A ordem é economizar despesas e racionalizar processos. As empresas procuram, por meio de uma gestão mais enxuta, diminuir gastos e, ao mesmo tempo, manter a qualidade dos seus produtos e serviços. Mas como melhorar a gestão do negócio e diminuir os custos? Com o Centro de Serviços Compartilhados – CSC, sua empresa tem condições de aperfeiçoar a administração e, em contrapartida, até diminuir a carga de impostos.
Na medida em que sua empresa começa a crescer, as informações e procedimentos relacionados ao desenvolvimento do negócio também aumentam proporcionalmente. Os processos se tornam mais complexos, e, caso não haja uma organização bem informada e centralizada, o aumento de gastos é inevitável.
A implantação de um CSC na sua empresa irá otimizar muitos processos e, por conseguinte, enxugar a máquina administrativa. Mas como isso é possível?
O que é o Centro de Serviços Compartilhados?
Como o próprio nome diz, o CSC é um local onde são centralizadas algumas operações e serviços de determinada empresa. É importante ressaltar que essa central não se resume somente ao espaço físico, ela também compreende as implementações e soluções de atividades.
Empresas que se encontram em desenvolvimento, com uma gestão mais madura e que possuem mais de uma unidade necessitam que alguns serviços e ações internas sejam realizados de forma centralizada. Isso é necessário para se manter o padrão dos processos e até mesmo otimizar custos.
Determinados departamentos como Recursos Humanos, Financeiro e Marketing, por exemplo, são fundamentais dentro de uma organização. O que não faz sentido é que cada filial ou unidade empresarial de um mesmo negócio tenha um setor de cada desses serviços. Isso implicaria em um quadro de colaboradores maior e dificultaria a uniformidade das ações. Nesse sentido, o CSC reúne esses setores em um só local.
A implantação do CSC diminui os custos, já que as operações de todas as unidades empresariais se concentrarão em um único espaço e com os mesmos colaboradores, e terão uma padronização na qualidade, também por conta das atividades serem realizadas pelos mesmos profissionais.
A importância da adoção do CSC
Grandes empresas têm adotado o CSC para melhorar a gestão, e a estratégia tem dado certo. Um exemplo significativo traduzido em números é o caso da Nestlé no Brasil. RH, mídias sociais, gerências de projetos, controladoria, auditoria e compliance são alguns dos setores que foram agregados ao CSC da empresa.
A empresa, depois de implantar o Centro na unidade em Ribeirão Preto, reduziu 11,8% os custos de operações transacionais na América Latina. Os processos se tornaram mais simples, os ativos foram racionalizados e, com a centralização das informações, a comunicação se tornou mais transparente.
A implantação do CSC
A escolha do local para implantação do CSC deve levar em conta alguns fatores como a qualidade da mão de obra e os custos. Em relação à estruturação, deve ser programada para atender objetivos específicos e agregar ações semelhantes e repetitivas.
O primeiro passo é a realização de um estudo para reunir os volumes transacionais, fluxo de processos, sistemas de informações, entre outros. Com esse diagnóstico será possível moldar os pilares fundamentais para a implantação do centro e a estrutura necessária para que ele opere de forma correta.
É importante atender a integração dos sistemas operacionais, bem como a automação dos processos. Eles são imprescindíveis para unir as operações com as funções de apoio.
Por outro lado, é fundamental a união dos colaboradores de unidades diferentes com os produtos ou serviços, de forma que atendam um critério de padronização de procedimentos. As ações devem permitir certa flexibilidade de adequações específicas e também exigir rigidez quanto à alimentação correta das informações.
Atenção ao Fisco com o CSC
Uma questão importante para ser observada na implantação do Centro de Serviços Compartilhados é em relação à tributação de suas ações. As operações do CSC, que a longo prazo reduzem os custos operacionais, em contrapartida, podem aumentar o pagamentos de tributos. Mas com um bom Planejamento Tributário a diminuição da tributação é possível.
O que irá definir a tributação das operações realizadas pelo CSC dependerá do modelo fiscal ao qual estiver enquadrado: prestação de serviços ou rateio de despesas.
Se o enquadramento for prestação de serviços, as tributações incluem PIS, Cofins, ISS, por exemplo. No caso de rateio de despesas, a Coordenação do Sistema Tributário – Cosit da Receita Federal apresenta algumas exigências:
- As empresas precisam fazer parte de um mesmo grupo ou ter interesses comuns;
- Somente a atividade meio poderá ser rateada; e
- A cobrança final não deve incluir lucro.
Além dos quesitos citados, é importante a elaboração de contrato com explicações e critérios de como os custos serão rateados. Ele será útil para a Fiscalização entender seu formato, já que cada rateio possui um critério diferente de acordo com o tipo de despesa.
Minha empresa não é grande, posso ter um CSC?
A implantação de um Centro de Serviços Compartilhados é comum em empresas maiores, que possuem várias unidades, como as multinacionais, por exemplo, embora ele possa muito bem ser criado em instituições de médio porte.
Mas para que seja um serviço vantajoso para as médias empresas é interessante analisar as Despesas e as Receitas. A implantação do CSC só compensará se os gastos com a Despesa estiverem enquadrados no formato de Rateio.
Como o Rateio é caracterizado pela divisão das despesas por repartições da empresa, e não há um critério lógico para essa distribuição de gastos, o CSC se torna uma maneira mais prática e eficiente para alocar determinados custos.
Agora que você já conhece o conceito do CSC, que tal implantá-lo sua empresa? Para saber mais sobre o universo corporativo, assine nossa newsletter e receba conteúdos em seu e-mail.
