Transformação financeira: como liderá-la em uma empresa?

A transformação financeira se refere ao conjunto de estratégias que buscam aprimorar essa área tão vital para o bom funcionamento do negócio. Não por acaso, trata-se de um processo indissociável da incorporação de novas tecnologias e práticas de gestão.

Contudo, mesmo sendo benéfica, a mudança frequentemente encontra barreiras dentro das empresas. Por esse motivo, a transição para novos patamares de eficiência exigirá bastante da capacidade de liderança dos gestores contábeis e financeiros. Neste texto, você encontrará um panorama sobre a condução dessa verdadeira reestruturação interna. Confira e fique preparado para enfrentar o desafio!

Uma compreensão sobre a transformação financeira

Como você já deve saber, os negócios precisam obter receita suficiente para fazerem frente aos gastos, de modo que valha a pena manter o empreendimento. Do contrário, seria mais vantajoso que as pessoas envolvidas na operação se dedicassem a outras atividades.

Nesse sentido, além da produção e entrega de valor, é fundamental compreender a entrada, saída e alocação dos recursos, bem como os resultados obtidos diante das escolhas realizadas. Só assim, os gestores tomarão boas decisões sobre o uso dos valores disponíveis.

Ocorre que, muitas vezes, tecnologias e processos empregados na organização de finanças são insuficientes. Com efeito, não fornecem uma base de dados capaz de subsidiar decisões com a eficiência requerida das empresas deste século.

No entanto, há casos em que, mesmo com informações acuradas, as estratégias conduzem a empresa para situações indesejadas, como diminuição do lucro, perda da autossuficiência, frustração de metas, entre outras. Igualmente, as equipes podem não estar preparadas para lidar adequadamente com as rotinas estabelecidas. Logo, por melhores que sejam as escolhas, elas não serão concretizadas.

Em qualquer desses três casos, a organização pode necessitar de uma transformação, ou seja, do aprimoramento das práticas relacionadas às finanças, como atualizar processos e tecnologias, orientar melhor as decisões ou qualificar o capital humano.

Transformação financeira e tecnologia

Do ponto de vista da tecnologia, a transformação financeira exige muito mais do que a mera adaptação de antigas rotinas para o meio digital. Esse processo cria mecanismos para atender às necessidades empresariais. Por exemplo, um software de gestão de finanças não é apenas a representação digital de documentos físicos.

A ferramenta traz uma nova maneira de suprir a demanda por informação, com alimentação em tempo real, automatização de tarefas, exibição de gráficos, quadros, tabelas e afins, integração com a conta bancária etc.

Não por acaso, a necessidade de reestruturar os processos internos acompanha a mudança tecnológica. Ora, as rotinas que circundam uma atividade manuscrita são diferentes daquelas do entorno de uma planilha, que, igualmente, se distinguem do que é preciso para tirar o máximo de um software financeiro.

Por isso, as soluções digitais são hoje o fio condutor da transformação financeira. Os gestores não podem renunciar ao ganho de eficiência e escala trazido pela inovação. O primeiro diz respeito a produzir mais valor com menor custo, enquanto o segundo se refere à ampliação do quanto é possível realizar. Entre as opções de tecnologia para as finanças e contabilidade empresarial, muitas organizações optam pelas seguintes ferramentas:

• softwares de gestão financeira, fiscal e contábil;
• armazenamento de dados e uso de outros serviços de cloud computing;
• qualificação de profissionais por educação a distância (EAD);
• certificação digital;
• open bank;
• aplicativos que simplificam processos, como emissão de relatórios, boletos e notas fiscais, formatação de documentos, realização de cálculos, envio de cobranças e outras tarefas burocráticas.

Além disso, a implementação da tecnologia em outros departamentos pode influenciar positivamente as finanças da empresa. Por exemplo, um software de gestão de RH pode reduzir custos nessa área e, consequentemente, as despesas da organização como um todo.

Sendo assim, é recomendável pensar uma transformação digital do negócio, não se limitando aos aspectos relacionados ao financeiro, embora essa mudança seja particularmente benéfica.

Transformação financeira e contabilidade

Ao estudar e registrar os fenômenos que afetam a situação financeira e patrimonial da empresa, a Contabilidade fornece informações preciosas para as decisões estratégicas de uma organização, principalmente quando relacionadas à entrada, saída e alocação de recursos.

