Cuidar da contabilidade de uma empresa exige atenção, tempo e muito conhecimento. É preciso ter em mente que os erros de fechamento contábil podem gerar prejuízos aos empresários e atrapalhar a realização de investimentos seguros.
Isso sem contar que, com esses erros, podem surgir problemas com órgãos fiscalizadores, o que leva ao pagamento de multas e inúmeros transtornos.
Erros no fechamento contábil mensal a ser evitado
1. Não acompanhar diariamente os lançamentos
A função dos lançamentos contábeis não é apenas informar os resultados do mês. Eles visam, principalmente, orientar as ações futuras e levar segurança para qualquer decisão.
Por ser assim, é importante fazer o acompanhamento diário para saber exatamente como a empresa está caminhando, se novos gastos podem ser feitos naquele período, se será necessário cortar despesas em razão de inadimplência etc.
Deixar tudo para o final pode impedir planejamentos e ações preventivas. Então, não deixe de dar atenção especial a essa dica.
Entenda uma coisa: para ter a chance de ver sua empresa cada vez maior é essencial cuidar da parte contábil, que tenha o acompanhamento interno e também o apoio dos contadores. Quanto maior for o controle das despesas e dos lucros, melhor o será o resultado!
2. Não considerar eventuais atrasos em pagamentos
Outro erro comum dos controles mensais é considerar valores que ainda não entraram no caixa da empresa. É essencial contar com a possibilidade de inadimplência, ainda que o cliente seja sempre pontual.
Imprevistos acontecem e fazer despesas sem o valor no caixa pode prejudicar seu fechamento e gerar atrasos em parcelas, pagamento de juros, multas e muito mais. Então, não seja precipitado e aja apenas com segurança.
3. Não identificar corretamente os lançamentos
É importante separar os lançamentos por categorias: entradas, saídas, despesa com funcionário, despesa de manutenção, compra de materiais de escritório, investimento em publicidade, investimento em relacionamento com o cliente entre outros.
Essa organização ajuda no controle e permite que você saiba exatamente o quanto destinou para cada coisa. Com isso, fica mais fácil pensar em estratégias para economizar recursos financeiros, otimizar os lucros e até mesmo reduzir o impacto da carga tributária.
Separar os lançamentos por categoria também facilita o trabalho diário da empresa, já que organização é extremamente importante para a efetividade das ações e para a realização das tarefas com mais agilidade.
4. Não ter um bom controle do estoque
Não saber exatamente o que tem estocado na sua empresa prejudica o fechamento. Você pode ficar com a impressão de ter realizado gastos excessivos com materiais em um determinado mês, sem considerar que a compra vai durar por três ou quatro meses.
Sem contar que sem um controle correto do estoque, você correrá o risco de aplicar preços errados nos produtos na hora da revenda, o que também poderá gerar prejuízos e transtornos incalculáveis.
Então, fique atento a essa questão e, se for o caso, destine um funcionário para cuidar apenas disso.
5. Não realizar previsões realistas
Lançar informações imprecisas nas planilhas e fazer uma estimativa de lucros a partir delas com certeza trará problemas para o desenvolvimento da sua empresa. Então, evite pensar em valores de meses anteriores e não crie expectativas.
Faça registros corretos, acompanhe os relatórios e lembre-se de que o mercado muda com frequência e a economia também. Por ser assim, cautela é a palavra-chave para o sucesso.
6. Não capacitar a sua equipe
Deixar de investir na sua equipe e de motivar seus funcionários também pode gerar problemas. As informações mudam com frequência e é essencial que eles tenham estímulo para estarem sempre atualizados.
Não se esqueça que os lançamentos e fechamentos contábeis demandam conhecimento, experiência e atenção. Contar com bons profissionais para a função faz toda a diferença nos resultados.
7. Não separar as contas pessoais das contas da empresa
Se você não fizer uma separação exata dos gastos pessoais e dos gastos da empresa você não poderá fechar o caixa de forma precisa e segura.
Qualquer gasto pessoal interfere nos relatórios e nos resultados, então, fique atento a isso e tenha disciplina. Defina seu pró-labore, inclua o valor na parte de despesas mensais da empresa e pronto!
Feito isso, use apenas o valor da sua retirada para pagar seus lanches, sua passagem, seus remédios e outras questões pessoais. Por mais que não pareça, as retiradas eventuais, ainda que em valores baixos, podem desestabilizar suas contas e atrapalhar os resultados.
8. Não investir em softwares de automação
Se você ainda acredita em planilhas manuais e acha que terá bons resultados com ela, acredite: isso já está ultrapassado! Passar uma tarde inteira (ou mais de uma) fazendo anotações e somas, além de ser bem maçante, é totalmente desnecessário em razão da tecnologia.
Hoje em dia existem softwares que organizam seu fluxo de caixa e suas planilhas contábeis de forma muito mais rápida e precisa, reduzindo o número de erros, o risco de esquecimentos e o retrabalho.
Por meio deles é possível ter relatórios separados e conjuntos de contas a pagar e a receber, de boletos e datas de vencimentos, de notas fiscais, de estoque e muito mais.
Sem contar a questão da segurança. Como existe backup automático das informações, você não correrá o risco de perder documentos e informações lançadas no sistema e não terá problemas em caso de exclusão indevida de registros ou de tentativas de acesso por terceiros mal intencionados.
A otimização da rotina por meio desses programas também terá reflexo direto na ação dos seus funcionários, fazendo com que eles tenham mais tempo para se dedicar a atividades estratégicas.
Da mesma forma, os fechamentos contábeis mensais ficarão mais rápidos e mais precisos e você terá a possibilidade de conhecer com mais profundidade a situação financeira da sua empresa.
Ao evitar os erros de fechamento contábil sua empresa terá mais chances de crescer de forma segura. Os benefícios serão colhidos diariamente e você terá mais tranquilidade para agir. Tem coisa melhor?
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