Todo bom empreendedor sabe que acompanhar as finanças da empresa é um ponto decisivo para garantir um futuro saudável para a organização. Tudo vai bem e as vendas são promissoras, mas os lançamentos bancários estão registrados e atualizados? A conciliação bancária é uma ferramenta extremamente importante para escriturar as transações efetuadas.
Ela também pode assegurar um futuro livre de erros, atrasos e despesas desnecessárias oriundas da inadimplência. Descubra agora, neste artigo, como a conciliação bancária é indispensável para otimizar sua contabilidade por meio da visualização completa dos lançamentos contábeis.
O que é a conciliação bancária?
A declaração de conciliação bancária é um relatório que compara o saldo dos registros contábeis da empresa com os valores indicados no extrato bancário. Ou seja, uma simples – porém importante – conferência das contas bancárias com os controles financeiros internos.
Seu objetivo é verificar se está tudo correto entre os números comparados ou se existem inconsistências de dados. Isso quer dizer que a conciliação bancária atesta a eficácia dos registros internos comparados àqueles emitidos pelo banco, com lançamentos e datas idênticas.
Além disso, a conciliação bancária assegura maior eficácia aos lançamentos conforme abaixo:
- Identificação: a preparação de reconciliação bancária ajuda na identificação de erros nos registros contábeis da empresa ou do banco;
- Proteção: o caixa é o ativo mais vulnerável de uma organização. Portanto, as conciliações bancárias fornecem o mecanismo de controle necessário para ajudar a proteger o valioso recurso por meio da descoberta de irregularidades, como retiradas bancárias não autorizadas. No entanto, para que o processo de controle funcione eficazmente, é necessário separar os deveres das pessoas responsáveis pela contabilidade e autorização das transações bancárias e dos responsáveis pela preparação e monitorização das declarações de conciliação bancária;
- Confirmação: o saldo bancário que aparece nos registros contábeis pode ser confirmado corretamente quando comparando ao extrato. Isso proporciona maior segurança e conforto de que as transações foram todas registradas adequadamente;
- Monitoramento: a preparação mensal da conciliação bancária auxilia na monitoração regular dos fluxos de caixa.
Detectando incompatibilidades
No entanto, é normal ocorrer divergências entre o saldo dos registros e o extrato. O fato ocorre devido a diferenças de período para compensação. Isso porque certas transações são registradas pela organização e atualizadas no sistema do banco após um intervalo de tempo.
Da mesma forma, algumas transações são contabilizadas no sistema financeiro do banco antes que a empresa os incorpore em seu próprio sistema contábil.
Essas diferenças temporárias aparecem como itens importantes a serem considerados na análise.
Erros
Qualquer erro cometido pelo banco, embora menos frequente, deve ser notificado pela empresa para ser corrigido pela instituição bancária.
Essas incongruências podem diminuir o saldo total do extrato. Por isso é importante que a empresa faça seu controle interno em vez de deixá-lo a cargo da entidade financeira.
Encargos
Os serviços, taxas bancárias e juros também podem indicar incompatibilidades caso o controle interno não os tenha considerado.
O processamento das atividades na conta devem ser deduzidos para ajustar o livro de contas da organização. Como as tarifas de manutenção da conta e a cobrança por impressão de folha de cheque, por exemplo.
Mas é importante ficar atento a outras discrepâncias além destas, que podem ocorrer entre os registros contábeis da entidade e do banco, detectadas por meio da conciliação bancária.
Tais diferenças podem existir devido a erros de cálculo da empresa ou do banco. Continue a leitura para entender melhor a necessidade de acompanhar todo este processo com familiaridade e atenção.
Qual a importância dos registros financeiros?
Por isso, é imprescindível que o setor de contabilidade mantenha todos os registros de transações financeiras atualizados. São eles: cheques, recibos e comprovantes relacionados à conta-corrente.
O banco também elabora um registro da conta empresarial quando processa cheques, depósitos, taxas de serviço e outros itens listados no extrato bancário, que deve ser solicitado mensalmente e acompanhado de perto.
Sob posse do extrato, a empresa deve verificar se os valores são consistentes e compatíveis com os valores na conta de caixa e vice-versa.
Esse processo de confirmação dos montantes é fundamental para saber que a quantidade de dinheiro relatada nos livros é consistente com a quantidade de dinheiro mostrado nos registros bancários.
Atualização valiosa
O hábito de atualizar tais registros diariamente impede que o processo de conferência seja demorado e meticuloso.
Isso porque a maioria das empresas indica centenas de baixas e entradas de capital em sua conta a cada mês. E todos os itens devem aparecer na conciliação bancária eficaz.
Alguns itens, inclusive, aparecem na conta de caixa da empresa em um mês, mas aparecem no extrato bancário em um mês diferente. Por exemplo: cheques datados perto do final de agosto são deduzidos imediatamente nos livros da empresa, mas só aparecerão na conta no início de setembro.
