O que é a escrituração contábil digital?

A Escrituração Contábil Digital é um programa do governo brasileiro que está inserido num projeto de modernização das relações entre o Estado e os contribuintes. Dentro desse projeto existe a iniciativa de transportar para um ambiente online os procedimentos que antes eram realizados somente por meio do papel. Reduzindo assim a burocracia e otimizando os processos.

Neste novo momento, as informações devidas pelos contribuintes passam a ser emitidas e assinadas de forma digital via certificado eletrônico, dotado da devida autenticidade.

Para saber mais sobre o que é a Escrituração Contábil Digital, bem como os procedimentos que devem ser adotados para lidar com ela, acompanhe este texto até o final. Boa leitura!

A Escrituração Contábil Digital como parte do SPED

Antes de falar sobre a Escrituração Contábil Digital — ou ECD, ou ainda, o SPED contábil, como é comumente conhecida — é preciso falar sobre o Sistema Público de Escrituração Digital, o SPED.

Esse programa está sustentado por diversas bases. Entre elas estão a base contábil, ou seja, a Escrituração Contábil Digital, e a Escrituração Fiscal Digital (EFD ou SPED fiscal).

Assim, de uma maneira mais simplificada, podemos dizer que o SPED contábil e o SPED fiscal são duas bases do projeto SPED. O objetivo é modernizar as relações entre o Fisco e os contribuintes por meio da informatização dos processos que envolvem a entrega de documentos.

Compreendido isso, podemos agora nos dedicar especificamente à análise do SPED contábil, objeto deste texto. O SPED fiscal, assim como outros projetos do SPED, será analisado numa outra oportunidade. Confira agora como funciona o SPED contábil.

A Escrituração Contábil Digital

A ECD foi instituída no ano de 2007 com o objetivo de trazer para dentro do sistema SPED uma contabilidade com maior qualidade e agilidade.

A ECD trata da escrituração dos documentos contábeis em um ambiente digital. Ou seja, ela é o procedimento em que os documentos obrigatórios são substituídos pelo seu auxiliar em versão eletrônica. Uma vez que esse arquivo digital é gerado, ele é transmitido ao Repositório Nacional do SPED e disponibilizado para a Junta Comercial. Essa, por sua vez, o envia para a Receita Federal, ao SEFAZ e às demais entidades responsáveis por trabalhar com os dados do contribuinte.

Basicamente, o SPED pretende unificar processos, como a recepção, a validação, o armazenamento e a autenticação dos livros dos procedimentos das empresas. A ideia é criar mecanismos para que toda a movimentação de uma pessoa jurídica seja remetida para o computador do SPED para ser administrada pela Receita Federal com maior eficiência.

O que efetivamente muda com a ECD

O Livro Diário e o Livro Razão contêm todas as informações relativas a movimentações financeiras realizadas pelas empresas. Ou seja, constam neles tudo aquilo que as instituições faturaram e pagaram. Tudo organizado por ordem de data, devidamente registrado de acordo com as normas brasileiras e internacionais de contabilidade.

Com a ECD, os dados do Livro Diário e do Livro Razão, e seus respectivos auxiliares, são remetidos para o computador do SPED. Isso acarreta a extinção de todos esses documentos físicos, uma vez que são transformados em dados digitais gravados em um arquivo eletrônico que possui a assinatura digital das empresas.

Assim, estão obrigadas a contribuir com a ECD:

• Sociedades empresariais optantes pelo Lucro Real;
• Empresas optantes pelo Lucro Presumido que fizerem distribuição de lucro superior à presunção atribuída pelo governo e que, consequentemente, têm incidência do Imposto de Renda;
• Pessoas jurídicas imunes ou isentas que no ano anterior foram obrigadas a entregar o SPED Contribuições.

Alteração de informações

Muitos se perguntam se, depois de os documentos terem sido enviados, é possível fazer a correção de informações lançadas de forma equivocada.

Sim, é possível. Se o contribuinte cometeu algum engano, ele consegue substituir aquilo que já foi remetido. Entretanto, existem duas exceções: caso os dados já estejam em análise pela Junta Comercial ou se eles já tenham sido substituídos anteriormente.

É bom lembrar que o Livro Digital deve ser assinado por, no mínimo, duas pessoas físicas — no caso, o(s) representante(s) da empresa e o contabilista. Uma vez que esse procedimento foi realizado, é possível consultar as informações a qualquer momento pelo PVA (Programa Validador e Assinador) pela página principal do SPED ou ainda pelo sistema Receita BX.

Novidades na autenticação dos documentos

Uma vez remetido, o documento eletrônico é recebido pelo SPED e depois reenviado às Juntas Comerciais, para que façam a verificação e a devida autenticação.

