Quem administra uma empresa conhece a necessidade de estar sempre por dentro de tudo que acontece nela. É preciso ter controle de estoques, fluxo de caixa e mantê-la funcionando da melhor forma possível. As informações contábeis ajudam a ter conhecimento de tudo que se passa em um negócio.
Embora alguns empresários façam a contabilidade apenas para estar em dia com o governo, ela é uma espécie de “raio-X financeiro e patrimonial” de um CNPJ. Relatórios como o balanço patrimonial e o Demonstrativo de Resultados (DRE) trazem informações seguras. Essas informações colaboram não só para a administração como também para a tomada de decisão.
Para isso, o empresário ou gestor precisa estar a par de todas as funções de um relatório contábil. Além disso, precisa estar atento ao tipo de informação que ele traz e como pesquisar o que precisa nesse documento. E cabe ao setor contábil passar esses dados.
Essa análise é simples e traz muito mais envolvimento com o responsável pela contabilidade, evitando erros e fraudes. Além de mostrar ao administrador a exata situação financeira em que a empresa está.
Saiba como usar essas informações ao tomar decisões sobre o futuro da empresa.
Como são e para que servem os relatórios contábeis
Basicamente, existem dois tipos de documentos contábeis que são utilizados por empresas dos mais variados segmentos. Vamos começar detalhando a estrutura deles e como utilizá-los para saber mais sobre um determinado negócio.
DRE
O DRE traz informações sobre as despesas e receitas de uma empresa em determinado período. Nele você encontra informações sobre impostos pagos, despesas com água, luz e salários de funcionários. Além disso, no DRE você também encontra qualquer tipo de uso financeiro que não possa ser entendido como um investimento.
Ele é uma boa fonte de informações contábeis para quem precisa cortar gastos e saber quais setores de uma empresa podem ter custos reduzidos. Além disso, mostra com facilidade se o faturamento está maior que o dinheiro utilizado na produção e se a margem de lucratividade é suficiente para cobrir as necessidades do negócio.
Assim, se, para a sua tomada de decisão, o empresário precisar analisar o dia a dia do negócio, é bastante provável que a informação que ele busca esteja no DRE.
Balanço Contábil
Já o balanço contábil revela como está o equilíbrio entre o patrimônio da empresa e seu endividamento. Lá você descobre quanto dinheiro há em caixa, nos bancos e em investimentos. E também no imobilizado da empresa (estruturas de uso diário, como imóveis, móveis, software e outros itens que possam ser considerados investimento).
Ele também demonstra quanto há de capital de terceiros em sua empresa. Ou seja, as dívidas de curto e longo prazo com bancos e fornecedores. Quando comparado com o patrimônio da empresa, essa parte do balanço, chamada de “passivo”, mostra a liquidez do negócio, um índice que indica a capacidade que ele tem de saldar todas as suas dívidas.
Ambos relatórios são utilizados pelo governo para a cobrança de impostos e prestação de contas no fim do período contábil. Mas eles também podem ser utilizados por bancos e fornecedores para avaliar crédito e empréstimos. Nada impede que a própria empresa os utilize para ter consciência de sua real situação financeira.
Por isso, um bom contador ou gestor de contabilidade deverá se preocupar em entregar esses relatórios não só para o governo, mas também para a diretoria da empresa em que trabalha. Se possível, com um resumo dos lançamentos, o que ajudará na compreensão.
Evitando erros e fraudes
Todas as informações contábeis nos relatórios são divididas em “contas”. Esse é o nome dado às categorias de custos, receitas e despesas que uma empresa pode ter. Algumas vezes, esse agrupamento pode causar confusões, provocando erros contábeis que fazem a empresa pagar mais impostos.
Em algumas empresas, também é comum que contadores mal intencionados e antiéticos coloquem alguns dados nas contas erradas para gerar menos impostos. Isso coloca em risco a integridade de empresas e pode gerar multas altíssimas para os empresários e comprometimento dos funcionários de todo o setor.
Essa situação mostra que é imprescindível que o administrador e o gestor de contabilidade tenham familiaridade com os relatórios contábeis. Assim eles podem conferir cada um dos relatórios e ter certeza de que sua empresa está segura. Estar atualizado nas regras de cada setor também é imprescindível ao profissional dessa área.
Portanto, ao descobrir quais lançamentos devem estar em cada conta, você pode verificar um a um. Isso também ajuda a ter mais conhecimento do panorama financeiro em que se encontra.
A reflexão e a tomada de decisão
Tomar decisões em uma empresa nem sempre é fácil. Isso porque cada passo dado na direção errada pode refletir em prejuízos graves. Se não corrigidos a tempo, podem até mesmo resultar em falência. Entre todos os fatores que devem ser levados em consideração, a situação econômica da empresa se destaca.
