Nos mais diferentes setores da atividade humana, os avanços da tecnologia têm causado impactos significativos. Seja na comunicação, na medicina, na agronomia ou em qualquer outra área, é inevitável reconhecer a transformação em boa parte dos procedimentos. É preciso, portanto, pensar nas consequências da tecnologia na contabilidade para a realidade dos envolvidos com essa esfera. Quer saber quais são elas? Não deixe de ler este artigo até o final para conferir!
Quais são as exigências da contabilidade
A contabilidade é a ciência que lida com tudo aquilo que diz respeito ao patrimônio de uma empresa, gerando informações úteis para uma melhor tomada de decisão dos gestores. Dessa forma, trata-se de uma atividade que exige uma série de conhecimentos que vão além da simples capacidade de lidar com números.
Isso significa que a contabilidade é contemplada com os avanços tecnológicos dedicados aos serviços contábeis, mas também a outras áreas, como é o caso de ferramentas voltadas para o atendimento, por exemplo.
Por conta disso, as inovações têm transformado radicalmente a maneira como as companhias trabalham no setor. Praticamente todo o processo manual de escrituração contábil foi substituído por recursos eletrônicos capazes de organizar melhor os relatórios.
Consequentemente, vemos mudanças em todo o mercado. Com processos aperfeiçoados, as exigências para o profissional da área aumentaram, pois agora, além de lidar com o conhecimento técnico inerente à sua função, recomenda-se também que esteja apto a usar aparatos cada vez mais modernos para que os procedimentos sejam realizados.
Exigências legais
A tecnologia passou a ser parte da rotina dos profissionais até mesmo para acompanhar as exigências do governo em relação às questões contábeis e fiscais.
Com o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), a própria maneira de prestar contas a respeito das atividades da empresa tem sido transformada para facilitar a entrega de documentos à Receita Federal e às Secretarias da Fazenda e de Finanças.
A ideia de transformar as informações contidas nos livros contábeis e fiscais em arquivos digitais tem exigido o devido entendimento dos contadores. Em função disso, ferramentas têm surgido para facilitar o processo de contabilidade das companhias, de modo que a entrega das obrigações seja simplificada.
A importância do armazenamento virtual de documentos
Um exemplo dessas ferramentas está relacionado ao armazenamento em nuvem — a chamada cloud computing. Se, anos atrás, tanto os escritórios quanto as empresas destinavam salas inteiras para guardar seus documentos, isso praticamente já deixou de existir nos dias atuais.
Com a digitalização dos arquivos, a maioria das companhias consegue usar os antigos espaços para outros fins. Além disso, essa prática permite otimizar o tempo dos colaboradores, pois dá condições para o resgate imediato dos conteúdos disponibilizados em ambientes online.
Outro benefício é a possibilidade de evitar problemas comuns no passado, como quando os arquivos eram danificados por conta de acidentes ou excesso de uso. Com a cloud computing, eles ficam armazenados na nuvem, o que permite um acesso a qualquer momento, mesmo que o funcionário não esteja no escritório.
Isso traz muitas vantagens: imagine que você vá a uma reunião na empresa do cliente e, de repente, surja a necessidade de conferir algum arquivo ou documento que não esteja em suas mãos. Nesse caso, basta ter um computador para acessar a internet e resgatar o conteúdo.
Esse diferencial do imediatismo é algo que caracteriza a importância da tecnologia na contabilidade hoje. Sem esse recurso, fatalmente você precisaria cancelar a reunião e voltar para o escritório a fim de buscar o documento, ou, então, seguiria adiante sem uma informação relevante para facilitar a tomada de decisão do cliente.
O uso de plataformas e a eliminação da burocracia
O exemplo citado anteriormente nos dá a deixa para ressaltar outro aspecto da transformação tecnológica no mundo contábil: a comunicação. Se, anteriormente, ela se dava apenas via telefone, hoje não é mais preciso sequer dialogar com o cliente se o seu escritório dispuser de instrumentos práticos.
É o caso da plataforma digital, um sistema que abriga informações, planilhas e diferentes tipos de documentos em ambiente online. Ela funciona como um grande portal que lida com todas as tarefas comuns a determinado tipo de negócio.
Hospedada na rede, a alternativa garante a operação de um negócio de maneira simples e intuitiva. Com a popularização da internet, esse tipo de recurso tem se tornado cada vez mais comum, pois permite a realização de negócios mais baratos do que da maneira tradicional, sem que isso represente perda de qualidade.
No setor contábil, essa tecnologia abriu espaço para o surgimento de agências que atuam 100% de maneira online, uma tendência que cresce cada dia mais no Brasil.
A operacionalização das atividades do escritório
No que diz respeito à operacionalização, os sistemas integrados têm trazido soluções que permitem aos escritórios compartilhar dados e uniformizar processos.
