O eSocial é um projeto que surgiu com o Decreto 8.373, de 11 de dezembro de 2014. Parte integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), o programa tem como premissa a unificação do processo de prestação de contas das empresas junto aos órgãos responsáveis, simplificando o trabalho com questões fiscais, previdenciárias e trabalhistas.
Em síntese, a ideia por trás da criação do projeto é padronizar os processos de transmissão, validação e armazenamento das informações, além de criar um cadastro único no qual esses dados são distribuídos.
O eSocial funcionará como um sistema online, que será ferramenta obrigatória para todo tipo de organização, seja comércio, indústria ou prestadora de serviços. Com ele, as informações serão devidamente registradas e o cumprimento delas será feito de maneira menos burocrática e, consequentemente, mais ágil.
Neste post vamos explicar mais sobre o eSocial para empresas e de que forma você pode se preparar adequadamente para lidar com essa nova exigência, além de conhecer os prazos para aderir ao programa. Confira!
As mudanças do eSocial
Historicamente, as relações envolvendo empresas e órgãos oficiais no nosso país são marcadas pela burocracia, o que abre brechas para problemas no cumprimento das obrigações, entre eles a sonegação.
Nesse sentido, o eSocial é uma ferramenta que dá ao governo condições para fazer um controle rigoroso do processo que envolve a prestação de contas das empresas e para combater as irregularidades mais comuns.
Uma vez implementado, o sistema fará com que as informações sejam enviadas assim que os eventos acontecerem, para que os órgãos responsáveis verifiquem se a execução das regras está sendo feita de maneira adequada.
O próprio programa não permitirá a prestação de informações errôneas, sejam elas equivocadas ou incompletas, por conta do cruzamento de dados que fará com que qualquer incompatibilidade entre eles seja identificada de maneira eficiente.
Em função desse novo cenário, será preciso, por parte das empresas, investir uma mudança de postura em relação à maneira de lidar com suas obrigações legais. Sendo assim, confira, a seguir, os principais pontos em que a sua empresa precisa se concentrar para evitar problemas futuros com o eSocial:
Em relação à folha de pagamento
Com o eSocial, a folha de pagamento comumente usada pelas empresas passa a dar lugar ao que podemos chamar de folha de pagamento digital. Com ela, os cálculos que antes eram feitos manualmente podem ser executados pelo sistema operacional, sendo esse um dos principais pontos positivos do eSocial para as organizações.
Assim como na folha tradicional, na nova folha de pagamento devem constar os diferentes registros financeiros dos colaboradores. Entre eles, o valor do salário, a bonificação e o valor de benefícios como vale-transporte, alimentação, INSS, entre outros.
Em relação às contratações e desligamentos
Será necessário observar os prazos para prestação de informações a respeito de admissões e demissões no sistema do eSocial. Em relação às admissões, caberá à empresa habilitar a recepção de um novo colaborador no programa até 30 dias antes da data em que pretende fechar a contratação.
Caso a admissão aconteça, a companhia deverá fazer o cadastro do funcionário no sistema até o final do dia imediatamente anterior à contratação. Caso a contratação não se concretize, será preciso cancelar o processo no sistema.
Quanto às demissões, elas também precisarão ser informadas no eSocial. O prazo é de até 10 dias após a rescisão contratual, caso o aviso prévio tenha sido indenizado. Em casos de aviso prévio gozado pelo profissional, a empresa deverá cadastrar a informação no sistema até um dia depois da ocorrência do desligamento do colaborador.
Em relação às alterações salariais
Também será obrigatório prestar informações a respeito de alterações no salário dos colaboradores. O prazo é de até um dia depois de acontecerem. Além disso, será necessário determinar a data em que a modificação foi feita.
Essa medida deve ser feita sempre antes do envio dos próximos dados sobre a remuneração do colaborador. Isso impede que o sistema aponte erro no cadastramento das informações referentes à folha de pagamento.
Em relação à jornada de trabalho
As empresas precisarão também enviar as informações essenciais de cada colaborador, tais como o valor de seu salário, sua função exercida dentro da companhia, entre outras. Havendo qualquer modificação em relação a elas, será necessário atualizar essas informações no sistema no momento em que as mudanças ocorrerem.
