Entenda tudo sobre compliance

Independentemente do tamanho ou da área de atuação, todo negócio está sujeito a determinadas obrigações. Com isso, antes mesmo de pensar em formas de serem mais lucrativas ou mais eficientes, as empresas precisam se atentar às regras que devem ser seguidas.

Contudo, o processo nem sempre é simples. Diante da legislação brasileira — e, em alguns casos, internacional — torna-se imperativo pensar em regras trabalhistas, de segurança, de contabilidade empresarial e assim por diante. De quebra, há normas ligadas à padronização de atuação e qualidade quando a empresa está em busca de certificações. Sem ajuda, é praticamente impossível aplicá-las todas ao mesmo tempo.

Nesse cenário, o compliance surge como uma possibilidade estratégica e que, hoje, já não pode mais ser ignorada. Continue a ler o post e entenda tudo sobre esse assunto!

1. O que é compliance?

Compliance é uma ação interna da empresa voltada a garantir que o negócio se mantenha dentro das regras estabelecidas pelos órgãos reguladores. E também em consonância com o próprio regulamento interno da companhia.

É o caso, por exemplo, de garantir que a atuação da empresa esteja totalmente adequada a leis trabalhistas, tributárias, regulatórios, ambientais entre outras. Isso pode variar de acordo com o tipo de negócio. Se a empresa precisa obedecer a uma determinada legislação a respeito de despejos químicos, por exemplo, o compliance garante que tudo seja devidamente seguido.

Essa ação interna garante que seja possível obedecer a todas essas questões de maneira completa. Ela integrará todos os pontos que devem ser contemplados. Essas políticas, controles e regulamentos são construídos estrategicamente, de tal maneira que eles também tenham a ver com os objetivos e valores da empresa.

Esse conjunto de disciplinas tem a função de educar colaboradores e, sobretudo, os gestores sobre os riscos que a empresa oferece para o mercado. O descumprimento de normas quanto ao manejo ambiental, por exemplo, pode gerar acidentes e graves prejuízos ao meio ambiente.

Tudo isso não acontece de maneira compulsória para a empresa, mas, sim, com a sua concordância. Ou seja, o compliance diz respeito ao entendimento que a própria empresa possui sobre a importância de seguir regimentos e normas reguladoras, de modo a se alinhar com todas essas questões.

Na prática, isso vem na forma do uso de padrões de atuação, assim como de um esforço consciente para atender a pontos reguladores internos e externos.

2. Como implantar o compliance?

Implantar esse conjunto de disciplinas é cada vez mais estratégico. Com tantas obrigações reguladoras, adotar uma política relacionada a esse tópico é fundamental. Porém, não basta apenas determinar de maneira arbitrária que as regras impostas sejam seguidas. É preciso juntar todos esses pontos às necessidades, possibilidades e à situação da empresa.

Um negócio que esteja em busca de uma certificação ISO, por exemplo, precisa implantar o compliance não para cumprir com o que o governo diz, mas, sim, para atender às necessidades específicas trazidas por esse programa.

Com isso, o processo de instauração desse conjunto de disciplinas passa por pontos como:

2.1. Mapear os processos

Não existe compliance realmente estratégico se não for voltado para a realidade interna do negócio. Por isso, é preciso começar pelo mapeamento de processos. O objetivo é que ele proporcione uma visão completa sobre o que a empresa realiza.

Um determinado processo contábil, por exemplo, precisa ser feito de maneira correta. Ao mesmo tempo, ele se relaciona diretamente a outras etapas que devem estar corretas. Como a elaboração de fluxo de caixa ou de balanço patrimonial. Assim, é possível garantir que a tarefa seja executada de maneira adequada, dentro do que é previsto.

Dessa forma, o mapeamento serve não apenas para identificar quais são os pontos críticos. Serve também para que seja possível compreender como as etapas se relacionam e quais são os resultados obtidos.

2.2. Analisar objetivos e estratégias do negócio

Ainda olhando internamente, é fundamental analisar os objetivos e as estratégias do negócio, assim como os seus valores. Se a empresa deseja se posicionar de maneira altamente estratégica oferecendo uma qualidade muito elevada, então suas ações de compliance precisam ser ainda mais contundentes.

Também é preciso reconhecer quais são as estratégias do negócio de modo a compreender o que faz sentido. Por exemplo, vejamos o caso de uma empresa que usa a terceirização como uma estratégia para reduzir os custos. Então o compliance precisa agir de modo a, dentre outras coisas, garantir que não seja formada uma relação trabalhista. Ainda que por acidente.

