SPED Contábil: o que é e como funciona?

Muito se discute sobre a burocracia dos processos contábeis no Brasil. O excesso de obrigações sempre foi trabalhoso e desgastante para a maioria dos contadores. Porém, a tecnologia finalmente está sendo usada para facilitar e integrar as obrigações das empresas. É nesse contexto que surge o SPED Contábil.

O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) é parte integrante do Programa de Aceleração do Crescimento (PAC) do governo federal ocorrido entre 2007 e 2010. Graças à implementação do sistema, cujas regras se tornam mais inclusivas a cada ano contábil, é possível fazer a transmissão de dados sem a necessidade de entrega dos livros físicos à Junta Comercial.

Inicialmente, o sistema exige certa adequação dos contadores, que precisam entender as regras para evitar erros e multas. Porém, em longo prazo, ele promete um ganho de praticidade para a rotina, além de mais confiabilidade nas informações prestadas.

1. O conceito de SPED Contábil

O SPED Contábil foi instituído definitivamente no Brasil pela Instrução Normativa RFB 1.420/2013. Apesar de ser um termo relativamente novo, já é um dos mais utilizados na área de contabilidade. Isso porque ele foi criado para facilitar o trabalho dos profissionais de todo o país.

Então, SPED é uma solução de cunho tecnológico, que veio para padronizar os tipos de arquivos utilizados para a prestação de contas para a Receita Federal, o que ajuda a coletar e cruzar os dados informados pelos contribuintes.

Além do Contábil, que faz menção direta ao processo de Escrituração Contábil Digital (ECD), existe também o SPED Fiscal, cuja responsabilidade é receber a Escrituração Fiscal Digital (EFD). Como os termos são semelhantes, podem causar certa confusão nos profissionais menos familiarizados com o assunto. Porém, para critério de esclarecimento, neste artigo vamos tratar apenas do SPED Contábil.

É importante lembrar que o SPED não tem característica reguladora. Isso significa que as regras contábeis devem ser aplicadas de forma normal, conforme seria feito nos livros físicos. O sistema apenas é uma maneira mais prática de enviá-los às autoridades competentes.

Além disso, apesar de haver normas para sua utilização, a critério de padronização, esses formatos nunca terão regras substitutivas às normas contábeis, pois essa não é a sua finalidade. Seu objetivo é facilitar a manipulação dos dados e economizar tempo no cruzamento de informações, tanto para a empresa quanto para o Fisco.

Ou seja, se você faz parte do time de profissionais que têm relutância em se atualizar porque acha que o sistema muda todas as regras com que se trabalhava na contabilidade, vai ficar mais tranquilo em saber que suas funções são estritamente operacionais. Por isso, para dominar esse assunto, basta apenas um pouco de treino.

Alguns benefícios de utilização do sistema

A partir de 2014, quando as empresas foram obrigadas a colocar o SPED Contábil em prática, muitos começaram a se aprofundar no assunto para exercer suas funções da melhor forma possível. Porém, quantos gestores se aprofundaram em entender quais as reais vantagens do sistema para a rotina de suas empresas? Com certeza, poucos.

Vantagens

Três vantagens se destacam nesse sentido, especialmente quando consideramos que o SPED permite a interligação da ECD com outros sistemas eletrônicos necessários a uma empresa, como a NF-e, a EFD e outras que devem ser inseridas futuramente:

• uniformizar obrigações por meio da transmissão única;
• acelerar a identificação de bons (e maus) pagadores de impostos no país;
• reduzir a papelada necessária para a administração de tributos pelas empresas.

Com a modernização, também é esperado que, com o passar do tempo, haja mais eficiência do setor contábil, uma vez que os erros serão facilmente encontrados, facilitando a correção. Por isso, uma das melhores formas para se lidar com o sistema e sua expansão para as demais necessidades de uma empresa é focar um trabalho correto e honesto.

Apesar de a adaptação trazer alguns problemas, em um segundo momento a ferramenta pode contribuir para a redução da carga tributária, já que ficará cada vez mais difícil a sonegação passar despercebida. Com mais dinheiro chegando aos cofres públicos, as taxas de impostos podem ser reduzidas ou, pelo menos, não aumentar para os bons pagadores.

Mais facilidade na sua rotina de trabalho

Apesar de ressaltarmos neste texto a importância da adaptação ao sistema de envio de livros contábeis, ele é mais simples do que aparenta ser, especialmente para os profissionais que já estiverem adaptados ao uso de ferramentas digitais.