Nesse sentido, a transformação financeira passa pelo aprimoramento desse setor. A tecnologia para a área contábil, por exemplo, habilita os profissionais a lidarem de forma ágil com um grande volume de dados, devido à automatização de tarefas e redução da burocracia.

Já a reciclagem de conhecimento para o contador habilita esse profissional a trabalhar com as novas soluções de informática, a utilizar as práticas mais atuais de sua especialização e, consequentemente, a produzir mais para a empresa. Sendo assim, os responsáveis pelas decisões financeiras também se beneficiarão de mais informações e velocidade. Isso porque eles dependem dos resultados produzidos pelos contadores para tomarem decisões conscientes.

Tendo isso em vista, a Contabilidade deve abandonar a condição de mera executora de atividades burocráticas e ser colocada como setor estratégico para o desenvolvimento das atividades empresariais. Logo, a transformação financeira altera a importância dos gestores e demais profissionais do departamento.

Transformação financeira e gestão de finanças

Por outro lado, as mudanças não estão limitadas ao fornecimento de informações sobre os bens, direitos, obrigações e patrimônio de uma empresa, afinal, as práticas de gestão também devem ser aprimoradas. Isto é, o negócio precisa, de fato, contar com melhores processos, e só os subsídios da Contabilidade não resolvem o problema.

Pois bem, em relação às práticas de transformação financeira, os seguintes exemplos podem ser citados:

• revisão dos orçamentos, afetando departamentos e projetos;
• uso da tecnologia;
• incorporação de mecanismos de prestação de contas;
• adoção de auditorias internas e externas;
• implementação de políticas de compliance e ética empresarial;
• aprimoramento dos processos de controle;
• aquisição, fusão, cisão ou combinação de negócios;
• desenvolvimento de novos produtos e serviços, ou alterações nos já existentes;
• busca pela minimização de custos;
• acionamento de medidas de superação de crises, como renegociação de dívidas, recuperação judicial, reestruturação financeira etc.

Logicamente, a necessidade ditará quais serão as estratégias para transformar financeiramente a gestão da empresa. Por exemplo, um negócio saudável pode dar ênfase ao seu crescimento, enquanto um empreendimento em crise deve priorizar a retomada da saúde financeira.

Igualmente, a intensidade da mudança pode variar entre departamentos. Um setor com gastos excessivos tende a sofrer uma intervenção maior em comparação com aqueles que já atuam com economia.

De todo modo, a gestão de finanças deve estar preparada para trade-offs dolosos (a empresa abre mão de “x” para realizar “y”). Por exemplo, a transformação pode conduzir a reestruturação do negócio, com fechamento de estabelecimentos, corte de cargos ou funções, mudanças em produtos e serviços, entre outros.

Transformação financeira, capacitação e motivação dos colaboradores

Os colaboradores dos diversos setores da empresa sofrerão os reflexos das metas rigorosas impostas por uma transformação financeira. Portanto, o processo demanda um duplo cuidado com o capital humano: capacitação e motivação.

Ao aprimorar processos e tecnologias, a empresa muda substancialmente as circunstâncias que envolvem o trabalho. Com efeito, o treinamento de funcionários é fundamental para adaptar os profissionais e permitir que eles atinjam as novas exigências de suas atividades.

Por outro lado, certas mudanças podem ser polêmicas ou exigir sacrifícios. Assim, a transformação financeira também passa por manter a motivação e a satisfação dos colaboradores. O líder deve saber como conduzir a mudança, mesmo nas situações mais delicadas, como demissões e mudanças nos planos de carreira.

A importância da transformação financeira para empresas

Ao aprimorar os processos, tecnologias e capacitação, a tendência é que a empresa conte com indicadores mais favoráveis e melhores condições para enfrentar ameaças internas e externas. Para citar bons exemplos, a transformação financeira torna o negócio mais apto a enfrentar três dos principais desafios de um empreendimento: a autossuficiência, a competição e a ameaça regulatória.

O primeiro, de ordem interna, diz respeito ao fato de que nenhuma empresa pode operar no vermelho para sempre, e é preciso que a entrada de recursos justifique a manutenção das atividades. Uma das missões dos gestores é fazer com que o negócio se pague.