Para tanto, é fundamental que os profissionais estejam envolvidos e alinhados com os valores e objetivos da empresa. Além de tudo, essa análise é o que garante que as ações arquitetadas sejam especificamente voltadas para a realidade do negócio.

2.3. Avaliar os riscos de atuação

Além disso, é necessário conhecer quais são seus riscos de atuação. Em primeiro lugar, isso significa identificar qual é o impacto que uma empresa pode causar, especialmente ao não seguir determinadas normas.

Uma empresa que não segue as normas regulamentadoras quanto à segurança do trabalho, por exemplo, está colocando em risco os trabalhadores. Além de tudo, também está colocando em risco a si mesma. Isso porque ações trabalhistas e mesmo sanções mais intensas podem prejudicar ou impedir a continuidade do empreendimento.

A análise de riscos também significa compreender como eles podem ser eliminados ou reduzidos. Ações de mitigação devem estar associadas a cada risco levantado de modo que seja possível ter uma visão mais clara do que deve ser feito.

2.4. Adaptar e adequar as normas e regulações externas

Outra etapa para implantar o compliance é compreender quais são as normas e regulações externas e como elas influenciam a realidade do negócio. Isso é importante porque nem toda norma ou regulação externa faz sentido para a realidade da empresa.

Dependendo do enquadramento tributário, por exemplo, uma determinada empresa pode estar dispensada de realizar certos controles do Sped Fiscal. Sendo assim, não é efetivo a empresa acrescentar essa norma a sua agenda.

Nesse momento, portanto, o ideal é adaptar o que é obrigatório para o que faz sentido para a realidade da empresa.

2.5. Estabelecer um regimento interno

Todas essas etapas de avaliação e adaptação culminam na elaboração de um regimento interno. Ele traz diretrizes específicas de como o negócio deve agir em relação a um determinado setor ou quais ações não podem ser executadas.

Para o setor de Recursos Humanos, o regimento pode determinar como devem acontecer os processos de admissão e de demissão dos colaboradores. Isso vai determinar quais ações devem ser executadas. Portanto, é justamente o conjunto de normas reguladoras externas e que foram adaptadas para a realidade do negócio.

2.6. Comunicar para toda a empresa

O compliance não pode ficar apenas no papel. Não adianta saber o que a empresa deve fazer e o que ela deve evitar se isso não for colocado em prática. Por isso, é importante garantir que toda a empresa seja informada sobre o que deve ser colocado em prática.

Setores estratégicos precisam ter diretrizes claras sobre o que deve ser feito, como em relação à contabilidade para garantir atendimento às obrigações tributárias e fiscais. Além disso, todos também devem conhecer quais ações devem ser evitadas, de forma a diminuir ou eliminar os riscos de atuação.

2.7. Acompanhar os resultados

Uma vez que todos sejam comunicados a respeito do regimento interno, é necessário fazer um acompanhamento dinâmico. Isso porque o compliance não consiste apenas em determinar parâmetros e boas práticas, mas, também, em garantir que eles sejam devidamente executados.

Esse processo de acompanhamento precisa ser feito de maneira completa e de tal forma que seja possível reconhecer erros tão logo eles ocorram. Não adianta, por exemplo, perceber que a contabilidade da empresa está incorreta somente quando ela passar por um pente fino do Fisco.

Sendo assim, os resultados devem ser acompanhados de forma que seja possível ajustar e alterar ações quase que em tempo real. Isso ajuda a impedir que as consequências negativas se propaguem e garante a compliance em si.

2.8. Instituir melhorias contínuas

Vale dizer que o compliance não deve ser estanque. Por mais que o negócio esteja de acordo com as normas e regulamentações externas, é importante buscar formas de melhorar continuamente.

Isso significa, por exemplo, aumentar o nível de confiança em relação a um determinado processo estratégico, que seja acompanhado de perto por órgãos reguladores. Buscar uma contabilidade ainda mais estratégica e adequada, por exemplo, traz benefícios não apenas por garantir que tudo seja seguido devidamente, como também por melhorar a atuação do negócio como um todo.

Da mesma forma, se a empresa busca uma certificação de qualidade, ela precisa estar sempre otimizando sua atuação. Com isso, o conjunto de disciplinas deve se adaptar de modo a garantir parâmetros cada vez mais estratégicos.

3. O que fazem os profissionais da área?

Por muito tempo, os profissionais de compliance faziam parte do time jurídico da empresa. Por conhecerem mais a respeito de leis e regulamentações, atuavam como fiscalizadores de processos para que tudo estivesse de acordo com a lei.

