Automação fiscal: os robôs na gestão tributária

De acordo com o Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário (IBPT), o Brasil é um dos países com maior carga tributária no mundo. E se esse alto encargo financeiro já não fosse suficiente, a má gestão tributária pode fazer com que uma cifra ainda maior vá para o ralo.

O que poderia ser parte do lucro de uma empresa ou revertido para incontáveis outros fins, se perde sem nunca achar o caminho de volta. Saber gerir o pagamento de tributos e conhecer a legislação vigente é fundamental para a saúde financeira de qualquer empresa.

A legislação tributária é complexa e muda constantemente, o que atrapalha a gestão financeira de qualquer empresa, além de ocasionar maiores encargos e um enorme gasto de tempo por parte da equipe destinada para tal função. É preciso otimizar tempo e recursos, claro. Mas a pergunta é: como? Existem diversas maneiras e nós vamos falar de três aqui: gestão, consultoria e automação fiscal tributária. Cada uma tem a sua importância e não substitui a outra.

Gestão de tributos

Gestão tributária é o nome dado às ações que têm o objetivo de administrar todos os aspectos referentes a tributos de uma empresa com a finalidade de conhecer, ajustar e planejar os gastos para controle das operações que tenham relação direta ou indireta com tributos.

Em suma, a gestão tributária age sobre o departamento de impostos, taxas e contribuições e desdobramentos com os quais possam ter relação.

É preciso, para isso, se manter atualizado quanto às legislações vigentes no Estado onde a empresa está sediada e onde ela atua, e, claro, da legislação nacional. A equipe fiscal vai corrigir interpretação errôneas das leis e a consequente execução injusta de obrigações tributárias na empresa.

A gestão correta de tributos vai conseguir evitar penas, sanções e multas que poderiam onerar a empresa. Além disso, possibilita a prática de formas lícitas de economia tributária. O fato de não haver centralização tributária no sistema brasileiro e de concentrar regras distintas que regem União, Estados e Municípios, os 3 entes tributantes, faz ser de extrema importância ter profissionais para acompanhar as demandas referentes à tributação.

Consultoria tributária

Além da equipe interna, porém, muitas vezes é necessário haver o apoio de uma equipe externa para essa gestão. É nesse momento que entra a consultoria.

Profissionais especializados em cada aspecto tributário são uma segurança a mais para que empresas se certifiquem de agir com inteligência e estratégia.

O Grupo BLB Brasil possui profissionais com expertise em Gestão Tributária para ajudar na redução de riscos e na melhoria da gestão e otimização das obrigações tributárias de empresas.

Automação fiscal

Quando se fala em “robôs” muitas pessoas se assustam e imaginam máquinas substituindo o trabalho humano. E antes que você continue sua leitura já adiantamos que não se trata desse tipo de robô.

A automação fiscal da qual falaremos aqui é referente a processos por software de robótica que contribuem diretamente para a redução dos custos operacionais no departamento fiscal.

Neste texto estamos tratando de impostos, de gestão tributária, portanto abordaremos o uso de robôs na operação fiscal. A RPA, sigla em inglês para Robotic Process Automation, tem gerado melhorias nas atividades repetitivas e, principalmente, naquelas com grande volume de dados. Esse tipo de automação tem contribuído para tornar processos mais estáveis e para que decisões importantes passassem a ser tomadas com base em regras predefinidas, garantindo o compliance dos processos.

Esses robôs podem ser configurados para simular as mesmas ações executadas por seres humanos na utilização de sistemas. Ou seja, os robôs coletam informações, digitam dados, fazem downloads programados, enviam e-mails para extrair relatórios dos bancos de dados, entre tantas outras programações que podem ser feitas.

A vantagem disso é o tempo da equipe sendo poupado, o custo baixo na implementação dos sistemas e o alto retorno sobre o investimento.

O uso da RPA na operação fiscal permite ainda que a empresa tenha visibilidade e rastreabilidade dos acessos e modificações realizadas pelo robô. A ação passa a ser exata e revela a um clique o caminho cursado e as atividades em cada processo. A equipe fiscal, em contrapartida, fica livre para ações, processos e trabalhos de alto valor agregado.

Com o aumento do uso da automação fiscal, as ferramentas estão mais “inteligentes” e lidando de forma mais direta com processos que antes poderiam ter mais de uma interpretação. Para tudo dar certo, porém, os processos manuais devem ser mapeados de forma padronizada para que o resultado seja sólido.

Robôs x humanos

Os robôs não substituirão os funcionários da área de tributos, mas eles são, sim, importantes colaboração técnica para tal função. A soma dessas duas forças pode potencializar os resultados ao otimizar processos fiscais e organizar informações em um sistema digital.

A automação fiscal deve reduzir a necessidade da intervenção humana nos trabalhos repetitivos do departamento fiscal de uma empresa, mas isso não vai substituir a presença humana.

Adotar processos manuais e cíclicos é algo simples e o aumento da Inteligência Artificial nos faz observar no dia a dia a criação de softwares que se comportam e evoluem como um humano em tarefas em que se faz tudo sempre da mesma forma, ou seja, de forma automatizada.

Nesses processos repetitivos os robôs atuam com eficiência: digitação de guias, conferência de números e de tributos, por exemplo, que são trabalhos lógicos e repetitivos. A máquina, desde que programada para isso, fará de forma automática, sem precisar de estímulo ou sem perder a concentração.

O robô não é afetado por nenhum fator psicológico humano, uma vez que é programado para dar cumprimento a determinadas ocupações e faz isso com maestria, sem quedas no rendimento. Essa previsibilidade sobre os resultados também é muito importante para os resultados de uma organização.

Porém, há tarefas de mais responsabilidade, que nunca poderão ficar sob o comando de uma máquina.

Dada a complexidade da gestão tributária no Brasil, um passo lógico e proveitoso para as empresas é a aplicação de automatização de processos aliada ao discernimento humano, de forma que as duas frentes formem um time só.