Os únicos cuidados especiais que o SPED exige são: fazer o upload do arquivo correto ― sem inconsistências e erros, relacionar corretamente o plano de contas referencial e seguir a data de entrega. O restante são as práticas contábeis rotineiras do trabalho, sem mistérios. Porém, com a forma de entrega digital, sobra muito mais tempo para os profissionais desse setor atuarem de forma estratégica na empresa.

2. O motivo de sua importância no cenário atual

O SPED é importante para o contador por facilitar a rotina de entrega de dados para os Fiscos Federal, Estadual e Municipal. No entanto, seu valor não pode ser resumido a apenas isso, pois a atuação de um contador vai muito além de entregar documentos e pagar tributos. Sendo assim, o sistema tem um potencial de se tornar uma ferramenta poderosa para melhorar as empresas.

Prestação de contas

Em primeiro lugar, temos a questão da prestação de contas. No sistema, se algum dado estiver incorreto, a entrega não é validada nem aceita pela Receita Federal. Isso obriga o contador a ter mais atenção ao realizar o fechamento contábil do ano para a empresa, evitando os erros que podem acarretar multas e, em casos extremos, até o fechamento da pessoa jurídica.

Com a escrituração digital, o contador também ganha uma arma poderosa para convencer clientes de que a conduta contábil e até mesmo financeira deles é indevida. Isso pode ser visto como uma ferramenta para conquistar e ajudar seus clientes ― ou chefe, se você atuar dentro de um negócio ― a tomar decisões mais precisas para o crescimento da empresa.

Redução de custo

Outro fator de importância única é a redução de custo para cumprir as obrigações contábeis da empresa. A existência do SPED não anula a necessidade de produção, atualização e guarda dos registros contábeis de uma empresa, mas certamente o tempo e os recursos economizados pela não impressão e encadernação desses dados ajuda a dar mais produtividade ao setor contábil.

Na mesma linha de raciocínio, devemos nos lembrar dos auditores fiscais. Como o sistema se tornou digital, eles precisarão passar menos tempo dentro da empresa, e todo contador sabe o quanto a presença deles desorganiza a rotina de trabalho. Com as tarefas contábeis mais simples e organizadas, a contratação de auditores próprios também se torna menos necessária.

6 pontos essenciais para checar antes da entrega da ECD

Sabemos que a exatidão das informações dos demonstrativos contábeis é muito importante, mas, não raro, podem ocorrer inconsistências que gerem problemas para a sua empresa. Por isso, checar alguns itens antes do envio pode ser uma estratégia interessante para afastar os auditores da Receita Federal da sua empresa. São eles:

• verifique se as contas “Caixa” e “Bancos” estão com saldo negativo. Faça isso todos os dias. O Fisco não admite esse status e pode cobrar impostos nesses casos;
• confira se não há patrimônio líquido negativo (quando não há mais recursos de sócios, apenas de terceiros);
• cheque se há distribuição de lucros aos sócios com atrasos nos impostos, pois isso fica claro no livro diário e prejudica a empresa;
• observe se as contas patrimoniais não estão com os saldos invertidos por erros de digitação ou atenção;
• valide se todos os adiantamentos estão com as suas respectivas contrapartidas nas contas “Banco” ou “Caixa”;
• ateste se a receita eleva a “Contas a Receber” e se as compras e serviços têm o mesmo impacto na conta “Contas a Pagar”.

Embora pareça que esses elementos são muito básicos ao verificar uma demonstração contábil, dar uma atenção especial a eles evita que sua ECD tenha erros crassos, que possam prejudicar sua imagem profissional e ter impactos financeiros para a empresa.

3. O que deve ser entregue no SPED Contábil?

Nesse sistema, devem ser encaminhados os documentos referentes à escrituração contábil das empresas, ou seja:

• livro diário e auxiliares;
• livro razão e auxiliares;
• livros contábeis, balancetes diários, balanços e fichas de lançamento comprobatórias.