A melhor forma de fazer isso é analisando as informações contábeis. Com esses relatórios em mãos, é possível fazer um planejamento de despesas e de crescimento. E até uma boa projeção de lucros com um investimento, por exemplo.
Além disso, dá para saber se após colocar dinheiro em uma melhoria, sobrarão recursos se uma necessidade surgir de repente. Isso garante segurança nas decisões tomadas e mais eficiência nas previsões orçamentárias da empresa. Esse é considerado um hábito saudável de empresários que desejam crescer.
A verdade é que, em um mercado atribulado como o atual, um empresário não pode se arriscar a dar tiros no escuro. Investir mais dinheiro do que pode ou comprometer o orçamento que seria utilizado para pagar compromissos são riscos desnecessários.
Cercar-se de conhecimento para tomar decisões não é só uma orientação, é uma necessidade. Com os dados contábeis corretos em mãos, é muito mais fácil e eficiente refletir sobre qual decisão tomar. Consequentemente, os caminhos que a empresa precisa seguir para obter suas metas.
A contabilidade como ferramenta de oportunidades
Um ponto que nem todo administrador percebe ao lidar com a papelada contábil de uma empresa é ver que naquelas contas existem informações que podem revelar oportunidades de crescimento para o negócio.
Por exemplo, ao analisar a contabilidade, é possível ver, com clareza, quais produtos estão dando lucro e quantos estão dando prejuízo. Com esses dados em mãos, a produção lucrativa pode ser incrementada e as deficitárias seriam canceladas. A consequência disso seria a melhora nos resultados da empresa.
Além disso, ao saber aonde o dinheiro está sendo aplicado, fica mais fácil visualizar os gargalos de dinheiro da produção. Isso facilitará a inovação produtiva, com foco nos esforços da mão de obra para aumentar a lucratividade nesse setor.
Esse tipo de análise, sem os dados contábeis, é feita na base do palpite. Algumas vezes, ela pode até trazer resultados positivos, mas está longe de tornar a empresa preparada para o futuro e bem estruturada. Nos negócios, precisão rende muito dinheiro.
A importância de informações contábeis corretas
Quem leu até aqui já percebeu que dominar a contabilidade e estar atualizado com as novidades da profissão é uma excelente estratégia para quem deseja melhorar os resultados de sua empresa. A estratégia é excelente até mesmo em momentos de crise, pois ajuda os empresários a tomarem decisões bem fundamentadas.
Porém, nas empresas em que o DRE e o Balanço são feitos de forma decorativa, só para cumprir as obrigações fiscais e tributárias, nem um milagre poderia ajudar o empresário a ter uma visão correta da sua empresa.
Nesses casos, é preciso ressaltar a importância de seguir os princípios da contabilidade. É preciso atualizar os relatórios com informações corretas, nas datas em que ocorreram, na conta correta, sem ocultar nenhum fato.
Só assim a contabilidade será capaz de cumprir sua função de registrar, resumir, verificar e analisar os dados contábeis de uma empresa. Dessa forma ela será útil como ferramenta de controle e, é claro, como guia para a tomada de decisões.
Contabilidade como setor estratégico
Essa nova função da contabilidade certamente coloca o setor como um dos mais importantes de uma empresa. A área assume um posicionamento estratégico que pode facilmente liderar a empresa para o crescimento que tanto busca.
Mas, para isso, cabe ao contador assumir a responsabilidade de ultrapassar os controles de contas pagas e lançamentos feitos apenas para cumprir as obrigações fiscais. Ele deve buscar as informações contábeis relevantes que possam ajudar os gestores e administradores na tomada de decisão.
Ao fazer resumos dos relatórios, revelando qual porcentagem da renda da empresa pode ser utilizada em melhorias, quais setores estão aumentando os gastos e informando a quantidade de impostos pagos por cada produto, o bom contador orienta a empresa inteira a decidir seus rumos com mais precisão.
Assim, o setor deixa de ser visto como um simples trabalho burocrático. A contabilidade passa a ser valiosa para todos os envolvidos em conseguir atingir metas e conquistar a liderança de mercado.
Tomada de decisões
Tomar decisões em um mercado complexo como o brasileiro — que se encontra em um cenário econômico de tanta instabilidade — exige muita reflexão de administradores. Para tomar o caminho correto e “não dar passos maiores que as pernas” é preciso que eles tenham uma boa noção da atual situação financeira da empresa.
Um bom relatório de patrimônio, receitas e despesas é capaz de guiar a tomada de decisões. Assim como uma contabilidade bem feita e sem erros. Principalmente alinhada com os princípios da profissão, que sempre busca o melhor para as empresas.
Embora haja a possibilidade de o tomador de decisão ter uma noção do cenário, sem avaliar as informações contábeis do negócio ele só será capaz de chutar o caminho a ser seguido. Isso revela a possibilidade de a contabilidade se tonar ainda mais importante no cenário econômico. E valoriza ainda mais a atuação dos bons profissionais.
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