Isso ajuda a produzir informações mais precisas, além de oferecer algo especial: o compartilhamento dos conhecimentos gerados em tempo real, o que faz com que as atividades de rotina sejam aperfeiçoadas. Assim, é possível melhorar o desempenho, simplificar as ações e maximizar os resultados da empresa.
Com sistemas de gestão, a burocracia pode ser bastante reduzida. O chamado ERP — sigla para Enterprise Resource Planning, ou Planejamento dos Recursos da Empresa, em português — permite trabalhar com todas as operações que fazem parte da rotina de uma companhia, considerando questões administrativas e operacionais, de maneira simples e organizada.
A ferramenta registra diferentes tipos de informações a respeito de clientes, funcionários, fornecedores, produtos, impostos, entre outros, tornando a gestão bem mais controlada e eficiente.
A tecnologia na contabilidade para o atendimento
Problemas sempre podem aparecer, mas o que diferencia as empresas é a maneira como conseguem resolvê-los. Esse raciocínio tem tudo a ver com o bom uso dos recursos disponíveis para melhorar o atendimento com o cliente.
Com a tecnologia, empreendimentos, em geral, têm tido mais facilidade para criar um relacionamento interessante com seus consumidores e, assim, fidelizá-los. E com o ramo da contabilidade não é diferente.
Se, no passado, um dos diferenciais de um bom serviço contábil era justamente a menor distância entre o escritório e a empresa do cliente, isso praticamente não faz mais diferença hoje, já que surgiram ferramentas capazes de colocar os envolvidos em contato de maneira mais prática.
Com um serviço online de atendimento ao cliente, as dúvidas podem ser solucionadas na própria rede, sem que haja a necessidade de deslocamento das pessoas. É possível, dessa forma, se comunicar via Skype ou Google Hangouts, por exemplo.
Você também pode oferecer soluções práticas, como o Frequently Asked Questions (FAQ), para deixar prontas as perguntas e respostas mais comuns envolvendo o seu serviço, de modo que o cliente sequer tenha que procurá-lo para tirar uma dúvida recorrente.
Os benefícios proporcionados pela tecnologia na contabilidade
Soluções de segurança
Um dos aspectos mais importantes da revolução tecnológica está relacionado à segurança com que os procedimentos passaram a ser realizados.
Como a tecnologia oferece condições para diminuir as falhas humanas, tornou-se muito mais difícil ter problemas como a perda de dados, por exemplo. Isso é importante, pois evita o descumprimento de obrigações tributárias, multas e fiscalizações.
Já em situações nas quais uma empresa está submetida a procedimentos como auditorias, a possibilidade de resgatar documentos de maneira simplificada, acessando a nuvem, facilita o processo por parte dos profissionais envolvidos.
Trata-se de um avanço significativo, principalmente se compararmos com épocas passadas — em que esse tipo de procedimento levava muito mais tempo e exigia um gasto de energia bem maior.
Ganho de credibilidade junto ao cliente
A tecnologia tem oferecido recursos para garantir ao contador condições de obter credibilidade junto ao cliente. Ao perceber que seu escritório oferece diferenciais no atendimento e na segurança dos documentos, a tendência é que ele passe a ver seu trabalho de maneira mais positiva.
Isso é fundamental para agregar valor ao serviço oferecido e gerar mais benefícios, como a fidelização, por exemplo.
Ainda é comum ver prestadores de serviço se atrapalhando com o excesso de documentos que envolvem seu dia a dia. Até mesmo profissionais de destaque estão sujeitos a erros quando se veem diante do acúmulo de pastas para organizar. Isso leva a atrasos e retrabalhos.
Ao modernizar os procedimentos, o contador conta com um diferencial de mercado — algo fundamental para o momento de dificuldade financeira enfrentada pelo país. Nesse caso, a tecnologia tem se apresentado como uma ferramenta importante.
Crescimento do escritório
Como vimos, as inovações aperfeiçoam os diferentes processos que fazem parte da rotina de um escritório contábil. As ações se tornam mais seguras, eficientes e centralizadas, de modo que, quando bem compreendidas pelos operadores, tendem a se converter em aumento da satisfação dos clientes e, mais importante, na fidelização em longo prazo.
Portanto, é possível resumir os benefícios da tecnologia na contabilidade em uma única palavra: simplificação. Tudo o que antes levava mais tempo e trazia mais custos para ser feito agora acontece com mais agilidade.
Dessa forma, o escritório atende a uma quantidade maior de clientes com mais qualidade. Interessou-se pela tecnologia na contabilidade? Curta a nossa página no Facebook e no LinkedIn para saber mais sobre esse e outros assuntos!