Em comparação com o que acontecia anteriormente com os livros em formato de papel, não existe novidade alguma. Isso porque anteriormente esse processo também era realizado pelas Juntas Comerciais.

Assim, a ECD segue os mesmos procedimentos. Toda a contabilidade recebida é remetida ao SPED para que este a remeta à Junta Comercial, que autentica e finalmente coloca o conteúdo à disposição dos contribuintes — exatamente como acontecia antes, quando o processo era todo realizado no livro físico.

A grande mudança realmente vai acontecer na informatização do processo. Assim, quando o contribuinte entregar o Livro Diário através do arquivo eletrônico, todos os procedimentos passarão a ser realizados através de programas desenvolvidos pela Receita Federal, capazes de fazer a análise de maneira muito mais eficaz e veloz.

Esses programas tendem a identificar diferentes tipos de problemas, com uma perícia muito maior do que acontecia quando o procedimento era realizado sem esses recursos eletrônicos.

Necessidade de atenção redobrada

Dessa forma, é importante compreender também que tudo o que diz respeito às informações envolvidas no processo tende a ser tratado de maneira mais sofisticada.

A partir dessa informatização, o governo passa a ter um volume ainda maior de informações a respeito das empresas. Nesse sentido, a grande preocupação de muitos gestores tem sido em relação à adaptação aos procedimentos, para que tudo seja registrado na contabilidade de maneira adequada.

A necessidade é evitar problemas com as análises que o governo fará das obrigações que estarão permanentemente à sua disposição.

Últimas alterações

Em dezembro de 2015, foi publicada a instrução normativa nº 1.594, que trouxe algumas alterações em relação aos prazos relativos à Escrituração Contábil Digital. Essa publicação modificou o prazo para a entrega da ECD, que passou a acontecer no último dia útil do mês de maio do ano posterior ao ano-calendário em que foi realizada a escrituração.

Isso significa que, considerando o ano de 2017, por exemplo, a documentação relativa ao ano-calendário de 2016 deve ser entregue até o último dia útil do mês de maio de 2017.

O SPED contábil na prática

A Receita Federal disponibiliza para os contribuintes um software para a realização das operações envolvendo o SPED. Trata-se do Programa Validador e Assinador (PVA). Esse programa pode ser adquirido gratuitamente no site oficial da Receita.

De maneira prática, você pode acessar o PVA do SPED contábil depois de já ter gerado o seu arquivo a partir do seu sistema de Escrituração Contábil, clicar em Arquivo, em seguida em Escrituração Contábil e depois em Importar Escrituração. Nesse momento, você precisa localizar o arquivo com a Escrituração Contábil em seu sistema.

Depois de realizada a importação, o PVA cria um banco de dados. Feito isso, você já pode pedir para que o PVA faça algumas validações básicas sobre o conteúdo.

Uma vez que o arquivo foi validado com sucesso, você já pode visualizar o HASH Code da escrituração. Quem calcula o HASH é o próprio PVA.

Depois de validado o HASH e verificada a importação da escrituração, você pode clicar em Escrituração e Dados da Escrituração e conferir suas demonstrações contábeis, verificando os resultados do Balanço Patrimonial, por exemplo, em que constarão informações relativas a ativos e passivos da empresa. Ou então verificar a Demonstração dos Resultados, entre outros.

Finalizada essa etapa, você pode seguir até a guia Requerimentos, onde é possível verificar quais de seus dados já foram preenchidos. Caso precise fornecer algum dado novo, você insere a informação e clica em Avançar.

Após isso, o sistema vai mostrar o requerimento de autenticação, que somente deve ser assinado pelo titular da escrituração na Junta Comercial. Se esse for o caso, basta selecionar qual é a qualificação do titular e assinar.

Escrituração Contábil Digital: um avanço significativo

Enfim, não há dúvidas de que a ECD veio para ficar. Com a proposta muito clara de modernizar as relações do Estado com os contribuintes, ela oferece dinamismo para todas as partes e facilita a vida de quem se adapta aos procedimentos.

Entretanto, é preciso ter atenção especial a alguns detalhes para não cometer erros na transmissão de informações ou ainda para não se atrasar.

Ao eliminar os antigos livros Diário e Razão, a Escrituração Contábil Digital coloca o Brasil definitivamente na linha de frente da tecnologia ligada às obrigações contábeis, representando um significativo avanço.

Por fim, a dica mais importante dentro desse processo é que a melhor maneira de lidar com o SPED contábil é investindo na qualidade da contabilidade. Assim, sua empresa atua e coleta dados de maneira mais eficiente e organizada, facilitando o trânsito de informações e evitando problemas com o governo.