Questões como alterações de horário de trabalho, por exemplo, precisam ser informadas ainda que o trabalhador não esteja sujeito à marcação de ponto.
Prazos para a empresa se adequar ao eSocial
As empresas precisam se preparar para cumprir com as exigências do eSocial na data estabelecida pelo governo. Vale lembrar que o programa tem adesão obrigatória, portanto, as organizações que não estiverem adaptadas ao programa, quando ele entrar em vigor, poderão sofrer com penalizações.
O prazo para o eSocial entrar em vigor tem sido constantemente alterado pelo governo desde a criação do programa, muito em virtude da dificuldade de boa parte das companhias brasileiras em se preparar para lidar com as mudanças que virão.
O novo prazo para entrar em vigor segue alguns critérios. Em síntese, eles consideram o faturamento anual das organizações. Assim, as empresas que tiveram faturamento superior a R$ 78 milhões no ano de 2016 terão como data limite para a implementação do sistema o dia 1 de janeiro de 2018.
Já no caso das demais organizações e também os órgãos públicos, o limite para a obrigatoriedade de enviar as informações ao eSocial passa a ser a data de 1 de julho de 2018. Vale ter atenção a esse detalhe e garantir que a sua companhia esteja plenamente preparada para lidar com as novas exigências já quando elas entrarem em vigor.
Impactos e efeitos do eSocial para empresas
Muito embora esteja sendo constantemente adiado em função da dificuldade de adaptação por parte das empresas, o eSocial tende a trazer benefícios para as companhias, seja no que diz respeito à agilidade que trará aos processos rotineiros dentro delas, seja em relação a questões como a maior tranquilidade para lidar com a fiscalização tributária e o cumprimento de direitos dos trabalhadores.
Não é apenas a contabilidade que precisará se adequar ao novo sistema, mas todos os departamentos da empresa. No RH, por exemplo, será evidente a transformação que fará parte do dia a dia do profissional da área, tanto na simplificação de atividades quanto na racionalização de processos.
Isso tem muito a ver com a unificação do envio de documentos, que antes precisavam ser encaminhados para diferentes órgãos de fiscalização. Além disso, com as informações inseridas no sistema, será possível ter acesso virtual àquilo que diz respeito à empresa, facilitando a ação do profissional de RH e dos gestores.
Na organização
É nessa lógica que o eSocial deve trazer melhorias também em relação à organização dos dados da empresa. Com a substituição dos documentos por dados na rede, tanto o acesso quanto o manuseio das informações se tornará mais simples. Isso gera ganho de tempo e facilita a realização de procedimentos.
Além de serem acessadas a qualquer momento, as informações também poderão ser cruzadas com dados anteriormente registrados, o que dará às empresas condições para avaliar seu desempenho ao longo do tempo. Esse é um recurso importante para melhorar a gestão e tornar o RH estratégico, pois oferece informações mais precisas para a tomada de decisões.
O eSocial dará às empresas que se adequarem a ele condições para evoluir, uma vez que a melhor organização e o trabalho com os dados permitirá uma análise mais interessante a respeito dos processos.
Na parte financeira
Também em relação aos custos, o eSocial deve trazer benefícios. Com o trabalho sendo realizado de maneira online e a possibilidade de fazer backups, a tendência é que os gastos com a manutenção de arquivos nos escritórios sejam reduzidos.
Isso representa um avanço em relação à legislação anterior, que estabelecia que os documentos deveriam ser guardados pelas empresas por muito tempo para que pudessem ser manuseados diante de eventuais fiscalizações.
As vantagens disso para as empresas vão muito além da economia com os papéis, sendo o sistema também um importante mecanismo para que elas economizem com espaços.
Na transparência
Quanto à questão jurídica, a certeza é que o eSocial trará transparência para as relações. Isso porque o cadastramento online oferece maiores garantias às empresas em relação aos órgãos oficiais, evitando problemas decorrentes de arbitramentos unilaterais.
Enfim, compreender os impactos do eSocial para a sua empresa vai muito além de se adaptar às regras antes que elas entrem em vigor. Essa compreensão permite a você organizar suas ações de tal maneira que, diante do cumprimento das exigências, a companhia tenha como aperfeiçoar seus procedimentos no dia a dia e, dessa forma, adquirir melhor desempenho e resultados satisfatórios.
