O departamento contábil produz diariamente uma série de informações relacionadas ao negócio. Esses dados costumam ser armazenados apenas para controle e gerenciamento da empresa ou para possíveis casos envolvendo uma fiscalização.
Em algumas situações, são emitidos alguns relatórios para uso em reuniões estratégicas, mas poucos empresários utilizam esses dados como forma de elaborar estratégias específicas de gestão, como ocorre com a Business Intelligence (BI).
A Business Intelligence, ou inteligência de negócios, é uma metodologia que utiliza as informações obtidas junto a diversos departamentos de uma mesma empresa para auxiliar na tomada de decisões administrativas e estratégicas. Mas não é só isso: a BI é muito mais ampla e envolve diversas fontes de informação relevantes para a gestão estratégica de um negócio.
Vale mencionar que, quando se fala em Business Intelligence, também se está falando em tecnologia. Só é possível adotar uma boa estratégia de BI quando a empresa tem uma abordagem tecnológica eficiente, baseada na coleta, gerenciamento e armazenamento satisfatório de informações e dados gerados pelos seus departamentos.
Neste artigo, você vai entender como a Business Intelligence pode favorecer o setor contábil de uma empresa ou até mesmo a gestão de um escritório contábil, contribuindo para a coleta e análise de informações que são capazes de mudar completamente a forma como o empresário está pensando suas estratégias de investimentos e posicionamento no mercado.
Vamos lá!
Conceituando Business Intelligence
Antes de falar especificamente sobre a aplicação da BI na contabilidade, é imprescindível conhecer o conceito dessa metodologia.
A inteligência de negócios é o uso inteligente de todas informações geradas dentro da empresa. Uma gestão se torna eficaz quando consegue utilizar com perfeição os dados gerados para a produção de métricas, permitindo montar estratégias que realmente impactem o resultado buscado pelo negócio.
Assim, a Business Intelligence tem a função de otimizar a gestão por meio da geração de informações que permitam qualificar a tomada de decisões. Como já mencionado anteriormente, somente é possível compilar esses dados com o uso de tecnologias e softwares que permitam um controle e um armazenamento eficientes dos elementos gerados.
Metodologia
Além disso, é importante mencionar que a BI não trata apenas das informações obtidas dentro da organização. Com o método, é possível, e importante, coletar dados externos, como informações sobre o mercado, necessidades do consumidor, dados da concorrência, aspectos políticos, econômicos e tecnológicos.
A metodologia utilizada vai depender do objetivo e das especificidades de cada empresa, e por isso é importante contar com o apoio de profissionais qualificados e experientes na estratégia de BI de um negócio.
Vivemos a era da informação, e isso faz com que as decisões estejam cada vez mais baseadas nas informações geradas pelos consumidores. Por exemplo, uma empresa que trabalhe com diversas linhas de produtos pode usar os dados de compra e recompra de determinados itens para identificar quais deles estão sendo mais aceitos pelos consumidores.
Business Intelligence e contabilidade
Como já citamos, a contabilidade é um setor que gera muitas informações diariamente. São gerados e armazenados rotineiramente dados sobre receitas, custos e despesas, informações elementares e primordiais para a tomada de decisões em um negócio.
No setor contábil, a BI pode unir dados que, em princípio, não são relacionados, de forma a combiná-los de acordo com o interesse da empresa, promovendo diferentes perspectivas e diversas formas de pensar a gestão estratégica.
Os dados contábeis representam fielmente a situação financeira da empresa e, por isso, têm tamanha representatividade no pensar estratégico de uma organização.
Informações concretas sobre despesas com pessoal, tributação ou marketing podem ser mensuradas, combinadas e avaliadas de forma a auxiliar o empresário na tarefa de investir (ou deixar de investir) em setores que não trazem bons resultados para o negócio.
Implementação do BI no departamento contábil da sua empresa
Quem busca implementar a metodologia de Business Intelligence no seu negócio deve começar desenvolvendo um mapa da situação atual do departamento contábil.
É preciso entender como está a situação da empresa e de que forma as informações têm sido organizadas e processadas. Um dos pontos-chave é o uso de sistemas para o armazenamento de dados. Além disso, é importante identificar como está a política da empresa em relação ao uso dos softwares internos: os colaboradores costumam inserir todos os dados da empresa? Em caso negativo, o que está ficando fora?
Após compreender a real situação e dinâmica desse departamento, é necessário preparar a equipe para a realização do trabalho. Os profissionais que atuam no departamento contábil devem compreender o que é a Business Intelligence e qual o impacto que esse trabalho vai ter na rotina de todos.