Porém, essa não é uma ação estratégica, já que é necessário considerar a realidade interna da empresa de maneira geral. Os profissionais de compliance, atualmente, funcionam como consultores que buscam o máximo de aderência da empresa a regulamentações internas e externas.

Mesmo quando a companhia está seguindo corretamente as regulamentações impostas, o profissional de compliance atual busca novas formas de otimizar esses processos para que ela possa se beneficiar ainda mais.

Isso faz com que os profissionais dessa área não sejam apenas metódicos conhecedores de regras. Eles precisam ter a capacidade de influenciar pessoas para que elas mudem a forma como executam tarefas diversas.

No geral, profissionais da área atuam de maneira a executar tarefas como:

3.1. Implantação de Programa de Compliance

Um profissional de compliance precisa elaborar um programa a respeito desse tipo de atuação. Ele leva em consideração as etapas necessárias para colocar essa abordagem em prática e determina como isso pode ser feito.

Essa ação exige muito alinhamento do profissional com os objetivos da empresa, já que seguir regras de maneira adequada e estratégica também é muito importante nesse sentido. Com isso, ele precisa implantar um programa que seja sob medida para o negócio, que seja executável e que permita o alcance de objetivos variados.

3.2. Auditoria interna

O profissional de compliance só vai compreender o que não está sendo executado de maneira adequada se realizar uma auditoria interna. Esse processo é muito importante para compreender o que tem funcionado e o que não tem, além de identificar quais são os gargalos de maneira geral.

Essa auditoria pode ser conduzida de maneira integrada entre áreas, dependendo do processo, ou pode ser voltada para setores específicos. Ao mesmo tempo, o processo deve ser feito de maneira adequada para que o profissional não prejudique sua liderança ou influência dentro do negócio.

3.3. Instrução e direcionamento

Mais do que apenas conhecer o que está errado, o profissional de compliance precisa agir de modo a instruir e direcionar sobre o que deve ser feito em busca de resultados melhores para toda a empresa.

Ele deve ter bom trânsito entre áreas e com os diversos profissionais, sendo capaz de direcionar o que deve ser feito e como deve ser realizado. No caso do setor de Recursos Humanos, por exemplo, o profissional precisa agir de modo a orientar os profissionais a respeito da necessidade de cumprir com o pagamento de todas as questões ligadas à CLT.

Não adianta apenas conferir o que está errado e agir de maneira corretiva. É necessário prevenir e diminuir os riscos de atuação do negócio, o que só é possível por meio desse tipo de instrução.

3.4. Garantia do atendimento ao programa

Justamente por esse caráter ligado à necessidade de prevenção é que o profissional de compliance precisa atuar de modo a garantir o atendimento ao programa ligado a essa função. Isso significa que ele deve analisar de forma dinâmica o que está sendo feito, garantindo que tudo seja cumprido conforme o previsto.

Ao encontrar erros, ele deve convencer os agentes a atuarem da maneira correta. Embora a liderança seja importante, ele pode recorrer a medidas punitivas caso suas orientações não sejam seguidas. Porém, os poderes delegados a esse profissional variam de acordo com cada empresa.

Isso serve para impedir que o profissional encontre erros somente durante uma auditoria, o que aumentaria o tempo em que a empresa passa sem atender aos pontos obrigatórios dos processos.

4. Qual é a importância do compliance?

Instituir o compliance em uma empresa é uma ação capaz de trazer benefícios importantes para todos os setores. Feito da maneira correta, ele pode funcionar como um fator que garante a continuidade do negócio. E isso não deve ser ignorado em um mercado cada vez mais competitivo.

Com isso, os principais benefícios desse tipo de atuação incluem:

4.1. Aumenta a segurança do negócio

Implementar o compliance significa, quase que automaticamente, aumentar a segurança do seu empreendimento em diversos sentidos. Com esse tipo de atuação, é possível diminuir os riscos do negócio, além de reduzir possíveis impactos ligados aos descumprimento de normas reguladoras.

Com a aplicação de um bom programa de disciplinas, por exemplo, a empresa passa a ter uma contabilidade mais segura. Tratando-se de uma empresa ligada às finanças, há muito menos chances de erros que poderiam comprometê-la.

Se a companhia se vir envolvida em um escândalo de corrupção, recursos como balanços patrimoniais e fluxos de caixa poderão provar seu não envolvimento.

4.2. Melhora a imagem da empresa

De uma forma geral, executar o compliance melhora a imagem de uma empresa. Tanto em relação aos consumidores quanto em relação a acionistas e outros parceiros de negócio.