O segundo se refere à constante necessidade de enfrentar as práticas dos demais integrantes do mercado. Sem as finanças em ordem, como agir diante da redução de preços realizada por um concorrente? Como investir e ocupar mais espaço em um segmento? Como desenvolver estratégias de marketing?

O terceiro é o desafio de lidar com as mudanças nas regras do jogo, principalmente, com normas que geram aumento de despesa para a companhia. Quando o governo aumenta a carga tributária, por exemplo, as organizações em situação financeira mais estável terão mais facilidade para suportar o impacto em suas contas.

Por outro lado, além da superação de obstáculos, é possível identificar consequências positivas dessa mudança organizacional. Ao se aproximar da maestria na gestão de suas finanças, a empresa terá maiores possibilidades para investir em marketing, desenvolver produtos e serviços, ampliar sua área de atuação e realizar outras ações ligadas ao crescimento.

Sendo assim, a transformação financeira representa a possibilidade de mudar o negócio de patamar. Com ela, cria-se a fundação para que o empreendimento ganhe escala e possa desenvolver o seu potencial.

As etapas da transformação financeira

A liderança de uma transformação financeira passa pela condução das diversas etapas do aprimoramento empresarial. Confira os principais passos dessa mudança:

1. Diagnóstico

Antes de proceder uma transformação financeira, os gestores precisam entender a situação patrimonial da empresa e o estágio de seus processos, tecnologia e qualificação do capital humano. Esse diagnóstico orientará o planejamento e permitirá a verificação do sucesso das novas estratégias.

Nesse ponto, a comunicação entre os gestores e os líderes de cada departamento será de vital importância. Afinal, a transformação exige a obtenção de relatórios das atividades dos departamentos, avaliação de colaboradores e feedbacks, bem como o mapeamento de processos internos em diferentes níveis.

Igualmente relevante são as informações da Contabilidade, como demonstrativos de direitos, obrigações, caixa, patrimônio e suas respectivas projeções para os anos seguintes. Quanto mais detalhada for a apuração da situação da empresa e a compreensão desses documentos, maiores serão as chances de um planejamento bem-sucedido.

Outro ponto a ser destacado é a participação dos profissionais de Tecnologia da Informação. Tais especialistas podem traçar um quadro das soluções utilizadas e informar sobre as tendências para o setor. É importante considerar ainda o auxílio de profissionais externos, especialmente auditores e consultores. Uma boa assessoria financeira e contábil facilitará o diagnóstico e a condução de todas as etapas da transformação financeira.

2. Planejamento

Após reunir e compreender o estágio da empresa, inicia-se a definição de objetivos para transformação financeira, como perspectivas de crescimento, aumento de receitas, redução de custos, níveis de atualização tecnológica, recuperação da saúde financeira e afins.

Logo após, o gestor deve trabalhar metas, ou seja, os pequenos degraus que precisam ser alcançados para atingir os objetivos propostos. Aqui, deve-se pensar de forma realista e definir prazos razoáveis para cada mudança. Com objetivos e metas, a próxima etapa é a definição de estratégias, ou seja, as situações que precisam ser criadas para que o plano saia do papel e se torne realidade.

Nesse ponto, as práticas citadas anteriormente serão consideradas (softwares de gestão, treinamentos, políticas de controle, mecanismos de prestação de contas, computação em nuvem etc.), bem como outras obtidas em conjunto com consultores, auditores e profissionais com expertise em transformação financeira.

3. Implementação

A forma como as mudanças serão implementadas é outro ponto que precisa ser pensado com cuidado, uma vez que existem diferentes abordagens para conduzir transformações em uma empresa:

Inovação radical

A primeira forma de implementar as estratégias é a transformação substancial e imediata dos processos da empresa. Por exemplo, quando a empresa adquire um software de gestão financeira e, de imediato, conduz os treinamentos para transferir todos os processos para o meio digital de uma vez por todas.

Inovação incremental

Uma segunda modalidade é o ajuste realizado aos poucos, aprimorando os processos gradualmente, de modo que, ao final, o objetivo é alcançado. Por exemplo, quando a implementação do software de gestão ocorre lentamente, de modo que, mês a mês, rotinas deixem de ser realizadas em planilhas e sejam transferidas para o programa.