Outras vezes, o banco diminui a conta bancária da empresa sem informá-la do montante. É o caso das taxas de serviço bancário quando deduzidas, por exemplo, em 31 de agosto e só constarão no extrato do início de setembro.
Ajuste necessário
A partir desses dois exemplos, você pode entender porque provavelmente haverá uma diferença no saldo no extrato bancário e no saldo na conta de dinheiro em livros da empresa.
Portanto, ambos os saldos podem precisar de ajuste para relatar a verdadeira quantidade de dinheiro.
Após ajustar o saldo e obter a quantia real relacionada aos livros internos, você reconciliou o extrato bancário.
Como simplificar sua conferência?
Conforme mencionado anteriormente, a atualização dos registros deve ser feita diariamente. O resultado disso será uma conciliação prática e descomplicada.
Você pode anotar o saldo do extrato, por exemplo, e acrescentar observações a este montante quando o valor está incompatível com o que aparece nos registros internos.
Os cheques e pagamentos pendentes entram nessas observações até serem deduzidos. Quanto aos possíveis erros de lançamentos, não se preocupe: tudo vai depender da data do extrato.
Caso a empresa tenha recebido dinheiro na data de fechamento do extrato e registrado corretamente, o valor aparecerá no próximo dia útil subsequente.
Como fazer a conciliação bancária passo a passo?
Para comprovar que essa matemática financeira não se trata de nenhum bicho de sete cabeças, montamos um resumo para que você possa seguir o passo a passo e executar uma conciliação bancária eficiente:
1. Lance as movimentações diariamente
Reúna todas as informações das contas bancárias e controle constantemente as movimentações de entradas e saídas. Tais como: tarifas, pagamentos de fornecedores e de empréstimos do banco, recebíveis da clientela, remuneração de salários de funcionários, impostos, entre outras.
2. Analise o saldo no extrato bancário
Agora, confira se os saldos iniciais e finais do controle do seu negócio batem com os apontados no extrato bancário.
Aqui, é válido relembrar que o depósito mais recente já recebido pela empresa pode ainda não ter sido registrado pelo banco.
Por exemplo, se uma loja de varejo deposita seus recibos de dinheiro em 31 de agosto no período noturno, eles só serão processados na manhã útil seguinte. Esse é um depósito em trânsito.
Se eles já estiverem incluídos no registro de lançamento da empresa, não há necessidade de ajuste.
Como ainda não constarão no extrato, precisam ser listados como um item da conciliação bancária como o aumento do saldo. Isso deve ser feito para atualizar a quantidade verdadeira de dinheiro que estará disponível em breve.
Nesse caso, uma regra muito útil é “colocá-lo onde não é.” Um depósito em trânsito está nos livros da empresa, mas não está no extrato bancário. Coloque onde não é: como um ajuste para o saldo no extrato bancário.
Os depósitos podem ser substituídos por outras movimentações financeiras tão importantes quanto e que demoram um período para serem compensados.
Assim como os cheques, por exemplo, que são outro item suscetível a aparecer como pendente em seus ajustes, “colocando onde não é” provisoriamente.
E se a sua firma ainda utiliza a movimentação de ativos por meio de cheques, não se esqueça de deduzir também as taxas bancárias devido à impressão das folhas de cheques.
3. Confira os detalhes dos lançamentos
Levando em conta a data de solicitação do extrato bancário, verifique se todos os lançamentos do mesmo foram feitos com data e valores idênticos ao controle contábil corporativo.
4. Corrija as diferenças
Caso haja quaisquer divergências de valores ou ausência de algum, investigue por que isso ocorreu. Em seguida, corrija as diferenças do livro interno para que a movimentação bancária mantenha-se, de preferência, idêntica.
Viu como é fácil praticar uma conciliação bancária adequada ao porte e ao volume de transações da sua empresa?
Caso não haja familiaridade com o tema, deixe a cargo do gerente financeiro ou proponha a terceirização da sua contabilidade. Essa prática inclui o auxílio de um contador ou profissional especializado em aperfeiçoar a contabilidade de inúmeras instituições.
Inclusive, a atualização do livro diário, tão mencionada neste artigo, costuma ser uma atividade negligenciada por alguns gestores. Mas é facilmente superada pelo contador, entre outras vantagens que ele pode realizar em sua empresa.
Você acabou de compreender que para conseguir visualizar os detalhes das transações bancárias do seu negócio, é necessário contar com uma boa dose de organização e dedicação para obter uma conciliação bancária assertiva e importante para vislumbrar um futuro financeiro bem sucedido.
Agora, que tal aproveitar para compartilhar com seus amigos essa descoberta formidável?
