Entenda a relação entre contabilidade e certificado digital

Hoje em dia diversos artifícios ganharam versão digital, a fim de acompanhar o crescimento e a popularização da Internet para os negócios. O certificado digital é uma dessas inovações tecnológicas que valem a pena serem abraçadas pelo mundo empresarial.

Se muitos empreendedores e contabilistas ainda trazem dúvidas sobre a real importância do certificado digital, é preciso apreender o quanto antes o que ele é e quais setores da empresa devem se responsabilizar pelo seu uso e emissão.

Este post tem o objetivo de mostrar qual é a afinidade que existe entre a contabilidade e o certificado digital. Ao ler o texto, você poderá entender melhor a responsabilidade dos contabilistas em relação a esses documentos.

O sistema de certificação digital

No mundo contemporâneo, interligado pela internet e por seus variados recursos, o fluxo de informações está maior e mais intenso. Para várias empresas e instituições, é essencial resguardar diversas informações sigilosas, e a própria existência do negócio depende disso.

Sabemos que existem muitos riscos no universo digital que podem ameaçar a integridade das informações. É indispensável assegurar que elas sejam usadas pelas pessoas certas e preenchidas adequadamente.

O sistema de certificação digital foi desenvolvido a partir dessas necessidades. Ele tem como objetivo confirmar a autenticidade das informações declaradas, sejam elas relacionadas à pessoa jurídica ou à pessoa física. Assim, o sistema de certificação digital garante a origem das informações, sua veracidade e ainda agiliza o processo de autenticação dos documentos.

Os certificados digitais são emitidos pela Infraestrutura de Chaves Públicas do Brasil (ICP-Brasil). A ICP-Brasil identifica, no ambiente virtual, pessoas físicas e jurídicas que foram cadastradas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

Os principais certificados digitais são:

• E-CNPJ: versão eletrônica do CNPJ, que serve para emissão de Nota Fiscal Eletrônica, transmissão de Escrituração Fiscal Digital e obrigações acessórias;
• E-CPF: substitui o CPF das pessoas físicas no ambiente virtual, servindo inclusive para a entrega de declarações do Imposto de Renda.

A função da contabilidade

A contabilidade, por sua vez, é uma ciência que tem como finalidade cuidar da escrituração das empresas, ou seja, lançar toda a sua documentação nos livros contábeis. Essa é a forma mais eficaz de registrar todos os atos e fatos contábeis, a totalidade das operações comerciais, financeiras e fiscais da empresa.

A contabilidade também acompanhou a evolução tecnológica e trabalha com documentos digitais, sendo o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) o exemplo mais evidente do comprometimento da administração contábil com a fiscalização eletrônica.

A contabilidade e a certificação digital

A Escrituração Contábil Fiscal é realizada eletronicamente e só pode ser enviada depois de ser assinada digitalmente. Essa assinatura precisa ter validação por meio de um certificado digital.

O preenchimento e a emissão da nota fiscal eletrônica também exigem a certificação digital para que suas informações possam ser autenticadas e enviadas para as partes interessadas mediante a chave de acesso.

Determinados ambientes virtuais de vital importância para as empresas possuem acessos controlados por certificação digital. É o que acontece, por exemplo, com o Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC), portal que disponibiliza serviços da Receita Federal. Da mesma forma, ocorre com o Sistema Integrado de Comércio Exterior (SISCOMEX), que está atrelado à área de Conectividade Social da Caixa Econômica Federal para o envio do FGTS.

Por isso, é fundamental que todo profissional de contabilidade aproveite bem um sistema de configurações atualizadas, para poder identificar a existência e a validade dos certificados digitais utilizados pela empresa.

Também é importante que as pessoas que trabalham no setor estejam familiarizadas com as documentações preenchidas e enviadas no ambiente virtual.

As principais atividades que podem ser autenticadas por certificação digital

Entre as atividades que podem ser garantidas por um certificado digital destacam-se:

• Assinatura e envio de documentos pela internet;
• Transações em bancos;
• Envio de declarações da empresa;
• Assinatura de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-es), Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CT-es) e Manifestações de Destinatário;
• Login em ambientes virtuais.

As vantagens em usar o certificado digital

São muitas as vantagens de usar a certificação digital. Podemos citar a desburocratização dos processos, já que não há necessidade de reconhecimento de firma. Uma grande conveniência é a economia de tempo, a agilidade, pois tudo se realiza através da internet.

Outro benefício importante é que o certificado digital garante a validade jurídica das cláusulas e documentos eletrônicos.

Os tipos de certificados digitais

O contabilista deve trabalhar com diferentes tipos de certificado digital. Portanto, é necessário que conheça as diferenças entre eles, a finalidade e a importância de cada um. Esses certificados devem ser obtidos e validados de acordo com os serviços usados.

São oito os tipos de certificados digitais, separados em duas principais séries. Cada série engloba quatro tipos de certificado.

A Série A diz respeito aos certificados cuja finalidade é identificar a pessoa ou a empresa no ambiente virtual, possibilitando a utilização de serviços digitais (redes privadas, assinatura de documentos eletrônicos e e-mails). Essa série envolve os tipos A1, A2, A3 e A4, sendo que os mais utilizados são A1 e A3.

• A1: possui validade de 1 ano (12 meses) e cria um par de chaves para a própria estação de trabalho;
• A3: possui validade de 3 anos (36 meses) e cria um par de chaves para uma mídia criptográfica (como token ou smartcard);
• A3 para micro e pequenas empresas: possui validade de 1 ano e meio (18 meses) e também cria um par de mídias criptográficas.

A Série S refere-se aos certificados que são usados para criptografar mensagens e documentos que serão transmitidos e compartilhados no ambiente virtual. Dessa maneira, as informações que eles contêm não ficam expostas, sendo acessadas somente pelos que possuem uma determinada chave privada. Essa série envolve os tipos S1, S2, S3 e S4.

Existe ainda o certificado de tipo T. Trata-se de um certificado de tempo, permitindo que se registre o dia e a hora em que o documento eletrônico foi assinado, com a identificação do autor.

A emissão de certificados digitais

Para emitir um certificado digital, é necessário ir pessoalmente à Autoridade Certificadora (AC) para que os dados preenchidos online sejam validados. Esse procedimento deverá ser agendado, sendo que a própria AC passará instruções sobre a documentação que deverá ser apresentada.

Depois de tudo concluído, o certificado digital deverá ser baixado. A Autoridade Certificadora providenciará todo o suporte técnico e até as mídias criptográficas quando elas forem necessárias.

Para conferir quais são as Autoridades Certificadoras credenciadas na ICP-Brasil, acesse o site do ITI.

O que acha do certificado digital? Já está usando a certificação digital em seu escritório? Para adquirir mais informações sobre contabilidade moderna, leia o post Como anda o mercado de trabalho em contabilidade.