadas à gestão de recursos, sejam elas de custos, sejam elas relativas a recursos humanos. Lembrando que esse processo é complexo e pode variar de acordo com o tamanho da organização e ramo em que ela atua.
Definindo o profissional que vai atuar como controller
Outro ponto importante é a definição do profissional que vai atuar como controller . Ele pode já fazer parte da estrutura da organização, sendo um colaborador e já conhecendo a estrutura e os detalhes do negócio.
Também pode ser um profissional do mercado, com vasta experiência e diferenciais que o controller precisa ter. O importante é que esteja preparado para entender o momento de transição, além de estar sempre atualizado e em busca das melhores soluções para a empresa.
Além de conhecimentos técnicos na área de contabilidade, um profissional que vai atuar na controladoria contábil também precisará de habilidades de gestão, custos, domínio de mercado, recursos humanos e outras áreas correlatas.
Por fim, vale ressaltar que tal profissional precisa estar atento às mudanças na legislação, já que, no Brasil, a controladoria sofre impacto das normas contábeis, e adequar esses impactos para que a organização continue competitiva é uma de suas funções.
Neste post você viu que o processo de estruturação da controladoria contábil é bastante flexível e pode ser adaptado de acordo com o tipo de organização. De forma básica, é preciso compreender como esse órgão atua em uma empresa e, então, definir o seu posicionamento hierárquico.
Na sequência é preciso informar gestores e colaboradores de que esse processo ocorrerá e contar com a participação de todos. O processo de comunicação corporativa deve ser eficiente e ajudar a organização a angariar a participação de todos os envolvidos.
Adicionalmente, devem ser definidos controles, relatórios e demonstrações que servirão como base para o processo decisório, como eles serão avaliados e que informações serão utilizadas para a elaboração das métricas de gestão.
O controller deverá ser devidamente definido, uma vez que esse profissional deve ter habilidades voltadas à gestão, à análise contábil, à adequação às normas, à gestão de recursos humanos e outras competências necessárias para que a controladoria contábil possa ocorrer.
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