Ter um bom trabalho em conjunto desempenhado pelo departamento financeiro e o contador é fundamental para a saúde da empresa. E é isso que garante um controle mais efetivo do capital monetário de um negócio, o que garante o conhecimento da origem dos recursos.
Nesse sentido, uma ação importante para empresas de todos os tamanhos é o fechamento mensal. O procedimento é feito no início de cada mês com informações do período anterior, e permite elaborar uma estratégia eficiente para o seu negócio continuar crescendo.
E então, quer descobrir como realizar o fechamento mensal da sua empresa da melhor forma? Pois é disso que trataremos neste artigo!
Vamos mostrar qual é a importância do fechamento mensal para sua empresa e de que forma esse procedimento pode ser feito para que um ciclo mensal se encerre de maneira ideal e outro ciclo comece sem interferências negativas do mês anterior. Interessado? Então continue lendo e confira!
O que é o fechamento mensal
Como já dissemos, o fechamento mensal é um procedimento realizado no início de cada mês, que permite elaborar — a partir de informações do mês anterior — uma estratégia para o crescimento da sua empresa, criando projeções confiáveis para os próximos meses.
Com uma análise do fechamento mensal é possível estabelecer estratégias e identificar necessidades de execução e adaptação do planejamento financeiro da empresa.
Seu principal objetivo é identificar e classificar todas operações da forma correta. Assim, as informações são examinadas e registradas no Balanço Patrimonial, no Demonstrativo de Resultados do Exercício.
Por dentro do fechamento mensal
O contador tem um papel fundamental para o fechamento mensal da empresa. Ele é o responsável por entregar todas as obrigações, além de calcular impostos e gerar livros, que são obrigatórios.
No entanto, para realizar esses procedimentos ele precisa ter acesso a todos os documentos que tiveram ou que ainda têm impacto financeiro ou patrimonial na sua empresa. Agora, vale ressaltar que esses documentos podem ser separados por categorias. Vejamos, então, quais são as principais delas:
1. Trabalhistas
Essa categoria engloba os documentos que possuem base com a relação de trabalho, independentemente de ser, ou não, assalariada:
- movimentos e recibos: serviços contratados de autônomos e cooperados;
- impostos e contribuições: Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);
- recibo de pagamentos: salários, férias, pró-labore, atestados, vale-transporte etc.
2. Fiscais
A categoria fiscal está entre as mais importantes. Qualquer pendência aqui pode causar grandes dores de cabeça com o governo. Nesse caso, os documentos são:
- arquivos eletrônicos: documentos emitidos pelo computador, como notas ficais em XML, redução Z e arquivos do Sped Fiscal;
- notas fiscais: notas de entrada e saída de produtos, contratação, transporte, telefonia, compra de bens, energia elétrica e prestação de serviços, em geral;
- comprovantes de pagamentos impostos: como Documento de Arrecadação de Receitas Federais, Documentação de Arrecadação do Simples Nacional, Guia de Arrecadação Estadual e Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais.
3. Contábil
São inclusos na área contábil os documentos que não estão relacionados às áreas trabalhistas e fiscais. Por meio deles, é possível realizar o controle de caixa.
- recibos e contratos: honorários, locações, despesas diversas e contratos a honrar;
- comprovantes: como receitas e despesas;
- arquivos eletrônicos: controle de caixa e extratos em formato OFX;
- extratos bancários, cartões de crédito, empréstimos e descontos de duplicatas.
4. Controle de estoque
É importante atualizar constantemente o Livro Inventário e o controle de estoque — essa é uma obrigação legal. Tais informações influenciam nos demonstrativos financeiros, que são essenciais na apuração do custo da mercadoria que é vendida.
Resumindo, você precisa da ajuda de um bom contador para te auxiliar a cumprir, da melhor forma, as obrigações da sua empresa. Aliás, vale a pena ler um pouco mais sobre como a contabilidade empresarial pode ser importante para sua empresa.
Como realizar o fechamento de forma mais simples
Para realizar o procedimento de fechamento de forma mais simples e assertiva, é importante investir em um sistema de reporte de resultados mensais. Nesse caso, o ideal é fazer o fechamento até o quarto dia útil, após o encerramento do mês. Em algumas empresas, até os resultados são obtidos já no primeiro dia útil.
Há também sistemas que exibem resultados parciais online, restando poucas informações para o fim do processamento mensal. Mas, para isso, além de um bom sistema, é necessário ter profissionais treinados e qualificados.
De toda forma, um bom sistema para gestão, que não necessita de uma equipe cuidando disso, deve divulgar um demonstrativo de resultados DRE ou P&L em Inglês, contendo:
1. Informações detalhadas
Um bom sistema deve conter informações detalhadas, com demonstrativos de resultados da sua empresa por segmento ou unidades de negócio. Ou seja, de acordo com a estrutura da sua empresa. E deve destacar informações por segmentos, como custos, despesas, lucro, prejuízos, passivos e ativos.
2. Demonstrativo de resultado
O demonstrativo também deve ser detalhado e identificar custos e despesas variáveis e fixos. Representando, assim, as Receitas Líquidas, deduzidas dos custos e despesas variáveis, e demonstrada em valores absolutos e em porcentagem.
3. Indicadores da empresa
Um bom sistema ainda deve incorporar vários indicadores, como produção e volumes das contas a receber. Há sistemas que operam com a possibilidade de reportar informações não financeiras gerencialmente, o que é ótimo para uma gestão de qualidade.
4. Despesas da empresa
O sistema também deve detalhar despesas por grupos, como comerciais e administrativas, além de dados consolidados, com informações da natureza de gastos. Geralmente, nos demonstrativos de resultados, as despesas são apresentadas em grupos, como despesas comerciais e administrativas.
5. Informações contábeis para sua empresa
Enfim, para realizar um fechamento mensal de forma eficaz, é fundamental investir em tecnologias e conhecer bem o trabalho do contador, além de ter cuidado com informações e documentos da empresa. Dessa forma, é possível conhecer a saúde da sua empresa e crescer sem medo!
Como vimos, as informações contábeis são fundamentais para conhecer tudo que passa em um negócio. Até porque, não há como negar a importância de informações contábeis para tomadas de decisão.
E então, gostou das nossas informações sobre a importância do fechamento mensal em uma empresa? Agora, aproveite para compartilhar com seus amigos nas redes sociais!