De forma geral, a seleção dos arquivos a serem enviados depende da forma com que a empresa costuma fazer sua escrituração contábil e se a área em que atua é subordinada à atuação do Banco Central (BACEN). Então, tem-se a seguinte estrutura:

• nos casos em que a escrituração é feita inteiramente no Diário Geral, recomenda-se o envio de apenas um arquivo, o Livro Diário Geral;
• se a empresa armazena apenas os valores diários totais no Diário Geral, utilizando livros auxiliares para registro, devem ser entregues o Livro Diário Resumido e o Auxiliar;
• quando a empresa é subordinada às leis do BACEN, é recomendado trocar os livros acima pelo Livro de Balancetes Diários e Balanços.

Nas situações em que houver livros auxiliares diferentes do Diário, é necessário apresentar o Livro Razão Auxiliar. Não é especificado um tipo de arquivo para o Livro Razão por que ele pode ser obtido a partir do Livro Diário, seja ele o Geral, Resumido ou Auxiliar.

Caso as informações enviadas nos arquivos estejam incorretas, incompletas ou forem omitidas, será aplicada uma multa de 0,3% em cima de transações comerciais ou operações financeiras que forem superiores a R$ 100 que tiverem sido feitas pela pessoa jurídica ou terceiros de que ela seja responsável tributário.

A função do certificado digital

Para conseguir emitir os livros contábeis válidos de forma eletrônica, é preciso ter uma assinatura digital com certificado de segurança A1 ou A3. Esse recurso reduz o risco na transmissão de informações e dá a validade jurídica aos arquivos. Normalmente, ele está disponível via cartão inteligente ou token criptográfico.

Outra opção é obter uma procuração eletrônica da Receita Federal Brasileira. Na maioria dos casos, as empresas preferem o certificado, já que ele também pode ser usado para outros processos contábeis, mas descubra o que se encaixa melhor nas necessidades da sua empresa.

Os livros são disponibilizados a partir do programa contábil de preferência da empresa, de acordo com o formato especificado pela Instrução Normativa RFB nº 797/07. Então, o upload deve ser feito no SPED pelo Programa Validador e Assinador (PVA) disponibilizado e atualizado pelo sistema todos os anos.

Sem o certificado digital do e-CPF, e-PF ou a procuração da RFB, não é possível fazer a transmissão dos dados, por isso, quem ainda não tiver, precisa solicitá-la às instituições provedoras.

Substituição de arquivos após a entrega ao SPED

Se houver algum erro ou disparidade no arquivo enviado ao SPED, sua substituição pode ser solicitada em alguns casos. No entanto, isso só será permitido se o status do envio estiver como recebido, recebido parcialmente, aguardando processamento, aguardando pagamento ou autenticado.

Enquanto ainda não estiver autenticado, a substituição pode ser feita pelo PVA, por meio do pedido de um requerimento. Caso já tenha sido autenticado, ele só poderá ser substituído caso a Junta Comercial reconheça que o Termo de Autenticação foi lavrado com erro ou se o erro identificado pelo responsável não puder ser solucionado com lançamentos extemporâneos e gere inconsistências nas demonstrações.

Quando o livro se encontrar em análise, é possível pedir sua substituição na Junta Comercial, pedindo para que ele seja colocado “em exigência”. Sempre que o livro for substituído, a empresa deve identificar quais informações foram alteradas, as circunstâncias e a natureza do erro em sua data de competência.

Caso o livro tenha sido extraviado, destruído ou deteriorado, deverá ser pedida a sua recomposição, e não a substituição. Fique atento, pois os dois processos são diferentes.

4. Quando o SPED Contábil deve ser entregue?

Para o ano-exercício de 2016 com entrega da documentação em 2017, houve uma mudança importante na entrega. Desde então, o envio dos livros deve ser feito no mês de maio seguinte ao ano-calendário da escrituração. Antes disso, o envio era permitido até o mês de junho do exercício posterior.

Isso significa que, em 2017, por exemplo, a ECD do ano de 2016 deve ser entregue até as 23 horas, 59 minutos e 59 segundos do dia 31 de maio. Por isso, os contadores devem ficar bem alertas ao limite, para não sofrerem com as multas por apresentação extemporânea, ou seja, fora do prazo.

Quando isso acontece, a empresa pode ter que pagar de R$ 500 (se for tributada pelo lucro presumido ou Simples Nacional, se estiver em início de atividade ou for imune/isenta) até R$ 1.500 (para as demais pessoas jurídicas). Esses valores são referentes ao mês-calendário ou fração.