Em primeiro lugar, a empresa se posiciona como sendo de confiança e qualidade por ter processos muito bem estruturados. Além disso, ao atender a todas as normas e obrigações, ela demonstra comprometimento e seriedade.

Não menos importante, com o compliance reduzem-se os riscos de se ver envolvida em processos fraudulentos ou outras questões que prejudiquem os negócios.

4.3. Diminui os custos

Pense em uma empresa que tem um RH sem qualquer tipo de ação de compliance. Com isso, os direitos de seus funcionários não são plenamente atendidos e os benefícios não são pagos corretamente, assim como férias ou outras obrigações.

Nesse cenário, o negócio pode sofrer ações trabalhistas e ser obrigado a pagar indenizações. Além disso, sem o atendimento a regulamentações, ele pode sofrer sanções devido a problemas encontrados em fiscalizações de rotina do Ministério do Trabalho.

Seja como for, é uma situação que traz custos extras para a empresa. Além de prejudicar a imagem, onera os cofres do negócio.

Diversos setores podem gerar custos extras sem a devida atenção e tudo tem a ver com a falta de gerenciamento de risco. Com o compliance, por outro lado, é possível garantir que esses custos sejam evitados. O que diminui consideravelmente os gastos.

4.4. Previne erros e retrabalhos

A falta de compliance também está ligada a um número maior de erros. Sem saber exatamente como agir ou a quais regras atender, por exemplo, é fácil fazer a escolha errada. Eventualmente, isso pode levar à necessidade de retrabalho, o que leva à perda de dinheiro, eficiência e produtividade.

Por outro lado, ao ter um programa de compliance bem estruturado em execução, a empresa tem um melhor direcionamento sobre o que e como fazer. Como tudo é feito de maneira estratégica, o resultado é que é possível diminuir a ocorrência de erros e de retrabalhos em geral.

4.5. Aumento da qualidade

O compliance não faz com que a empresa apenas siga regras de maneira burocrática. Em vez disso, ele garante que o negócio realize melhorias para conseguir uma atuação cada vez mais adequada e alinhada com o regimento interno.

Para garantir uma contabilidade de qualidade, por exemplo, a empresa pode contratar auditorias externas. E também investir na automação, ao usar soluções como um sistema de gestão.

Isso faz com que a empresa não apenas garanta que a legislação seja cumprida, mas também promova diversas melhorias em relação ao negócio como um todo.

Como consequência, há um importante aumento da qualidade dos processos. Com menos erros e menos gargalos, o produto ou serviço final passam a ser ainda mais diferenciados.

4.6. Garantia de transparência

O fato de os processos serem bem definidos e baseados principalmente nas questões de legislação faz com que a empresa tenha mais transparência. Suas ações passam a ser justificadas e estruturadas, além de altamente estratégicas.

Isso melhora a comunicação interna — todos sabem por que determinadas ações devem ser executadas — e também a comunicação externa. Acionistas e outros stakeholders compreendem melhor a atuação do negócio quando a empresa atua de maneira totalmente transparente.

Isso diminui dúvidas a respeito da empresa e também colabora para que o empreendimento se posicione de maneira mais adequada.

4.7. Funciona como vantagem competitiva

Uma empresa que utiliza o compliance de maneira estratégica ganha vantagem competitiva em diferentes sentidos. Em primeiro lugar, é possível gastar menos e ter mais produtividade, o que, por si só, impulsiona os resultados.

Além disso, o fato de a empresa deter uma total regularidade em relação a suas obrigações e normas reguladoras evita que ela seja alvo de processos ou investigações.

Além de evitar problemas que interfiram na continuidade da empresa, isso faz com que o negócio se posicione no mercado como uma opção mais segura. Parceiros, por exemplo, vão procurar uma empresa com uma imagem melhor e, aí, a empresa com compliance se destaca.

Isso impacta, inclusive, a forma como os clientes percebem o negócio. Com isso, é possível que escolham aquele que transmite mais seriedade, sendo possível conquistar uma importante vantagem competitiva em relação a um mercado que é cada vez mais ocupado.

O compliance é um processo fundamental para qualquer negócio que deseje cumprir com suas principais obrigações em relação a diversos setores. Feito pela adaptação de normas e regulamentações e pela criação de um regimento interno, traz vantagens importantes que contribuem para a robustez e mesmo para a continuidade do empreendimento.

Quer se manter sempre atualizado sobre o mercado e os negócios? Assine a nossa newsletter e receba novidades e dicas diretamente em sua caixa de entrada!