Cancelamento de Nota Fiscal: entenda mais sobre o assunto

Algumas nuvens obscuras recheadas de dúvidas costumam pairar sobre a mente dos gestores quando lidam com um assunto por vezes inevitável: o cancelamento de nota fiscal. Afinal, quais são os verdadeiros prejuízos ao anular um documento tão importante?

Você já sabe que, perante erros mais simples, o setor financeiro pode apenas emitir a carta de correção para evitar o cancelamento da nota fiscal. Porém, essa medida infelizmente não consegue sanar qualquer falha.

Por isso, confira este artigo completo, com todos os detalhes sobre o cancelamento — uma alternativa tão temida e evitada pelo meio contábil empresarial.

Quando optar pelo cancelamento de nota fiscal?

Com a evolução da tecnologia, a nota fiscal em papel foi substituída pela eletrônica, bem mais prática e eficaz . Isso tanto para as empresas emitentes quanto para os órgãos fiscalizadores.

De fato, sua emissão pela web facilitou bastante o cotidiano do departamento de contabilidade. As informações se tornaram mais acessíveis para você, para os clientes e, claro, para o governo.

Apesar de a rotina financeira fazer parte do dia a dia corporativo, os deslizes podem aparecer, inclusive em procedimentos convencionais, não é mesmo?

É o caso dos equívocos relacionados ao recibo fiscal que, quando identificados a tempo, não geram danos à firma.

Por isso, atualmente, cancelar ou corrigir uma nota fiscal pode ser muito mais simples do que você pensa. Basta que as etapas ocorram dentro do período e das regras previstas. Fique calmo, pois já vamos esclarecer!

Primeiro, atente-se aos principais motivos que resultam, invariavelmente, na escolha da anulação:

• Erro de digitação;
• Cálculos fiscais incorretos;
• Erros cadastrais, como no CNPJ ou na Razão Social;
• Desistência do comprador.

Sem ônus

Com base nos fatores acima, o cancelamento só pode ser efetuado — sem gerar nenhuma cobrança extra para a empresa — dentro de 24 horas após a autorização da compra. Isso caso a mercadoria ainda não tenha seguido para o destino.

Mas existem outras duas particularidades a serem consideradas antes de solicitá-lo:

• O documento precisa ter sido autorizado pelo Fisco, conforme o protocolo de praxe e a autorização de uso;
• O destinatário não pode ter passado pela ciência da emissão, aquele passo necessário de download do arquivo da NFe (nota fiscal eletrônica).

Atenção ao limite!

Além disso, é importante lembrar que cada estado possui sua legislação específica de prazo de extinção. No Mato Grosso, por exemplo, o limite é de duas horas após a autorização mencionada.

Dessa forma, caso haja alguma dúvida sobre o vencimento do prazo em sua localidade, não hesite em consultar um contador competente ou uma empresa especializada.

Como cancelar fora do prazo estabelecido?

Você já entendeu que quando o cancelamento ocorre dentro do prazo estipulado, não há qualquer ônus ou perda para o seu negócio. Mas e quando o lançamento errado foi identificado após este período e a ciência do comprador?

É claro que você pode seguir as etapas para cancelar, mas haverá prejuízo no caixa. O passo a passo é o mesmo da operação de revogação, acrescentando a diferença da multa. E dela, consequentemente, não será possível escapar! Veja como proceder:

Prazo perdido

Aqui as normas também variam conforme o seu estado, incluindo o percentual da penalidade convencional, que gira em torno de 1,5% sobre o valor total da nota.

Em São Paulo, por exemplo, os pedidos de cancelamento de comprovante fiscal são recebidos pela Sefaz (Secretaria da Fazenda) no limite de 48 horas após a autorização e com a aplicação da devida multa obrigatória.

Em outros estados, o pedido não é permitido após o vencimento do tempo de 24 horas.

Indicação de anulação

Quando a assimilação do erro ocorre após alguns dias, é indicado solicitar a anulação do comprovante fiscal. Principalmente se o produto já estiver nas mãos do cliente. Isso porque não se pode modificar a NF após o prazo ter expirado.

Sendo assim, o Fisco fica ciente de que a mercadoria voltará para a empresa e emitirá um novo documento de devolução, constando que o destinatário devolverá o item, anulando a nota lançada pela sua firma.

Continue a leitura para entender outros detalhes sobre o cancelamento fora do prazo.

Devolução

Essa medida configura um dos fatores que podem levar à eliminação da nota fiscal. Portanto, costuma ser tomada por diversos motivos (entre o despacho da mercadoria e o recebimento do cliente).

Com o atraso na entrega, a falta de algum produto ou a simples desistência do comprador, por exemplo, a devolução pode ocorrer a qualquer momento e não carece de preocupações acerca dos prazos.