4. Acompanhamento

Após colocar as medidas em prática, os gestores precisam acompanhar os resultados produzidos com feedbacks, demonstrativos, relatórios e novas projeções da situação financeira do negócio. Uma ferramenta útil para avaliar as novas estratégias é a aplicação do ciclo de iteração, que consiste em:

• observar o que está acontecendo, o que funciona e o que não funciona;
• refletir sobre as opções disponíveis para melhorar a estratégia;
• imaginar quais ideias terão maior eficácia e escolhê-las;
• definir qual mudança será realizada;
• implementar essa mudança;
• mensurar os resultados obtidos.

Ao repetir essas etapas, aos poucos, você corrigirá os rumos das estratégias, tornando-as mais eficientes.

Suporte à transformação financeira

A condução de uma transformação financeira é auxiliada por profissionais de diferentes áreas, porque sua implementação exige conhecimentos de Finanças, Administração, Contabilidade, Tecnologia da Informação, entre outros.

Ocorre que, como nem sempre as empresas contam com esses recursos intelectuais, é recomendável a busca por equipes externas para suprir as necessidades e garantir o sucesso da mudança.

Consultoria contábil e financeira

O ideal é nunca iniciar uma mudança organizacional profunda sem o auxílio de profissionais especializados. O know-how das consultorias financeiras e contábeis será fundamental para criar os novos processos e superar os desafios de uma transformação financeira.

Auditoria externa

A auditoria externa fornece suporte a transformação financeira na medida em que elabora um retrato confiável da situação atual do negócio. A partir dela é que os gestores saberão o tipo e a intensidade das mudanças a serem realizadas na organização.

Fornecedores de tecnologia

As empresas responsáveis pelos novos softwares e hardwares também concedem um auxílio relevante. Os fornecedores frequentemente acompanham a implementação das soluções de informática e mantêm o suporte até mesmo após a instalação dos novos sistemas.

Escolas de treinamento

A capacitação dos profissionais também exige a contratação de profissionais externos. Hoje em dia, esse trabalho pode ser realizado em plataformas digitas, cursos presenciais em instituições de ensino ou treinamentos in company. A escolha dependerá do tipo de formação necessária para suas equipes.

Assessoria jurídica

Embora muitas práticas possam ser realizadas sem alteração nos regimes jurídicos da empresa, existem casos em que a atuação dos advogados é imprescindível. Por exemplo, se a transformação passa pela mudança de regime tributário, adições ao contrato social, abertura ou fechamento de filiais.

Na verdade, uma conclusão razoável é que a liderança de uma transformação financeira passa pela condução de equipes multidisciplinares e coordenação da atuação de profissionais internos e externos.

O papel do gestor diante da transformação financeira

Os gestores contábeis e financeiros são determinantes para o sucesso de uma transformação financeira. No entanto, o papel exato de cada profissional dependerá de suas atribuições na empresa. Existem até mesmo casos de pessoas que acumulam tarefas de ambas as áreas. De todo modo, o responsável pela condução do processo terá as seguintes funções:

Liderar a transformação financeira

Os gestores financeiros e contábeis normalmente conduzem a transformação financeira, quer seja em seus departamentos, quer seja na empresa como um todo, a depender de suas atribuições.

Escolher as lideranças setoriais

O gestor não pode estar em todos os lugares ao mesmo tempo, logo, sua atuação também se pauta pela escolha de outros líderes. Esses normalmente integram as equipes e, quando qualificados, correspondem aos gestores de cada departamento.

Resumidamente, é como se ocorresse um encadeamento de lideranças. Os responsáveis de cada equipe se reportam ao líder do setor, que, por sua vez, presta contas ao gestor responsável pela implementação das mudanças financeiras.

Decidir sobre a capacitação dos colaboradores

A consequência da liderança é que, normalmente, os profissionais de gestão participam ativamente da escolha dos treinamentos. Afinal, a qualificação precisa ser compatível com o modelo definido no planejamento.

Informar a diretoria

A condução do processo faz com que o profissional se reporte à direção, tanto para tomada de decisões sobre os rumos da transformação financeira como para prestar contas das atividades realizadas. Sendo assim, a posição dos gestores contábeis e financeiros é estratégica e sua liderança será colocada à prova.