Caso a obrigação acessória seja entregue antes de qualquer procedimento de ofício, o valor da multa cai pela metade. Além disso, se o contribuinte for intimado pela Receita Federal e não cumprir o prazo dado para a regularização da situação, também será obrigado a pagar R$ 500 por mês-calendário de atraso, mas esse valor pode ser reduzido em 70% para quem participar do Simples.

5. Quem deve entregar o SPED Contábil?

Por fim, devemos ressaltar que nem todas as empresas são obrigadas a fazer sua escrituração contábil e enviá-la pelo SPED.

Sendo assim, não são obrigadas a apresentar essa documentação as micro e pequenas empresas que optarem pelo Simples Nacional, órgãos públicos, autarquias, pessoas jurídicas inativas e fundações públicas.

Então, entre as empresas que são obrigadas a usar o sistema, temos:

• todas as empresas tributadas pelo regime de Lucro Real;
• empresas tributadas por Lucro Presumido que distribuíram lucro maior do que a presunção no ano-exercício, conforme legislação do Imposto de Renda;
• sociedades em Conta de Participação;
• pessoas jurídicas imunes ou isentas que foram obrigadas a apresentar a EFD no período de apuração;
• empresas optantes pelo Simples Nacional que tenham recebido recursos de investidor-anjo.

Mesmo nos casos em que as empresas não são obrigadas a entregar a escrituração, o envio pode apresentar alguns benefícios. Porém, tanto o contador quanto o gestor devem ter bastante cuidado, pois, se houver algum erro nos arquivos, a empresa pode ser prejudicada.

6. Novidades do SPED Contábil 2017

A partir do ano-exercício de 2016, algumas modificações sutis, mas importantes, foram feitas na regulação do SPED. Para não deixar suas demonstrações contábeis à mercê do Fisco, descubra quais são elas:

• a escrituração contábil deve ser feita em moeda nacional, mesmo que a pessoa jurídica em questão faça uso de moeda funcional para fins societários;
• as empresas devem gerar o Livro Razão Auxiliar das Subcontas (RAS), mas ele não precisa ser enviado pelo SPED Contábil. Porém, caso seja necessário para averiguação, ele pode ser solicitado pela Receita Federal;
• se a empresa receber investimentos de um país com que o Brasil não tenha tratados de troca de informações tributárias, será necessário o envio do Livro Auxiliar da Investida no Exterior. O arquivo digital deve estar em português e abranger todas as ações da controladora;
• foi criado o Bloco K para demonstrações consolidadas, tendo como base a legislação societária. O objetivo do bloco K é atender as regras do CPC 36, e ele deve esclarecer a unificação de blocos econômicos;
• o Bloco J também passou por alterações. Foram criados os registros J800 (Outras Informações) e J801 (Termo de Verificação para fins de Substituição da ECD). O registro J930 agora identifica os signatários da substituição da ECD, e o Registro 0000, da Abertura do Arquivo Digital e Identificação do Empresário ou da Sociedade Empresária, sofreu mudanças em campos de identificação;
• As demais mudanças, relativas à obrigatoriedade de envio do SPED Contábil para algumas empresas, já foram atualizadas no decorrer deste texto.

Esteja sempre atualizado

Ser contador, autônomo ou de uma empresa, exige atenção. Afinal, a legislação muda com frequência, e a atualização dos profissionais precisa ser constante. Porém, algumas dessas alterações também podem vir a facilitar o trabalho desse setor, especialmente com as novas tecnologias que estão surgindo no universo contábil.

Por isso, aproveite para conhecer a fundo essas novidades! Tanto o SPED Contábil quanto o Fiscal, os softwares de contabilidade, a nota fiscal eletrônica e outras tecnologias vieram para facilitar seu trabalho e acabar de uma vez por todas com o estigma de que contabilidade é uma função mecânica.

O tempo que você economiza com a adoção dessas tecnologias pode ser usado para fazer sua carreira decolar! Aprenda a analisar mais profundamente a situação contábil das empresas, sugira mudanças no planejamento tributário, ajude a empresa a se enquadrar corretamente nas normas contábeis e economizar dinheiro.

Tudo isso, é claro, sem deixar a exatidão do seu trabalho de lado. Com o uso da tecnologia, você não precisa deixar suas tarefas em segundo plano para se dedicar a novos desafios ― você ganha produtividade e, assim, consegue oferecer mais talentos seus para a empresa, sem perder qualidade.