Estorno

O estorno também pode ser praticado quando o prazo de cancelamento da NF expirou, conforme a exigência legal, atentando-se ao fato de que o cliente ainda não pode ter recebido a compra.

Sua funcionalidade é apenas registrar que determinado produto voltará para seu estoque, juntamente com o imposto destacado na emissão da nota.

Nesse caso, é preciso, ainda, anexar à nota de estorno uma declaração explicando o ocorrido. O documento deve ser assinado pelo comprador, que concorda que não recebeu o item específico.

Ainda respeitando os prazos, confira outras duas possibilidades que podem ser enfrentadas por muitas empresas e seus respectivos gerentes:

Inutilização

Normalmente, a inutilização da nota fiscal é feita quando a ordem da operação foi quebrada. Seja por motivos técnicos ou até mesmo fiscais.

Funciona da seguinte forma: se você está no mês de fevereiro, pode requerer a inutilização até o dia 10 de março. Ou seja: você tem até 10 dias do mês subsequente para comunicar à Secretaria da Fazenda que houve falha na sequência da numeração do documento.

Essa mesma numeração, inclusive, não pode ter sido empregada em nenhuma outra NF (independentemente de ser mais antiga ou ter sido cancelada).

Dicas importantes

Após avaliar se a ocasião se adéqua a esses parâmetros, dê andamento ao processo de cancelamento conforme o sistema (programa, site ou software) emissor que seu negócio utiliza.

Vale analisar mais 3 sugestões igualmente imprescindíveis:

1. O sistema gratuito de emissão da Sefaz, que é utilizado em todo o país, ficou indisponível em janeiro de 2017, inviabilizando as solicitações feitas por intermédio dele para solucionar suas petições.
2. O status da nota continuará a ser consultado por meio do site da própria Sefaz da sua região ou no portal nacional da nota fiscal eletrônica, no qual você também consegue pesquisar outros questionamentos acerca do cancelamento.
3. Considere também que esse recibo cancelado ou inutilizado deve constar em seus registros diários, ou na escrituração contábil digital, porém sem os devidos valores e índices monetários.

Por que a carta de correção é uma alternativa eficiente?

Proporcional à extensão de equívocos que podem ocorrer no processo de emissão de um documento fiscal é a variedade de possibilidades para saná-los, felizmente.

Existem alguns casos nos quais não é necessário cancelar a nota fiscal, mas apenas regularizar os dados trocados registrados nela. Esse é um exemplo em que a carta de correção é uma alternativa que se encaixa perfeitamente.

O documento é conhecido como CCe (ou carta de correção eletrônica), bastante usado para regularizar falhas, desde que não estejam relacionadas:

• Ao valor do imposto (como base de cálculo, diferença de taxas, alíquotas, quantidade ou valor da prestação, por exemplo);
• Aos dados cadastrais, exigindo mudanças do remetente ou destinatário;
• Às datas de emissão e de saída da mercadoria adquirida.

Exceto nas situações exemplificadas acima, ou quando há pequenos contratempos (como uma descrição de serviço errada, por exemplo), recorra à carta de correção e informe ao cliente que ela vai substituir a nota fiscal anterior.

Complemento

Mas não confunda essa carta salvadora com o complemento à nota. Como o próprio nome revela, na NF complementar constam apenas informações para aprimorar o documento convencional.

É o caso de um possível complemento no valor do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), por exemplo. Ou na quantidade de mercadorias, entre outras informações pertinentes.

Portanto, cuide para que a nota fiscal normal, quando somada à NF complementar, totalize o valor correto da operação demandada.

Do que você não deve esquecer?

Até agora você já percebeu a importância dos prazos para a extinção de notas. Viu também que quando esse processo ocorre fora do prazo, a empresa arca com os custos legais. E que a carta de correção ou a nota fiscal complementar são apropriadas aos erros simples.

Caso ainda esteja um pouco confuso, vamos recapitular as operações mais relevantes tratadas neste artigo:

• Cancelamento: indicado quando a nota foi autorizada e ainda não excedeu o prazo de 24 horas;
• Devolução: recurso que deve ser usado quando a NF já foi autorizada e enviada, mas o destinatário rejeitou ou houve incongruência;
• Estorno: ideal para NF autorizada e ainda não transportada, ou em casos de rejeição por inúmeros motivos e erros;
• Inutilização: indicado para situações nas quais uma nota autorizada com numeração errada precisa ser descartada;
• Carta de correção: usada quando a NF é autorizada com falhas simples, que não impliquem alterações de valor ou dados cadastrais;
• Complemento: próprio para notas emitidas indevidamente em relação ao valor de alíquota ou quantidades, servindo apenas para completar os elementos incorretos.

Considerar todas essas sugestões é essencial para aplicar a conformidade legal nas finanças de sua empresa, não é mesmo?