Liderando a transformação financeira

A liderança é um atributo fundamental para que a organização supere todas as etapas de uma transformação financeira. Isso porque uma mudança desse tipo requer a adoção de metas rigorosas e a realização de trade-offs difíceis.

Igualmente, o confronto com os hábitos e costumes estabelecidos pode gerar insatisfação nas equipes, sem contar que muitos colaboradores podem não se sentir naturalmente motivados a implementar as medidas de aprimoramento. Por isso, o líder terá de superar diferentes barreiras para ser bem-sucedido e mudar os rumos da organização:

Resistência à mudança

O cérebro humano tem dificuldade de mudar comportamentos e sair da zona de conforto, logo, o papel do líder é convencer os colaboradores da necessidade de mudança.

Falta de estímulo

As pessoas devem ser incentivadas a atingir as metas propostas, uma vez que a dificuldade de transformar a empresa pode desestimular as equipes.

Conflito de interesses

Toda mudança afeta interesses estabelecidos. Haverá pessoas favoráveis e contrárias ao projeto, e o líder deve gerir essas divergências e lidar com as disputas.

Escassez de recursos

O gestor deve destinar os recursos para onde eles são mais necessários, tendo uma lista muita clara de prioridades, porque nem sempre haverá dinheiro ou pessoal suficiente para todos os projetos.

Vulnerabilidade técnica

Em muitos casos, as equipes não estarão qualificadas para atuar no novo cenário, e o líder deve fornecer e incentivar a capacitação.

Carência de soft skills

Além das competências técnicas (hard skills), o líder pode se deparar com uma equipe sem habilidades comportamentais fortes, como trabalho em equipe, resiliência, comunicação eficaz, entre outras.

Dificuldade de comunicação

O nível de comunicação e interação entre os departamentos da empresa também pode se revelar um obstáculo para transformação financeira. Isso porque os setores precisam colaborar com informações, feedbacks, implementação de processos etc.

A superação desses obstáculos exige o desenvolvimento dos atributos de um bom líder, além, é claro, do conhecimento a respeito da transformação financeira. São exemplos:

• autoconfiança;
• relacionamento interpessoal;
• persuasão;
• escuta;
• capacidade de motivar;
• controle emocional.

Sendo assim, é recomendável que os responsáveis pelo processo invistam no desenvolvimento de sua capacidade de liderança, inclusive, com a participação em treinamentos específicos para esse fim.

Igualmente, o gestor deve tornar as ideias mais concretas antes de apresentá-las, com projeções contábeis, gráficos, quadros, relatórios e demonstrações do uso da tecnologia. Outra dica útil é a de estabelecer programas de incentivo, para motivar os colaboradores em relação às novas metas, fixando-se prêmios para os resultados alcançados.

Por fim, a comunicação será especialmente importante. Procure conversar com as equipes sobre a importância da capacitação e esclareça os motivos para o contador estudar, bem como para os demais profissionais afetados.

Capacitação, atualização e tecnologia

Um último ponto importante para os gestores é entender que a transformação financeira não encerra as mudanças na empresa. Na verdade, como surgem novas tecnologias e estratégias a todo momento, a organização deve sempre mensurar os resultados de suas práticas e se atualizar.

Nesse sentido, além dos treinamentos inevitáveis para atender às novas demandas, o ideal é definir avaliações periódicas das equipes e encontrar escolas parceiras que consigam qualificar os profissionais com as exigências mais recentes do mercado.

Quanto à tecnologia, ao escolher uma solução, procure fornecedores que disponibilizem suporte e atualização constante dos sistemas, assim como priorize soluções de cloud computing, para evitar a aquisição desnecessária de hardwares.

Ademais, é preciso contar com profissionais de TI, internos ou externos, que orientem a respeito das constantes inovações desse segmento. Isso porque a empresa tem de saber quando realmente vale a pena adotar uma novidade.

Com uma política de aprimoramento constante, após a transformação financeira, dificilmente a organização terá de se submeter a outra transição rigorosa. Então, lidere a mudança e implemente uma cultura de constante inovação.

Se você gostou deste texto, assine nossa newsletter para receber outros conteúdos relevantes para gestão financeira e contábil da sua empresa!