Para ter sucesso e ser sustentável, uma empresa deve ter bom desempenho e balanceamento positivo entre os principais indicadores de sucesso de um negócio. O balanced scorecard na contabilidade pode ser um diferencial estratégico para os escritórios aperfeiçoarem continuamente o modelo de gestão, o planejamento estratégico e a medição da performance.
A ferramenta se baseia no uso de quatro perspectivas muito importantes a qualquer organização, mas que englobam um número maior de fatores internos e externos. Então, o balanced scorecard (BSC) os relaciona entre si – em projeções e resultados reais – e possibilita a avaliação do negócio e a adequação de agentes estratégicos ao que é necessário e foi revelado pelo balanceamento.
Veja agora como desenvolver e aplicar o balanced scorecard na contabilidade da sua organização!
Defina missão, visão e valores
Pode parecer algo apenas simbólico, mas essas declarações são importantes para uma estratégia empresarial e para sua execução. Não servem apenas para estar na página “Sobre nós” do site.
Missão e visão
A missão aqui é traduzida essencialmente como o que a empresa faz e para quem – ou quais empresas. Trata-se das operações e, principalmente, dos clientes.
Ter os clientes errados, algo que acontece em muitos empreendimentos, pode gerar gargalos, processo quebrado ou resultados negativos. E todas essas informações devem estar no BSC.
Já a visão indica o que haverá de resultados positivos por meio da gestão, das pessoas, dos setores e dos recursos da empresa. E todos esses elementos são fundamentais em um BSC completo e eficaz.
Valores
A missão é executada em busca da visão e por meio dos valores. São as diretrizes de funcionamento, tomadas de decisão e ações do negócio.
Então, você deve aplicar os valores do seu caso – agilidade, busca de oportunidades e foco em inovação, por exemplo – como indicadores de desempenho dentro das perspectivas, que abordaremos agora.
Conheça as perspectivas utilizadas no balanced scorecard
As perspectivas empresariais que dão base para a ferramenta são os clientes, as finanças, as operações internas e o processo de aprendizado e crescimento empresarial.
Clientes
Perspectiva da influência dos clientes nos resultados. Dentro dela, podemos ter tópicos como satisfação, tempo de permanência e aquisição de serviços.
Finanças
O financeiro dificilmente escapa a qualquer análise. Mesmo empresas sem qualquer esforço estratégico ou de mensuração dentro da gestão acompanham essa perspectiva.
Em geral, seus indicadores são faturamento e lucro líquido. Contudo, qualquer outro critério relevante à organização pode ser adicionado.
Processos internos
As operações podem tanto fazer os bons resultados de uma empresa quanto puxar os números para baixo. Por isso, alguns elementos são estabelecidos dentro dessa perspectiva para acompanhamento. Por exemplo: tempo de procedimentos, possíveis retrabalhos e rendimento de recursos materiais e humanos.
Aprendizado e crescimento
Aqui temos uma perspectiva que é desprezada em muitos negócios, mas que é muito importante para o crescimento empresarial. Além disso, no BSC, é ela que fornece os dados para o funcionamento das ações que são planejadas e mensuradas para as demais perspectivas.
Alguns indicadores de aprendizado e crescimento podem ser o alinhamento das informações operacionais e a qualidade dos sistemas de aquisição de dados que a organização tem. No geral, são questões de infraestrutura – para aperfeiçoar a empresa e suas equipes com intuito também de ambos progredirem.
Defina estratégia, resultados e prazos
Esses elementos precisam estar no planejamento estratégico. Isso porque o balanced scorecard na contabilidade ou em qualquer outro segmento não pode ser aplicado sem um plano de ações.
Tome decisões e estabeleça as ações do negócio para o presente e para o futuro próximo. A partir delas e de dados obtidos dos meses anteriores, defina quais resultados você espera para os próximos períodos e qual crescimento é calculado. Isso para que os prazos, de acordo com o crescimento projetado, sejam progressivamente determinados.
Escolha os indicadores de desempenho
Agora que você já sabe o que a empresa vai fazer, quais metas serão buscadas e quando devem ser atingidas, é o momento de escolher os indicadores que mostrarão se o negócio obterá sucesso. Mas não basta apenas estabelecer tópicos de qualquer forma.
Eles devem ser qualificáveis, quantificáveis e relevantes, assim como possíveis de serem verificados ao longo do tempo e após o período determinado de avaliação da execução planejada.
Além de serem indicativos relevantes à organização e aos resultados esperados, devem estar dentro das quatro perspectivas do BSC. Por exemplo, possíveis indicadores dentro da perspectiva dos clientes podem ser o grau de satisfação, a duração média de contratos e o volume de aquisição de novos negócios.
Analise quais indicadores podem ser usados para cada perspectiva. Liste todas as possibilidades e utilize somente os mais potentes para avaliação de performance – medir tudo torna mais difícil ter respostas úteis.
Então, coloque-os em seu BSC divididos por grupos para as perspectivas e individualize-os dentro delas.
Compare os resultados reais com os projetados
Ao final de cada mês, preencha o BSC com os números consolidados dele para cada indicador de resultado com projeção. Assim, pode comparar ambas as percepções e avaliar o sucesso ou não das ações planejadas para o crescimento em cada perspectiva.
Mas também é possível identificar problemas, como excesso de otimismo nas projeções, encurtamento excessivo de prazos e estabelecimento de metas irreais. Eles podem ter origem lá no planejamento estratégico. E, caso isso ocorra, não significa fracasso – a dificuldade foi encontrada, basta corrigir.
Faça um mapa estratégico
O mapa estratégico é chamado assim porque tem potencial de dar respostas aplicáveis em tomadas de decisão, em ações e até mesmo nas operações da empresa. Aqui, o BSC não tem mais finalidade só de mensuração.
Para fazê-lo, você deve ter todas as perspectivas e seus indicadores exibidos em mesma tela. A função dessa forma de visualização é relacionar os objetivos dos indicadores uns com os outros para identificar suas influências e o andamento conjunto do progresso das perspectivas.
É natural, por exemplo, que a elevação na satisfação dos clientes venha acompanhada de subida do tempo médio de contrato e consequente aumento de faturamento – perspectivas de clientes e financeira.
Porém, caso ocorra algo como percepção desse progresso, mas com estagnação do lucro líquido, o problema pode estar na perspectiva de processos internos, por procedimentos quebrados ou retrabalhos frequentes.
Balanced scorecard na contabilidade
Depois de todo esse processo, as respostas obtidas como medições e de apoio ao planejamento estratégico, além do mapa estratégico, são as ferramentas que agem na empresa. Com um BSC bem planejado e executado, aqui certamente você tem informações relevantes para embasar as ações, decisões e análises.
Além disso, por ser uma avaliação escalável a qualquer segmento ou empresa, é possível aplicar o balanced scorecard na contabilidade da forma que for necessário.