Além disso, é necessário deixar clara para os colaboradores a importância que a BI tem para o negócio, agregando conhecimentos que podem favorecer todos os envolvidos no trabalho. Dessa forma, os profissionais vão se sentir engajados para alimentar os sistemas, mantendo todas as informações disponíveis e organizadas e, assim, contribuindo para a inteligência de negócios e, consequentemente, para o crescimento da organização.
Integração e compartilhamento dos dados
Depois de informar e orientar os profissionais, é momento de definir como será realizada a integração e o compartilhamento dos dados. A gerência deverá organizar as equipes e definir quem será o responsável pelos dados sigilosos. Outra questão importante e que deve ser estabelecida nesse momento é de que forma o trabalho será feito, a fim de reduzir o impacto na rotina diária de trabalho.
A implementação da BI deve ser feita de forma tranquila e gradativa, para que se consiga alinhar o pensamento e as ações de todos os colaboradores envolvidos, integrando as equipes e garantindo que o trabalho corra de forma proveitosa e exitosa para todos.
Gerenciamento de um processo de BI no setor contábil
A Business Intelligence se diferencia das demais estratégias de planejamento em razão da integração entre diversas áreas da empresa. Para que essa integração ocorra, é necessário contar com um profissional que centralize e organize os demais colaboradores envolvidos no trabalho de BI.
Assim, o gestor deve definir quem será o colaborador responsável, sendo ele quem vai definir os profissionais do departamento contábil encarregados de atuar na área de inteligência de negócios.
Eles serão os profissionais diretamente envolvidos no trabalho. Definir personas responsáveis facilita a comunicação, a organização e o gerenciamento do processo.
Ao obter os dados e ter um bom controle das informações, é importante que esses mesmos colaboradores atuem no sentido de auxiliar e orientar os demais colegas sobre a necessidade de manter a rotina de armazenamento, controle e gestão implementada durante o processo de Business Intelligence.
Business Intelligence, dados e tomada de decisões
Os softwares e estratégias utilizados na BI permitem uma visualização completa de como está o negócio como um todo. A integração e o manuseio correto de dados permite ao empreendedor o cruzamento de informações de diversos setores ou, no caso específico da contabilidade, o cruzamento de diversos indicadores.
Os resultados obtidos com esses cruzamentos tornam possível traçar perfis e padrões de gastos, informações que podem auxiliar na adoção de estratégias que visem reduzir desperdícios ou até mesmo reorganizar gastos.
As métricas obtidas por meio da análise de dados ajudam os gestores na tomada de decisões focadas em informações reais, que antes, por falta de organização e planejamento, talvez nem fossem conhecidas.
Quando se fala em Business Intelligence e contabilidade, se está falando em uma contabilidade estratégica. Esse tipo de contabilidade torna a empresa muito mais competitiva frente ao mercado, já que os profissionais passam a olhar para o futuro prevendo possibilidades, utilizando o seu conhecimento na forma de um planejamento estratégico das finanças, e não só no controle e pagamento de impostos.
Motivos para se usar a BI contábil
Ainda está em dúvida sobre a importância e o impacto da Business Intelligence contábil? Confira, então, uma relação de argumentos definitivos para você inserir essa estratégia no seu negócio:
- vivemos a era da informação. Dados são gerados o tempo inteiro, no mundo todo, por todas as pessoas. Isso inclui o seu departamento contábil;
- as pessoas são obrigadas a tomar decisões o tempo todo, tanto na vida pessoal quanto profissional. Decisões fazem parte da rotina de todo ser humano, assim como da rotina dos gestores de um negócio;
- a tomada de decisões é embasada nas informações disponíveis para o indivíduo;
- quanto maiores a quantidade e a qualidade das informações, mais concreta será a decisão tomada. Dessa forma, melhor será o resultado alcançado;
- para ter um grande número de informações realmente úteis e relevantes, é necessário organizar, filtrar e gerenciar dados;
- a tecnologia é essencial na coleta e armazenamento dessas informações. Hoje, a era da informação só existe graças à tecnologia;
- uma empresa que não invista em tecnologia e informação perderá espaço no mercado;
- os dados contábeis são o cérebro do negócio, é a partir deles que o gestor tem conhecimento sobre a realidade financeira da empresa.
Está claro que a inteligência de negócios é o caminho mais fácil para o empresário que quer alcançar resultados por meio de informações produzidas pelo próprio negócio. Quanto mais dados contábeis, mais fácil fica encontrar a melhor solução ou caminho a ser seguido. Quem busca crescimento e embasamento para a tomada de decisões deve aprender e investir na Business Intelligence.
